Hur man arbetar med QuickBooks Report Window-knapparna - dummies

Rapportfönstret i QuickBooks innehåller vanligtvis tio knappar: Anpassa rapport, kommentera rapport, dela mall, memorera, skriva ut, e-post, Excel, Hide Header, Collapse och Uppdatera.

• Anpassa rapportknapp

  Knappen Anpassa rapport visar dialogrutan Ändra rapport.

• Kommentera rapportknappen

  

  Om du klickar på knappen Kommentar på rapport visas fönstret Kommentar på rapport. För att använda dialogrutan Kommentar på rapport klickar du på ett rapportvärde som du vill annotera med en kommentar. QuickBooks öppnar sedan en kommentarfält längst ner i fönstret, du skriver in din kommentar och sedan klickar du på Spara-knappen.

  När du är redo att kommentera rapporten måste du spara den kommenterade rapporten. Gör det genom att klicka på en OK-knapp när QuickBooks frågar om du vill spara kommenterad rapport. Senare när du skriver ut rapporten kan du inkludera dina kommentarer. Du skriver ut en sparad kommenterad rapport genom att välja rapporten från Reports → Commented Reports menyn.

• Dela mallknapp

  Med hjälp av QuickBooks kan du dela dina anpassade rapportinställningar (inte data) med andra QuickBooks-användare efter att du har anpassat en rapport på något sätt.. När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Dela mall.

  Använd dialogrutan för att ge din rapportmall ett namn (helst ett smart namn, tack), beskriv din anpassade rapport med några valord, ange ditt namn och din e-postadress och använd alternativet knappar som anges för att ange om du vill vara anonym. När du klickar på Dela laddar QuickBooks upp din rapportmall till en Intuit-webbplats där andra kan ta tag i mallen och återanvända den.

• Memorera knapp

  Knappen Memorera visar dialogrutan Memorera rapport. Dialogrutan Memorera rapport låter dig memorera, eller spara permanent en viss uppsättning inställningar för rapportskapande. När du har memorerat dessa inställningar kan du producera exakt samma rapport genom att välja den memorerade rapporten från undermenyn Rapporter → Minnesrapporter.

  

  Du kan spara en memorerad rapport i rapporten Memorized Report. För att göra detta markerar du kryssrutan Spara i memorerade rapportgrupp. Använd sedan rullgardinsmenyn Spara i memorerade rapportgrupp för att välja rapportgruppen där den memorerade rapporten ska sparas.

• Utskriftsknapp

  Kommandoknappen Skriv ut visar en rullgardinslista med två alternativ: Rapportera och Spara som PDF.Om du klickar på Skriv ut, visar QuickBooks (ibland efter lite irritation) dialogrutan Skriv ut rapporter, där du kan välja hur rapporten ska skrivas ut och var den ska skrivas ut.

  Fliken Inställningar låter dig välja skrivare, välj en sidorientering (antingen stående eller liggande), ange om du bara vill skriva ut en rad av rapportens sidor, bryta sidan för kontrollsidan och måtten (bredd och höjd) i rapporten. Om du klickar på Spara som PDF visar QuickBooks dialogrutan Spara dokument som PDF, vilket låter dig skapa en PDF-rapportdokument.

  

  Fliken Marginaler i dialogrutan Utskriftsrapporter ger dig möjlighet att ange vilka marginaler som QuickBooks ska använda på de utskrivna rapportsidorna. Du anger de övre, högra, nedre och vänstra marginalerna i tum.

  

  Klicka på förhandsgranskningsknappen, som finns i dialogrutan Skriv ut rapporter, för att visa förhandsgranskningsfönstret. Förhandsgranskningsfönstret visar hur dina utskrivna rapportsidor ser ut. Fönstret innehåller också knappar som låter dig sidan till föregående och nästa sida i rapporten, zooma in och ut på rapporten och skriva ut rapporten.

  När du har använt fliken Inställningar och fliken Marginaler för att ange hur QuickBooks ska skriva ut en rapport klickar du på Skriv ut. QuickBooks skickar rapporten till din skrivare.

