Hur man använder tabellanalysator i Access 2016 - dummies

Låter det inte bra? Access Table Analyzer lovar att ta en rotig platta tabell (som ett importerat kalkylblad) - med all sin repetitiva data - och konvertera den till en effektiv uppsättning relationsdatabaser. Men som sagt säger löften är löften brutna. Om inte din platta fil följer några strikta regler, kommer Table Analyzer inte rätt att få det rätt.

A plattfil -databasen är en där alla data finns i en fil. Åtkomst är en relationsdatabas som gör det möjligt att lagra data i flera tabeller för mer effektivitet.

Ibland får du en perfekt uppsättning relationsdatabord, och ibland föreslår Table Analyzer inte ett nytt bord när det borde eller föreslår ett nytt bord när det inte borde. Ge det ett försök och se vad som händer. Bästa fallet fungerar det rätt och du har just sparat dig själv en båtlös tid. Värst fall, det fungerar inte rätt och du slösat bort några minuter av din tid. För det mesta får du något av värde som kan behöva tweaking. Du har åtminstone sparat en partiell fartstid!

Analysatorn fungerar bäst med en plattfilstabell som innehåller gott om dubbletter. Tänk dig till exempel en plattfilstabell för en bokhandel. Varje post i tabellen innehåller kund- och bokdata. Om samma kund köper sex böcker innehåller tabellen sex separata poster med kundens namn, adress och annan information duplicerad i var och en. Multiplicera det med 1 000 kunder, och du har precis den typ av plattfil som Analyzer älskar att lösa.

Så här tänker du på guiden Tabellanalysator:

Öppna din databas och välj tabellen som du vill utvärdera i navigeringsfönstret.
Klicka på fliken Databasverktyg.

Analysera gruppen av knappar visas på bandet.

Analysera gruppen på bandet.
Klicka på knappen Analysera tabell från Analysera gruppen.

Dialogrutan Table Analyzer Wizard visas.

Här kommer tabellanalysatorn.
Läs de två första skärmarna om du vill (de är strikt pedagogiska); klicka på Nästa efter varje.

En annan tabellanalysatorguide visas.

Välj en tabell för att analysera.
Namnet på tabellen du valde i navigeringsfönstret ska väljas i tabellen lista. Om det inte är det, klicka på namnet på tabellen som du vill konvertera.
Klicka på Nästa.

I dialogrutan som visas frågar guiden om du bara vill låta guiden göra sin sak (guiden bestämmer hur platta tabellen ska ordnas i flera tabeller) eller om du vill bestämma vilka fält gå till vilka tabeller.
Klicka på alternativet Ja (om det inte redan är valt) för att ge guiden full effekt när du bestämmer ödet för ditt bord och klicka sedan på Nästa.

Om guiden rekommenderar att du inte delar upp ditt bord, klicka på knappen Avbryt och klistra dig själv på baksidan för ett bra jobbat jobb. Detta meddelande innebär att guiden tycker att ditt bord är bra precis som det är.

Om guiden delar upp ditt bord analyserar du ditt bord och visar dess resultat.

Tabellanalysatorn fattar sitt beslut.
Se till att informationen från din platformat tabell är korrekt gruppad i nya tabeller:
- Om informationen är korrekt grupperad, namnge tabellerna genom att dubbelklicka på varje tabells namnlist och skriva ett nytt namn i den resulterande dialogrutan.
- Om informationen inte är korrekt grupperad, använd med musen för att dra och släppa fält från tabell till tabell - och dubbelklicka sedan på varje tabellens titelfält för att byta namn på tabellerna.
- Om du vill skapa ett nytt bord, dra ett fält i något öppet mellanslag mellan eller runt de befintliga tabellerna. Trollkarlen skapar ett nytt tabellfönster som innehåller fältet. Dubbelklicka på den nya tabellens titelfält för att byta namn på tabellen.
När du är klar med att ordna och namnge dina tabeller, klicka på Nästa.

Guiden väljer automatiskt ett nyckelfält för varje tabell som den anser behöver ett nyckelfält. Om guiden väljer felfält som ett nyckelfält kan du korrigera felet.
Om guiden inte anger ett nyckelfält på rätt sätt kan du
- Ange ett befintligt fält som ett nyckelfält genom att markera fältet och klicka på knappen Ange unika identifierare (ser ut som en nyckel).
- Ändra en nyckelfältbeteckning genom att välja rätt nyckelfält och klicka sedan på Set Unique Identifier-knappen (ser ut som en nyckel).
- Lägg till ett nyckelfält genom att klicka på knappen Lägg till genererad nyckel (innehåller ett plustecken och en nyckel).
Klicka på Nästa för det sista steget i processen.

Guiden erbjuder att skapa en fråga som ser ut och fungerar som din ursprungliga tabell. Om du har rapporter och formulär som fungerar med den platta filen, arbetar de med den nya frågan.

Vid det här tillfället kan du inte se guiden sista guiden som beskrivs i steg 12; guiden kan berätta att vissa av dina data kanske är felaktiga och att du ska rätta till det. Om du till exempel har ett landfält i ditt bord och det finns två poster som USA och UAS, frågar guiden dig om - eller föreslå - en korrigering för felet. Du borde definitivt korrigera denna typ av fel.

Tyvärr är trollkarlen ofta inte så bra att identifiera sådana fel. (Det kan föreslå att du byter till exempel Belgien till Brasilien.) Ta en snabb titt på data för faktiska fel och fortsätt - eftersom de föreslagna "korrigeringar" ofta är felaktiga!
Välj Ja om guiden ska skapa frågan eller Nej för att hoppa över frågan om skapande.

Välja Ja skapar en fråga som löper mot de nya tabellerna. Frågan ser ut och fungerar som den ursprungliga tabellen.Den ursprungliga tabellen omdämnas med en _OLD-klump i slutet, och eventuella rapporter och formulär använder automatiskt frågan (snarare än originaltabellen). Att välja Nej genererar de nya tabellerna men lämnar originalbordet med sitt ursprungliga namn.
Klicka på Slutför för att lämna guiden.

Trollkarlen fullbordar processen för att dela upp platetabellen i en uppsättning relationstabeller.

Tabellanalysern är osannolikt att dela upp en plattfildatabas korrekt i en korrekt utformad relationsdatabas - speciellt om den platta filen är komplicerad. Du är mycket bättre att ta med databasen till en kvalificerad människa och låta henne omdefiniera det som en relationsdatabas - eller räkna ut hur man gör det själv!