Bibliotek Apps i SharePoint Online - dummies

När du behöver ett sätt att organisera filer så att de är tillgängliga via en SharePoint-webbplats, hittar du ett urval prebuilt för de vanligaste typerna av biblioteksprogram i SharePoint Online. Ta en gander på dessa standardbiblioteksprogram och de korta beskrivningarna av vad de gör:

• Aktivitetsbibliotek: Här lagrar du informationstillgångar annat än dokument - färdig att använda information i form av bilder, ljudfiler, videofiler - för att göra dem tillgängliga och reglera deras användning.
• Data Connection Library: Denna typ av bibliotekstyp är där du kan sätta och dela filer som anger och beskriver externa dataanslutningar. Du kan till exempel vilja att dina användare ska kunna dra data från ett datalager. Att upprätta en anslutning till datalagret och få alla servernamn, användarnamn och anslutningsinformation precis rätt kan vara tråkigt. Med hjälp av en Data Connection Library-app kan en administratör ställa in anslutningarna och lagra dem i biblioteket. Användarna skulle då bara använda anslutningen till datalageret när de vill dra data och analysera det.
• Dokumentbibliotek: Du korsar - och skapar - många av dem i SharePoint. Sådana biblioteksprogram är för att lagra dokument, organisera dem i mappar, styra deras versioner och reglera användningen av dem med ett inchecknings- / utcheckningssystem.
• Form Bibliotek: Här lagras och hanteras elektroniska versioner av tomma företagsformulär för daglig dokumentation, som inköpsorder och statusrapporter. För att skapa och behålla biblioteksprogram av denna typ behöver du en kompatibel XML-editor. Tänk på att formulärbiblioteket bara är en plats för att lagra data som har lagts in i formuläret. För att bygga själva formuläret behöver du XML-formulärredigeraren.
• Bildbibliotek: Denna typ av bibliotekstyp är för lagring och delning av digitala bilder. Skillnaden mellan Assets Library och Picture Library kan vara subtil eftersom de båda lagrar bilder. Den viktigaste skillnaden ligger i namnet. Bildbiblioteket är utformat speciellt för att lagra bilder och tillgångsbiblioteket används för att lagra bilder. Om du tänker på en bild som ett foto och en bild som något som en logotyp eller en grafik, börjar skillnaderna att dyka upp. Bilden i en bildbibliotek-app visar till exempel en miniatyrbild när de dyker upp i sökningar, men bilderna i ett bildbibliotek gör det inte.
• Spela in bibliotek: Du lagrar företagsrekord i den här biblioteksappen. När du skapar ett Record Library-app lägger du till en del funktionalitet som gör det möjligt för SharePoint att skapa rekordhanterings- och lagringsscheman.Denna typ av funktionalitet är viktig när du vill se till att du gör din due diligence för att hålla reda på dina företagsuppgifter genom att låta SharePoint göra den tunga lyftningen.
• Rapportera dokumentbibliotek: Den här appstypen för bibliotek används för att lagra och hantera rapportdokument. Denna biblioteksapp liknar rapportbiblioteket; Det finns emellertid vissa skillnader. Utforska rapportdokumentbiblioteket och rapportbiblioteksprogrammen för att se vilken du gillar bättre och vilken som bäst passar dina rapporteringsbehov.
• Rapportbibliotek: Denna typ av bibliotekstyp är avsedd för webbsidor och dokument som håller reda på prestanda (och andra sådana mätvärden), framsteg mot affärsmål och annan information som används i företagsunderrättelse.
• Webbplatslådan: Den här appstypen för bibliotek är användbar för att hålla e-post och dina dokument nära anslutna eftersom den här appen kopplar din webbplats till en Exchange-brevlåda. När du är ansluten kan du se ditt email i SharePoint och visa dina dokument i Outlook.
• Wiki Page Library: Biblioteksprogram av denna typ har sammankopplade webbsidor innehållande innehåll, till exempel text eller bilder och funktionalitet i form av webbdelar som flera användare kan redigera enkelt.