Identifiera och komma åt rapporter i Microsoft CRM-dummies

Microsoft CRM innehåller fördefinierade rapporter och diagram som är indelade i fyra huvudkategorier - försäljning, service, administrativ, och marknadsföring. Var och en av dessa kategorier innehåller rapporter som visar information relaterad till det specifika området i Microsoft CRM. Tänk på att vissa rapporter kan döljas från vissa användare, beroende på deras säkerhetsroller, och vissa är inte tilldelade till en kategori eller enhet:

• Försäljningsrapporter: Samla alla aktiviteter som är förknippade med en försäljning, från ledningen genom den faktiska försäljningen. Dessa rapporter kan också ge statistisk information om konton, blykällor, konkurrenter och produkter.
• Tjänsterapporter: Ge statistisk information om kontrakt och fall och sammanfattningar av kunskapsbasartiklar. Dessa rapporter ger snabba analyser av vilka produkter som kräver mest stöd och var dina servicerepresentanter spenderar mest tid.

• Administrativa rapporter: Ge summarisk information om dina Microsoft CRM-användare. Det här avsnittet är en logisk plats för att lagra anpassade rapporter relaterade till företagsövergripande information, till exempel en lista över alla anställda som deltar i din 401 (k) plan.
• Marknadsrapporter: Beskriv konton, kampanjer, ledningskälla effektivitet och andra områden av intresse för marknadsavdelningen. Rapporterna ger sammanfattande och detaljerad information över konton, kampanjer och blykällor.

Din systemadministratör, konsult eller återförsäljare kan skapa egna rapporter och kan göra en rapport tillgänglig i en eller flera kategorier, samt från formulär för relaterade posttyper eller från listor för relaterade skivtyper.

Rapporter kan också tilldelas en enhet (fall, kontakt, konto, aktivitet osv.) Och kan ses från den enheten genom att klicka på Rapporter-knappen på verktygsfältet.

Om din säkerhetsprofil förhindrar dig från att komma åt data i Microsoft CRM, kan du inte se den data i någon rapport du kör. Rapporteringsfunktionen respekterar säkerhetsinställningarna.

Inställningarna i din säkerhetsprofil bestämmer vilka rapporter du kan se. Det här är ett annat område där Microsoft CRM sticker ut, genom att låta dig konfigurera flerlagersäkerhetsåtkomst för din personal. Till exempel kan du bara ge din personalavdelning tillgång till rapporter som innehåller konfidentiell information som löner och provisioner. Eller kanske dina systemadministratörer kan begränsa åtkomsten till resurskrävande rapporter för att rapporterna inte ska startas av misstag under dagen när systemet redan är upptaget.

Du kan få tillgång till rapporter i rapporteringsfönstret eller för de rapporter som är kopplade till specifika enheter som noterat, från enheterna.

Så här drar du ner sökresultaten för rapporten (som är till nytta för de här sökningarna i näven):

1. Längst ner i navigeringsfönstret klickar du på knappen Arbetsplats. Sedan, högst upp i rutan, klickar du på Rapporter (under Mitt arbete).

Fönstret Rapporter kommer att visas. Kom ihåg att du bara får se de rapporter som din säkerhetsprofil låter dig se.

2. Fyll i fältet Sök efter och klicka på Sök-knappen.

Det här är den första metoden vi använder för att minska storleken på listan. Genom att skriva in text i rutan Sök efter visas bara rapporter med den texten någonstans i teckenfönstret (det vill säga i Rapportnamn, Rapporttyp, Ändrad På eller Beskrivningskolumn).

3. Klicka på pilen bredvid rutan Kategori och välj en kategori.

Det här är ett annat sätt att begränsa rapporterna som är listade och kommer att vara till nytta om du är ett reportageföretag.

4. Klicka på pilen bredvid Entity-rutan och välj en enhet.

Med ett företag kan du hitta rapporter som är kopplade till den enheten. Du kan välja mellan konton, fall, kampanjsvar, marknadsföringslistor, citat och mer.

5. När du hittar rapporten du letar efter klickar du på den för att markera den.

6. För att köra rapporten som du bara markerat, klicka på Fler åtgärder i fönstrets verktygsfält och välj Kör rapport.

Detta öppnar skärmbilden Report Viewer, där du får se en anmälan som din rapport genererar. Då ser du själva rapporten.