I Outlook 2016, varnas endast när du får e-post från specifika personer - dummies

Som standard när ett e-postmeddelande kommer fram i Outlook 2016 händer en massa saker. Du hör en ding; Ett litet kuvert visas i meddelandefältet till vänster om Windows-klockan. och en popup-skrivbordsvarning visas med avsändarens namn, meddelandets ämne och texten i meddelandet.

Helt fyrverkeripris! Men om du får många meddelanden kan dessa e-postmeddelanden vara distraherande.

Istället för att varna när ett e-postmeddelande kommer fram kan du bara varna när meddelanden kommer från specifika personer. Du kan endast varnas när universums mästare eller annan viktig person skickar dig ett mailmeddelande. Meddelandena visas i dialogrutan New Mail Alerts, där du kan välja ett meddelande och klicka på knappen Öppna artikel för att läsa den.

Om du vill bli varnad i Outlook 2016 när du får meddelanden från vissa personer, börja med att stänga av alla e-postmeddelanden:

1. På fliken Fil väljer du Alternativ för att öppna dialogrutan Outlook-alternativ.

2. Gå till kategorin Mail.

   

3. Avmarkera alla inställningar i meddelandet Ankomstområde (Spela ett ljud, Ändra snabbt muspekaren, Visa ett kuvert ikon i Aktivitetsfältet, Visa ett skrivbordsvarning).

4. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Outlook-alternativ.

Din nästa uppgift är att skapa en regel så att e-postmeddelanden visas när du mottar meddelanden från en viss person. Följ dessa steg för att berätta Outlook 2016 som du vill veta när du får e-postmeddelanden från en viktig person:

1. Hitta ett meddelande från den viktiga personen och högerklicka på den för att visa genvägsmenyn.

2. På snabbmenyn väljer du Regler → Skapa regel. Dialogrutan Skapa regel visas.

   

3. Kontrollera att den första kryssrutan är vald. Det listar den viktiga persons namn eller e-postadress.

4. Avmarkera kryssrutan Ämne innehåller.

5. Markera kryssrutan Sänd till och på Office 2016, berätta om Office 2016 om du vill bli varnad när det ankomna meddelandet skickades till flera personer eller det ankomna meddelandet skickades till dig ensam:

   • Till varna när meddelandet skickades till flera personer, välj det första alternativet på menyn (avsändarens e-postadress)

   • Varna när meddelandet skickades till dig, välj Endast mig.

6. Välj Display i fönstret Nytt objektvarning för att lista meddelandena i dialogrutan Ny postvarning när meddelanden anländer.

7. Välj Spela ett valt ljud för att höra ett ljud när meddelanden anländer.

8. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Skapa regel.

Upprepa dessa steg för varje viktig person du känner till.

Om du vill ändra eller radera en regel, inklusive en regel om nya e-postmeddelanden, gå till fliken Hem, klicka på Regler-knappen och välj Hantera Regler och varningar på knappmenyn. På fliken E-postregler i dialogrutan Regler och varningar väljer du en regel och ändrar eller tar bort den.