Hur man använder QuickBooks 2010 för att betala en kund för tiden - dummies

QuickBooks 2010 tillhandahåller två metoder för att spåra tiden som du planerar att fakturera på en faktura som en vara. För att spåra din betalningsbara tid kan du använda veckotidningen, eller du kan tida eller spela in enskilda aktiviteter. Varken tidspårningsmetod är svår.

Använd ett veckovisa kalkylblad för Quicken fakturering

Om du vill använda den veckovisa kalkylbladmetoden följer du dessa steg:

1. Välj Kunder → Ange tid → Använd Weekly Kalkylblad.

   

   QuickBooks visar fönstret Weekly Timesheet.

2. Ange den anställde, säljare eller annan person som utför tjänsten i textrutan Namn.

   Du ska kunna välja den här personens namn i listrutan Namn. Om du inte hittar den i den här listan skriver du personens namn i rutan, och sedan, när du blir ombedd, berätta QuickBooks vilken lista (anställd, leverantör eller andra namn) ska läggas till.

3. När du har lagt till namnet på personen som utför jobbet, använd kolumnerna i fönstret Veckotidning för att beskriva vad du fakturerar för.

   Ange kunden eller jobbet för vilket arbetet har utförts, servicekoden, en kort beskrivning eller anteckning, löneposten (om du använder QuickBooks för lön), klassen (om du spårar klasser), och sedan de timmar som spenderas per dag.

Du kan ange så många rader i fönstret Weekly Timesheet som du vill. Varje rad visas separat på en faktura. Noteringsinformationen visas i fakturans beskrivning område. Av denna anledning vill du använda lämpliga och beskrivande anteckningar.

Snabbbokningsbara enskilda aktiviteter

Om du vill spela in serviceaktiviteter när de uppstår följer du dessa steg:

1. Välj Kunder → Ange tid → Tid / Ange enstaka aktiviteter.

   

   QuickBooks visar fönstret Time / Enter Single Activity.

2. Verifiera att kryssrutan Fakturabel i det övre högra hörnet av fönstret är markerat.

   Genom att välja rutan Fakturerbar berättar du QuickBooks att den ska behålla registreringen av en fakturerbar aktivitet för senare inklusion på en faktura.

3. Spela in aktivitetsdatumet i textrutan Datum.

4. Använd textrutan Namn för att identifiera den person som utför tjänsten.

5. Ange kunden eller det jobb för vilket tjänsten utförs i rutan Kund: Job-text.

6. Välj rätt servicealternativ från listrutan Servicelista och lämplig lönedel från rullgardinsmenyn Lönepost.

7. (Valfritt) Om du spårar klasser, förutsägbart kan du också använda rullgardinsmenyn Klass för att klassificera aktiviteten.

8. Skriv en kort, lämplig beskrivning av tjänsten i textrutan Notes.

   Den här beskrivningen visas på fakturan, så var noga med vad du skriver.

9. Spela in tiden som används för tjänsten.

   Du kan antingen registrera tiden manuellt med hjälp av textrutan Varaktighet för att ange tiden. Eller du kan få QuickBooks att registrera den tid du spenderade på aktiviteten genom att klicka på Start-knappen i avsnittet Varaktighet när du startar aktiviteten och klickar på Stopp-knappen när du stoppar aktiviteten. Om du vill pausa timern (medan du tar ett telefonsamtal till exempel) klickar du på pausknappen.

10. När du har beskrivit den aktivitet du utför i fönstret Time / Enter Single Activity klickar du på Spara och Ny eller Spara och Stäng för att spara aktivitetsinformationen.

Inklusive fakturerbar tid på en faktura via QuickBooks

För att lägga till fakturerbar tid och kostnad för en faktura, skapa en standardfaktura. När du har identifierat kunden för vilken du har angett tid eller kostnader, visar QuickBooks en meddelanderuta som frågar om du vill fakturera för någon av tid eller kostnader. Om du klickar på Yes, visar QuickBooks dialogrutan Välj Billable Time and Costs.

Fliken Tid i dialogrutan Välj Billable Time and Costs visar varje av de gånger du har spelat in för en kund:

• För att lägga till vissa tider på fakturan: Klicka på Använd kolumnen för varje gång.

• För att välja alla tider: Klicka på knappen Välj alla.

När du har valt ditt val, klicka på OK. QuickBooks lägger sedan till var och en av dessa fakturerbara tider som rader till fakturan. Denna figur visar hur fakturerbar tidinformation visas i fönstret Skapa fakturor.