Hantera dokument med Outlook 2007 Journal - dummies

Journal i Outlook 2007 kan vara enormt användbart, oavsett om du väljer att använda det regelbundet eller sällan. Du behöver inte begränsa dig själv till inspelningsdokument eller Outlook-objekt. Du kan hålla reda på konversationer, kundförfrågningar eller någon annan transaktion där kronologin är viktig. Om du ställer in journalen för automatiska poster kan du ignorera den tills du behöver se vad den spelade in. Du kan också spela kapten i rymdskepp och spela in allt du gör.

Ibland kan du inte komma ihåg vad du kallade dokumentet eller var du lagrade det när du vill hitta ett dokument eller en post på en konversation, men du kommer inte ihåg när < du skapade eller mottog objektet. I den situationen kan du gå till tidskriften och kontrollera det datum då du kommer ihåg att hantera objektet och hitta vad du behöver veta. Gör journaluppgifter genom att inte göra någonting

Vad är det enklaste sättet att göra poster i tidskriften? Göra ingenting. När det är påslagen registrerar Journal automatiskt ett dokument som du skapar, redigerar eller skriver ut i alla Microsoft Office-program. Journalen spårar också automatiskt e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och svar och uppgiftsförfrågningar och svar.

Det finns en fångst: Du måste berätta för Outlook att du vill

automatisk journalinspelning aktiverad. (Okej så du måste göra något.) Om du inte har aktiverat Journals automatiska inspelningsfunktion frågar Outlook om du vill vrida funktionen varje gång du klickar på Journalen ikon.

Gör så här för att aktivera journals automatiska inspelningsfunktion: 1. Välj Verktyg -> Alternativ. Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på knappen Tidskriftsalternativ.

Dialogrutan Tidningsalternativ visas och erbjuder kryssrutor för alla typer av aktiviteter du kan spela in automatiskt - och namnen på alla personer för vilka du automatiskt kan spela in transaktioner som e-post.

3. Klicka på kryssrutan för objekt och filer som du vill spela in automatiskt och för kontakter om vilka du vill ha information som spelats in.

Listan över personer i rutan För dessa kontakter är samma som listan över personer i din kontaktlista.

När du lägger till namn i din kontaktlista i kontaktmodulen är de inte inställda för automatisk inspelning i tidskriften. Om du vill att tidningen ska hålla reda på dem, har du två sätt att berätta det så här:

• Kontrollera namnet / namnen i dialogrutan Tidningsalternativ.

• Öppna Kontakt-posten, klicka på fliken Journal och markera automatiskt Spela in journalinlägg för dessa kontakter.

4. Klicka på OK.

Journalen börjar automatiskt automatiskt spela in de objekt och filer du valt för kontakterna du namngav.

Spela in ett Outlook-objekt i journalen manuellt

Om du inte vill rota din tidskrift genom att spela in allt automatiskt, kan du manuellt mata in valda objekt - dra bara dem till journal-ikonen. Till exempel kanske du inte vill spela in alla transaktioner med en potentiell klient tills du är säker på att du gör affärer med den klienten. Du kan dra relevanta e-postmeddelanden till tidskriften och behålla en post med allvarliga förfrågningar. När du faktiskt börjar göra affärer med en ny klient kan du ställa in automatisk inspelning.

Så här registrerar du objekt manuellt i journalen, följ dessa steg:

1. Välj Gå -> Mapplista (eller tryck Ctrl + 6).

Mapplistan, som innehåller en liten ikon för tidningen, visas i den övre halvan av navigationsfönstret.

2. Dra det objekt du vill spela in (till exempel ett e-postmeddelande) till journal-ikonen i mapplistan.

Formularen för journalinmatning visas. I botten av formuläret ser du en ikon som representerar objektet du spelar in, tillsammans med objektets namn.

3. Fyll i den information du vill spela in.

Du behöver inte spela in någonting. Textrutan längst ner på skärmen ger dig plats för att göra en anteckning till dig själv om du vill använda den.

4. Klicka på Spara och stäng.

Den post du spelade in är angiven i tidskriften.