Hur man använder Outlook 2013 Categories Funktion

Funktionen Kategorier i Outlook är utformad för att hjälper dig att berätta vad som är brådskande från vad som kan vänta. Det finns mycket värde i en bra samling information. Du kan dock inte klara hela värdet från en lista med kontakter eller uppgifter om du inte kan få ett snabbt grepp om vilka saker som är viktiga och vilka inte är.

Tilldela en kategori i Outlook 2013

När du först konfigurerar Outlook kan du ta reda på vilka kategorier som finns tillgängliga genom att klicka på knappen Kategoris på fliken Hem. Kategoris-knappen ser ut som en liten, mångfärgad tic-tac-toe-kvadrat. Flera andra Outlook-moduler visar också kategoriseringsknappen; det gör samma jobb varhelst du hittar den.

När du klickar på knappen Kategoris öppnas en lista med (överraskning!) Kategorier, vilka varje namnges efter en färg. Om du helt enkelt vill färgkoda dina objekt från standard är processen ganska enkel.

Följ dessa steg för att tilldela en kategori till ett objekt:

1. Klicka på objektet du vill kategorisera.

   Objektet är markerat.

2. Klicka på knappen Kategorisering och välj från listan.

   Ett färgat block visas i objektet för att ange vilken kategori du valde.

Du kan tilldela flera kategorier till varje objekt, men om du lägger för många på ett objekt kan det vara mer förvirrande än att inte tilldela några kategorier alls.

Byt namn på en kategori i Outlook

Du kan memorera vad varje färg i Outlook-kategorin betyder om du vill, men det är nog lättare att byta namn på kategorier till specifika färger:

1. Klicka på knappen Kategorisering och välj Alla kategorier.

   Dialogrutan Färgkategorier visas.

2. Klicka på kategorin du vill byta namn på.

   Den kategori du väljer är markerad.

3. Klicka på Byt namn.

   Den kategori du valde är omgiven av en ruta som visar att du kan redigera den.

4. Skriv det nya namnet du vill tilldela den kategorin.

   Namnet du skriver visas i stället för det gamla namnet.

5. Klicka på OK.

   Dialogrutan Färgkategorier stängs.

Om du ändrar namnet på en kategori som du redan hade tilldelat vissa Outlook-objekt, ändras det kategoriska namnet automatiskt på de här objekten.

Ändra en kategorifärg i Outlook

Du kan ändra färg på en kategori såväl som dess namn. Att tilldela minnesvärda färger kan ge viktiga ledtrådar om hur ditt arbete går eller hur bra du håller på med aktuella projekt.

Följ dessa steg för att ändra färgen på en kategori:

1. Klicka på knappen Kategorisering och välj Alla kategorier.

   Dialogrutan Färgkategorier visas.

2. Klicka på den kategori som du vill tilldela en ny färg till.

   Den kategori du väljer är markerad.

3. Klicka på knappen Färg.

   En rullgardinsmeny visas och visar färgerna du kan välja.

4. Klicka på den färg du vill tilldela.

   Den färg du valde visas istället för den gamla färgen.

5. Klicka på OK.

   Dialogrutan Färgkategorier stängs.

Du kan välja Ingen och skapa en färglös kategori. Det är typ av drab, men om det passar ditt humör, gå för det. En möjlig anledning till att skapa färglösa kategorier är att Outlook endast erbjuder 25 färger, och du kan ha mer än 25 kategorier. Men efter att du kommit över 25 kategorier kan du överväga att minska antalet kategorier för att minska förvirringen.

Tilldela en kategori genvägsknapp i Outlook

Du kan ge varje kategori en genvägsknapp, där du kan tilldela en kategori utan att röra musen. Det är väldigt användbart när du vill zooma igenom en skärm full av e-postmeddelanden eller uppgifter och ställa in allt i någon form av ordning.

Om du vill tilldela en genvägsknapp till en kategori följer du dessa steg:

1. Klicka på knappen Kategorisering och välj Alla kategorier.

   Dialogrutan Färgkategorier visas.

2. Klicka på den kategori som du vill tilldela en genvägsknapp till.

   Den kategori du väljer är markerad för att visa att du har valt den.

3. Klicka på snabbmenyns meny.

   Listan med genvägsknappar visas.

4. Klicka på genvägsknappen som du vill tilldela.

   Namnet på den genvägsknapp du valde visas till höger om kategorin.

5. Klicka på OK.

   Du kan inte tilldela mer än en genvägsknapp till en kategori; det skulle vara förvirrande. Du kan dock tilldela mer än en kategori till ett objekt.