Video: Vardagsvanorna som gör skillnad 2024
När du introducerar flera användare av redovisningssystem i din QuickBooks 2012 ökar du behovet av bokföringskontroller. Genom att ha tillgång till bokföringssystemet kan användarna antingen oavsiktligt införa fel i bokföringssystemet, eller tyvärr kan vissa användare avsiktligt defradera ett företag.
Av dessa skäl är några av QuickBooks redovisningstekniker för att minimera oavsiktliga fel och minimera möjligheten till stöld:
-
Jämför regelbundet fysisk inventering med lagerbokföring. Inventariet krymper tyvärr. Människor - ibland anställda, men ofta pseudokunder som butikshandlare - kommer att stjäla inventering.
Därför är en av de saker som du behöver göra för att minimera dina lagerförluster och för att behålla exakta bokföringsregister, att jämföra fysiska räkningar av din inventering regelbundet med vad dina redovisningsuppgifter visar.
En liten dagligvaruhandel kanske till exempel vill jämföra dagligen tobaksinventeringar, öl- och vinförteckning på veckovis, och alla andra livsmedelsbutikvaror på månadsvis eller årsbasis. Detta tillvägagångssätt att ofta räkna med de mest värdefulla och enklaste att stela föremålen uppnår två saker:
-
Lagerkrympning identifieras snabbt.
-
Verksamhetsägaren kan minimera lager krympning genom att identifiera vilken typ av lager som oftast stulits eller till och med när lager oftast stulits.
-
-
Förena bankkonton. En sak som företagare ska göra är att förena sina egna bankkonton. Ofta förekommer arbetstagarstöld av bokföringspersonal som anställda räknar ut hur man skriver kontroller på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att få ägaren att förena kontoutdraget.
Om ägaren försonar kontoutdraget kan hon jämföra bankens redovisning av kontot med företagets QuickBooks-bokföring. Eventuella uppenbara skillnader kan lösas - vilket innebär att QuickBooks bokföring är mer exakt. Vidare tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagets ägare tittar noga på kontrollerna.
-
Segregate redovisning från fysisk vårdnad om möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja bokföringen för någon aktivitet från fysisk vårdnad eller fysiskt ansvar för den aktiviteten.Det är t ex svårt att skilja lagerregistret från fysisk vårdnad eller tillgång till den inventeringen.
En butikskonsulent kan till exempel lätt kunna stjäla cigaretter och även anpassa lagerposter genom kassaregistrering för cigaretter. Ändå, varhelst man kan skilja sig från fysisk vårdnad från bokföring, inträffar en inbyggd felkontroll.
Du kan fråga din CPA för hjälp med att utforma sätt att avskilja fysisk vårdnad av tillgångar från bokföring och bokföring. Och du borde verkligen göra det här. Tyvärr är arbetstagare stöld mycket vanligt.
-
Träna anställda vid användning av QuickBooks. Du bör träna anställda för att använda QuickBooks om du har något företag av någon storlek av två grundläggande skäl:
-
Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel. Så, om du kan, är det bra att ge några anställda hjälp eller träning eller båda. Dessa resurser gör det möjligt för människor att bekvämt och mer exakt använda QuickBooks-funktioner för att bygga upp finansiell information som låter dig hantera ditt företag bättre.
-
Mysig bokföring spelar kamouflage anställd stöld. Ofta är en av de saker du ser när anställdstöld händer verkligen skrämmande bokföring. Så träning betyder inte bara mer exakta bokföringsrekord utan också att du är mindre benägen att få en miljö som bidrar till stöld eller förskingring.
-
-
Stäng din QuickBooks-fil. Om du tar en princip för bokföring, lär du dig att stängning innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon går igenom till noll ut inkomst- och kostnadskonton.
I QuickBooks betyder stängning något annat. Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten för dina data. Så här: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Redovisning och sedan fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum uppsättning Datum / Lösenord. När QuickBooks frågar dig anger du ett "slutdatum" och lösenord.
När du har angett denna information förbjuder QuickBooks antingen användare eller begränsar användarna från att ändra eller ange transaktioner som är daterade före sista dagen. (Endast personer med lösenordet kan ändra eller ange transaktioner med datum tidigare än sista datum.)
