Innehållsförteckning:
Lyckligtvis går det mesta av inventeringsbokföring som pågår i ett företag automatiskt hanteras av QuickBooks. När du köper ett inventeringsobjekt genom att skriva en check eller registrera en faktura för kontokort, justerar QuickBooks automatiskt dina lagerkonton för både dollarens värde på inventeringen och kvantiteten av objekten. När du säljer ett inventeringsobjekt till en kund justerar QuickBooks automatiskt valutavärdet på din inventering och justerar kvantantalet för de varor du säljer.
I grund och botten betyder allt detta att QuickBooks upprätthåller ett evigt inventarium system - ett inventeringssystem som låter dig när som helst veta vilken mängd varor du har i lager och vilket värde Din inventering uppgår till. (Tidigare använde mindre företag ofta ett system för periodiskt lager, vilket innebar att företagare aldrig visste någonting med någon precision dollarens värde av deras lager eller kvantiteten räknas för de inventeringsobjekt som de höll.)
Även om allt i föregående punkt representerar goda nyheter, kräver flera lagerrelaterade huvudvärk lite redovisningsmagi. Specifikt, om ditt företag har lager, behöver du veta hur man hanterar föråldrad inventering, bortskaffande av föråldrad inventering och lagerförminskning.
Hantering av föråldrad inventering
Föråldrad inventering avser varor som du har köpt till salu men visar sig inte vara säljbara. Kanske vill kunderna inte längre ha det. Kanske har du för mycket av varuposten och kommer aldrig att kunna sälja allt du håller.
I båda fallen registrerar du det faktum att ditt lagervärde faktiskt är mindre än vad du köpt det för. Och du vill registrera det faktum att de pengar du spenderade på det föråldrade objektet verkligen är en kostnad. Antag att du köpt några $ 100 objekt som du nu inser är föråldrad. Hur registrerar du denna föråldring?
| Konto | Debit | Kredit |
| Föråldring av förvaring | $ 100 | |
| Tillägg för föråldrad inventering | $ 100 |
Som tidskrift Ingång 7 visar för att registrera fördröjningen av en $ 100 inventeringsobjekt. Du debiterar först ett kostnadskonto som kallas något som "Inventory obsolescence" för 100 USD. Då krediterar du ett kontantillgångskonto med namnet "Tillägg för föråldrad inventering" för $ 100.
Ett kontotillgångskonto redovisas i balansräkningen omedelbart under det tillgångskonto som det hänför sig till.Kontanttillgångskontot med sitt negativa kreditbalans minskar nettot redovisat värde på tillgångskontot. Om kontobalansavgiften är $ 3, 100 och du har en ersättning för ett förfallit kontobestämd konto på $ 100, visar nettoinvesteringsbalansen som $ 3 000. Med andra ord avräknas kontantillgångskontot från det relaterade tillgångskonto.
QuickBooks kräver att du registrerar Journal Entry 7 själv, med kommandot Make Journal Entries.
Avyttring av föråldrad inventering
När du slutligen tar bort föråldrad inventering registrerar du en journalpost som den här. Denna journalpost debiterar kontrakurskontot för $ 100 och krediteringsförteckningen för $ 100. Med andra ord tar denna journalpost bort värdet på den föråldrade inventeringen från både ersättningen för föråldrade varulagerskonto och själva varulagerskonto. Du spelar in denna journalpost när du faktiskt fysiskt förfogar över inventeringen - när du betalar skräpman för att t.ex. ta bort inventeringen eller när du slänger inventeringen i den stora dumparen bakom ditt kontor eller fabrik.
| Konto | Debit | Kredit |
| Tillägg för föråldrad inventering | $ 100 | |
| Lager | $ 100 |
I allmänhet är en av De saker du bör göra varje år för skattemässiga skäl är att hantera din föråldrade inventering. Skattebestämmelserna anger i allmänhet att du inte kan skriva bort föråldrad inventering om du inte faktiskt förfogar över det för inkomständamål. Vanligtvis kan du dock skriva ned inventering till dess likvidationsvärde. En sådan nedskrivning fungerar på samma sätt som en nedskrivning för föråldrad inventering. En nedskrivning kan vara lite knepig om du aldrig har gjort det förut, men du kanske vill ge dig råd med din skatterådgivare.
En viktigare punkt om lagring av föråldrade inventarier: Inom QuickBooks registrerar du förvaringsavhämtning genom att justera det fysiska objektantalet för varulagerna. Du anger inte faktiskt en journalpost som den som visas i Journal Entry 8. Du justerar lagerkonton för den föråldrade inventeringen. Denna justering minskar automatiskt lagerbalansräkningen. När QuickBooks frågar dig vilket konto som ska debiteras anger du ersättningen för föråldrade lagerkonto.
Hantering av lagerförminskning
Den andra kroniska inventeringen huvudvärk som många företagare och företagsledare måste hantera är lager krympning. Det är mycket troligt, ibland för de mest oskyldiga skälen, att din lagerrekord överger kvantitetstalet för objekt. När det händer måste du justera dina poster. I huvudsak vill du minska både dollarvärdet på din inventering och kvantitetsantalet för dina inventeringsobjekt.
QuickBooks gör denna journalpost för att du spelar in den här händelsen. Denna journalpost debiterar ett lämpligt kostnadskonto - i Journal Entry 9 kallas kostnadskontot "Krympkostnad" - för 100 USD.En journalpost måste också kreditera lagerkontot för $ 100.
| Konto | Debit | Kredit |
| Förminskningskostnad | $ 100 | |
| Inventarier | $ 100 |
Inom QuickBooks gör du inte faktiskt registrera en formell journalpost som den som visas här. Du använder något som kallas ett arbetsblad för fysisk räkning för att justera kvantiteterna av dina inventeringsobjekt till vad de egentligen är. När du gör denna justering, krediterar QuickBooks automatiskt lagerbalansen och justerar kvantantalet. QuickBooks kräver också att du anger det kostnadskonto som det ska debiteras för krympningen.
Idag jämförde företagen sina bokföringsregister med den fysiska räkningen av varulager endast en gång om året. Faktum är att den årliga inventeringen fysiska räkningen var en smärtsam ritual som många distributörer och återförsäljare gick igenom. Dessa dagar har de flesta företag funnit att det fungerar mycket bättre att ställa in fysiska inventeringar i hela året. Detta tillvägagångssätt, kallat cykeltelling, innebär att du förmodligen jämför dina bokföringsregister med fysiska räkningar för dina mest värdefulla poster flera gånger om året.
För dina måttligt värdefulla saker jämför du förmodligen dina lagerbokföringskurser med fysiska räkningar en eller två gånger per år. Med dina minst värdefulla varulager jämförs du förmodligen lagerförteckningar med fysiska räkningar endast oregelbundet, och du kan acceptera en viss grad av oriktighet. I stället för att räkna skruvar i en viss behållare kan du till exempel väga behållaren och sedan göra en uppskattning av skruvräkningen.
I vilket fall vill du ha något system som gör att du kan jämföra dina bokföring med dina fysiska räkningar. Lagerförstöring och föråldring av lager utgör verkliga kostnader för att göra affärer som inte kommer att registreras i din bokföring på något annat sätt.