• E-postknapp

  Med kommandoknappen E-post kan du antingen skicka en Excel-arbetsbokversion av en rapport eller en PDF-version av en rapport till någon annan som ett bifogat e-postmeddelande.

• Excel-knapp

  Om du klickar på Excel-knappen visar QuickBooks en undermeny där du kan välja Skapa nytt arbetsblad eller uppdatera befintligt arbetsblad. Välj Skapa nytt kalkylblad för att visa dialogrutan Skicka rapport till Excel.

  Dialogrutan Skicka rapport till Excel låter dig ta informationen i en rapport och kopiera den till en fil som ett kalkylarksprogram, till exempel Microsoft Excel, enkelt kan öppna. Du kan skicka kopian till ett nytt Excel-kalkylblad, till ett existerande Excel-kalkylblad eller till en. csv (kommaseparerade värden) -fil, som kan öppnas av nästan alla kalkylark eller databasprogram.

  Om du vill kopiera rapporten till en ny arbetsbok markerar du listrutan Skapa ny kalkylark och sedan alternativet I ny arbetsbok.

  Om du vill kopiera rapporten till ett nytt kalkylblad i en befintlig arbetsbok markerar du listrutan Skapa ny kalkylblad och sedan alternativknappen I befintlig arbetsbok och anger sedan arbetsvägs sökväg och namn i textrutan som QuickBooks öppnas när du klickar på radioknappen. (Om du inte känner till sökvägen och namnet på arbetsboken klickar du på knappen Bläddra och använder sedan den dialogruta som QuickBooks visar för att hitta arbetsboken.)

  Om du vill kopiera rapporten till ett existerande Excel-kalkylblad, välj alternativknappen Uppdatera en befintlig kalkylark. QuickBooks gör att Excel uppdaterar den tidigare exporterade arbetsboken.

  

  Om du vill ersätta ett existerande Excel-kalkylblad med den nya rapporten som du skickar till Excel klickar du på alternativknappen Ersätt en befintlig kalkylark. När QuickBooks öppnar en textruta och lägger till Bläddra-knappen, anger du antingen sökvägen och namnet på arbetsboken i textrutan eller klickar på knappen Bläddra, navigerar till arbetsboken och markerar den.

• Dölj huvudknapp

  Dölj huvudknappen och knappen Collapse ändrar hur rapporten visas i fönstret Rapport och, om den skrivs ut, på sidan.

  Du klickar på Hide Hide-knappen för att ta bort huvudinformationen, t.ex. företagsnamn. Om du gömmer rubriken kan du klicka igen på Hide Hide-knappen för att ersätta rubriken.

• Kollapsknapp

  Kollaps-knappen kollapsar detaljer i en rapport. QuickBooks visar inte delkonton på en kollapsad rapport - endast konton.

  Om du vill kollapsa en rapport som du tidigare kollapsade klickar du på knappen Expandera. QuickBooks ersätter knappen Collapse med knappen Expand när rapportfönstret visar en kollapsad rapport.

  Spendera inte tid på att försöka lista ut vad Dölj rubrik och Dölj / Expand-knappar gör. Om du har en fråga, visa bara en rapport i fönstret Rapport och klicka på kommandoknappen som du har en fråga om. Ändringarna i rapportfönstret visar vad kommandoknappen gör.

• Uppdatera-knapp

  Uppdatera-knappen berättar QuickBooks att uppdatera en rapportinformation för ändringar i QuickBooks datafil. Det här låter galet först, men du kan faktiskt lämna rapportfönster öppna. Det innebär att ett rapportfönster kan visa ett resultaträkning, till exempel från en vecka sedan. Om du har angett flera transaktioner under den senaste veckan kan rapportdata inte längre vara korrekta.

  När du klickar på Uppdatera-knappen vet QuickBooks att den ska uppdatera rapporten med de senaste ändringarna.

  QuickBooks uppmanar dig normalt att uppdatera en rapport för ändringar i QuickBooks datafil. Om du inte följer QuickBooks förslag att uppdatera, kan du senare klicka på Uppdatera för att uppdatera.