Hur man använder SharePoint Team Services med Outlook 2013 - dummies

Microsoft tillhandahåller faktiskt mer än en metod för att använda Outlook 2013 för att samarbeta med andra människor. SharePoint Team Services kopplar till Outlook och hjälper dig att samarbeta. SharePoint är i grunden ett webbaserat samarbetsverktyg som hjälper dig att samordna möten, projekt och aktiviteter samt dela dokument med andra människor.

Men SharePoint kan också skapa mappar i Outlook så att du kan se viktig information (t.ex. dokument, kalendrar och uppgifter) från en SharePoint-webbplats, även när du inte är online. SharePoint ger några praktiska samarbetsfunktioner som du kan använda med personer utanför din organisation.

I de flesta fall har du inget val om du vill använda Microsoft Exchange eller SharePoint Team Services. någon annan (som din systemadministratör) bestämmer det för dig. Faktum är att du kanske behöver använda båda produkterna; Outlook kopplar till Exchange och SharePoint samtidigt utan problem.

Om du någonsin blir involverad i SharePoint Team Services kommer du att göra det, eftersom någon frågar dig att du går med i ett gemensamt lag. Om ingen någonsin frågar, behöver du inte tänka på det, och du kan hoppa över följande avsnitt.

Gå med i ett SharePoint-team

Den första nyckeln för att låsa upp SharePoint är ett e-postmeddelande som ber dig bli medlem i ett SharePoint-team. Meddelandet är ett vanligt e-postmeddelande med ditt användarnamn, lösenord och en länk till SharePoint-webbplatsen.

1. Klicka på länken.

   Din webbläsare öppnas för en webbplats som ägnas åt aktiviteterna i det team du har blivit ombedd att gå med. Varje SharePoint-webbplats ser annorlunda ut; klicka på länkarna på webbplatsen för att se vad den har att erbjuda.

2. Logga in med det namn och lösenord som finns i e-postmeddelandet.

Länka Outlook till SharePoint-data

Vissa delar av en SharePoint-webbplats kan kopplas till Outlook så att informationen från webbplatsen visas automatiskt i Outlook. Om du ser en ikon på SharePoint-webbplatsen som heter Connect to Outlook, kan du klicka på den här ikonen för att skicka informationen från den sidan direkt till Outlook.

Access SharePoint-data från Outlook

Microsoft Office är tätt integrerad med SharePoint. Om du har rätt behörigheter får Outlook tillgång till nästan all information på SharePoint-webbplatsen och hålla versioner av de dokument som finns lagrade på SharePoint-webbplatsen synkroniserade med de som lagras på dina system - och vice versa.

Information som SharePoint skickar till Outlook visas i sin egen uppsättning av SharePoint-mappar.Om du klickar på knappen Mail i navigeringsfältet ser du att SharePoint innehåller mappar som en del av listan. Klicka på någon SharePoint-mapp för att se vad som finns inuti.

Dessa mappar har delade dokument, till exempel Word, Excel och PowerPoint-filer. När du väljer ett dokument visas en förhandsgranskning av det i läsfönstret - om du dubbelklickar på ett dokument öppnas dokumentet i en egen applikation, till exempel Word.

Om du har rätt behörigheter kan du redigera dokumentet offline och sedan skicka det uppdaterade dokumentet till SharePoint-webbplatsen med dina ändringar. Du kan emellertid inte typiskt lägga till nya objekt i SharePoint-mappar direkt via Outlook. Istället lägger du normalt information till SharePoint genom respektive Microsoft Office-program (t.ex. Word) eller när du är inloggad på SharePoint-webbplatsen med din webbläsare.

Du kan visa delade SharePoint-kalendrar och uppgifter i Outlook exakt samma sätt som du visar Outlook-kalendrar eller uppgifter om uppgifter. De visas i samma listor som dina egna kalendrar och uppgifter - du kan även visa delade kalendrar sida vid sida med din egen kalender. Om du har rätt behörighet kan du ändra kalendern och uppgifterna eller skapa nya poster.

Så när är det troligt att du kör över SharePoint, och när ska du använda Exchange? Utbyte passar bäst för kommunikation, schemaläggning och uppgiftsinställning bland personer som delar samma e-postsystem, medan SharePoint passar bättre för personer som behöver samarbeta med delade dokument och information - speciellt för dem som inte delar samma sak e-postsystem eller företagsresurser.