Hur man använder QuickBooks för att hantera med budget - dummies

När du har spelat in din budget i QuickBooks kan du jämföra dina faktiska finansiella resultat med budgeterade belopp genom att välja kommandon från undermenyn Budgetar och prognoser som QuickBooks visar. När du väljer kommandot Rapporter → Budgets & Prognoser, tillhandahåller QuickBooks flera budgetrapporter som beskrivs i följande lista:

• Budgetöversikt: Den här rapporten sammanfattar dina budgeterade belopp. Du kan använda den för att titta på och felkontrollera din budget.

• Budget vs faktiskt: I den här rapporten kan du jämföra budgetterad resultaträkning med de faktiska resultaträkningsuppgifterna. Rapporten låter dig därför jämföra dina förväntade intäkter och kostnader med de faktiska intäkterna och kostnaderna.

• Resultatförbättring: Denna rapport låter dig jämföra din faktiska inkomst, kostnader och vinst med din budgeterade inkomst, kostnader och vinst.

• Budget vs Faktisk Grafik: Detta diagram är inte en rapport. Det är ett diagram som visar budgeterad och faktisk information.

• Prognosöversikt: Denna rapport sammanfattar en QuickBooks-prognos. En prognos är i princip en förutsägelse om din framtida intäkt och kassaflöde. Du använder prognoser för att göra "vad om" planering.

• Prognos vs. Aktuell: I denna rapport jämförs en prognos med vad som faktiskt hände.

Det sätt på vilket du använder en budgeteringsrapport är viktig - och också hemligheten för att få värde från dina budgeteringsinsatser. Med en välkonstruerad budsonomisk budget kan du leta efter avvikelser mellan din budget och dina faktiska ekonomiska resultat.

Du vill använda din budget för att upptäcka situationer där exempelvis ett exponeringsobjekt är för lågt, en tillgångsobjekt är för hög, eller ett intäktsnummer är efterföljande vad du förväntar dig. Skillnader mellan förväntade resultat och faktiska resultat indikerar oväntade resultat. Oväntat resultat föreslår ofta problem … eller möjligheter.

Tänk på följande exempel på varians och vad avvikelserna kan indikera:

• Månadsinkomster är $ 40 000 istället för $ 50 000. Månadsinkomster som är 20 procent mindre än väntat kan indikera problem med din produkt, problem med din produkt säljkår eller problem med dina kunder. I vilket fall som helst, om försäljningen bara motsvarar 80 procent av vad du förväntar dig, behöver du förmodligen vidta omedelbara korrigerande åtgärder.

• Inventarisaldon är i genomsnitt $ 50 000 vid månadsänden i stället för $ 100 000 vid månads slutet.Att ha ett lägre än förväntat lagerbalans kan vara bra eller dåligt. Det slutliga inventeringsbalansen som är hälften vad du förväntar kan tyda på att du säljer produkter mycket snabbare än du förväntade dig (och därför borde du öka din inventeringsinvestering och inköp av lager).

  Att ha en låginvesteringsinvestering kan också innebära att du helt enkelt inte får material från dina leverantörer så fort du behöver dem, och som ett resultat är du i stor risk att förlorar försäljningen på grund av otillräckliga lagernivåer.

• Utgifter för forskning och utveckling motsvarar $ 50 000 per år i stället för $ 25 000 per år. Forskning och utvecklingskostnader som är dubbelt så mycket som du förväntar dig verkar vara dåligt. Hur kan det vara bra att spendera dubbelt så mycket på bekostnad som du förväntar dig? Dubbla dina utgifter för forskning och utveckling kan dock vara bra om du oväntat investerar i en lovande ny produkt, idé eller teknik.

• Försäljningen till en viss kundklass är 50 procent högre. Antag att du använde klasser för att spåra försäljningen till kunderna inom landet och utanför landet. Om du ser det, är det ganska oväntat att försäljningen till kunder utanför landet ligger 50 procent över vad du förväntar dig, den variansen kan indikera en möjlighet att sälja ännu mer utanför landet.

  Kanske med större ansträngning och energi kan kunder utanför landet bli en ännu större del av din verksamhet. Ibland identifierar avvikelser möjligheter som du annars skulle missa.