Upprätthålla en glad och hälsosam kontaktlista i Outlook - dummies

I patologi, vilken är studien av sjukdomar och hur de överförs, är en kontakt en person som överlever en smittsam sjukdom, men i Outlook är en kontakt någon om vem du håller information. Information om kontakter sparas i mappen Kontakter. Den här mappen är en superdriven adressbok. Det har platser för att lagra folks namn, adresser, telefonnummer, e-postadresser, webbsidor, personsökarmanager, födelsedagar, årsdagar, smeknamn och andra saker. När du adresserar ett e-postmeddelande kan du få adressen direkt från mappen Kontakter för att vara säker på att adressen är korrekt inmatad.

En kontaktmapp är bara lika bra och så noggrann som informationen om kontakter som du lägger i den. På dessa sidor beskrivs hur du anger information om en kontakt och uppdaterar informationen om det händer att ändra.

Ange en ny kontakt i mappen Kontakter

Om du vill placera någon i kontaktlistan öppnar du mappen Kontakter och börjar med något av följande:

Klicka på Ny kontakt-knappen.

Tryck Ctrl + N (i fönstret Kontaktermapp) eller Ctrl + Skift + C.
Välj Arkiv -> Ny -> Kontakt.

Du hittar kontaktformuläret. På denna blankett finns ställen för att skriva in nästan allt som finns att veta om en person, förutom hans eller hennes kärleksliv och hemliga laster. Ange all information du bryr dig om att spela in, med tanke på de här reglerna på vägen när du följer med:

Fullständiga namn, adresser och så vidare: Även om du kan bli frestad att helt enkelt ange adresser, telefonnummer, namn, och så vidare i textrutorna, gör det inte! Klicka på Fullständigt namn på fliken Allmänt, till exempel för att ange ett namn. Klicka på knappen Företag eller Hem för att ange en adress i dialogrutan Kontrollera adress. Genom att klicka på knapparna och mata in data i dialogrutor tillåter du Outlook att skilja komponenterna i namn, adresser och telefonnummer. Som sådan kan Outlook sortera namn och adresser lättare, och det kan använda namn och adresser som en källa för massutskick och massutskick med Microsoft Word.

Information som är viktigt för dig: Om formuläret inte verkar ha plats för att skriva in en viss typ av information, försök att klicka på en triangelknapp och välj en ny informationskategori från popup-menyn. Klicka på triangelknappen bredvid företagsknappen och välj Hem, till exempel om du vill ange en hemadress i stället för en företagsadress.
Fil som: Öppna rullgardinsmenyn File As och välj ett alternativ för att arkivera kontakten i mappen Kontakter. Kontakter arkiveras alfabetiskt med efternamn, förnamn, företagsnamn eller kombinationer av de tre. Välj det alternativ som beskriver bäst hur du förväntar dig att hitta kontakten i mappen Kontakter.
Mailadresser: Om du har mer än en adress för en kontakt, visa adressen till vilken du vill skicka e-post och markera kryssrutan Det här är postadressen.
E-postadresser: Du kan ange upp till tre e-postadresser för varje kontakt (klicka på triangelknappen och välj E-post 2 eller E-post 3 för att ange en andra eller tredje adress). I Visa-textrutan visar Outlook hur meddelandet E-postmeddelanden kommer att se ut när du skickar e-post till en kontakt. Som standard visar kontaktfältet kontaktens namn följt av hans eller hennes e-postadress inom parentes. Du kan dock ange vad du vill i textrutan Visa som, och om du anger något annat, kan du skilja mellan e-postadresser, ange något annat. Till exempel, skriv in Lydia - Personlig så att du kan berätta när du skickar e-post till Lydias personliga adress i motsats till hennes företagsadress.
Bilder: För att lägga ett digitalt foto på en kontaktformulär, klicka på knappen Lägg till kontaktfoto och välj en bild och klicka på OK i dialogrutan Lägg till kontaktbild.

Var noga med att skriva några ord på fliken Allmänt för att beskriva hur och var du träffade kontakten. När det är dags att lösa kontakter i mappen Kontakter, kan läsning av beskrivningarna hjälpa dig att bestämma vem som blir skadad och vem som inte gör det.

När du är färdig med att skriva in information klickar du på Spara och Stäng. Om du har bråttom för att ange kontaktinformation klickar du på Spara och Ny. Om du gör det öppnas en tom blankett så att du kan spela in information om en annan kontakt.

Här är ett snabbt sätt att ange kontaktinformation för någon som har skickat ett e-postmeddelande: Öppna meddelandet, högerklicka på avsändarens namn på To-linjen och välj Lägg till Outlook-kontakter på genvägsmenyn. Du ser kontaktformuläret. Ange mer information om avsändaren om du kan och klicka på Spara och Stäng.

Importera e-postadresser och adresser från ett annat program

Antag att du har använt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer för att hantera dina e-postadresser och kontaktadresser, men nu har du blivit konverterad till Outlook. Vad gör du med e-postmeddelandena och namn och adresser i det andra programmet? Du kan inte låta dem bara sitta där. Du kan importera dem till Outlook och plocka upp var du slutade.

För att importera e-postadresser och kontaktadresser från ett annat program, börja med att välja Arkiv -> Importera och exportera. Du ser guiden Importera och exportera. Vad du gör nu beror på var du nu gör din e-postadress och adressspårning:

Outlook Express: Välj Importera Internet Mail och Adresser och klicka på Nästa. I dialogrutan Outlook Importera verktyg väljer du Outlook Express, markerar kryssrutor för att bestämma vad som ska exporteras (Mail, Adresser och / eller Regler) och klicka på Nästa igen.I nästa dialogruta väljer du alternativ för att bestämma vad du ska göra om dubbla poster. klicka sedan på knappen Slutför.
Eudora: Välj Importera Internet Mail och Adresser och klicka på Nästa. I dialogrutan Outlook Importera verktyg väljer du Eudora, välj alternativ för att bestämma vad du ska göra om dubbla poster och klicka på knappen Nästa igen. I dialogrutan Webbläsare för mapp väljer du filen där Eudora-data sparas och klickar på OK-knappen.
Lotus Organizer: Välj Importera från ett annat program eller en fil, klicka på knappen Nästa, välj en Lotus Organizer-version (4. x eller 5. x) och klicka på knappen Nästa igen. När du klickar på Nästa-knappen när du går, frågas du hur du hanterar dubbla objekt, för att hitta Lotus Organizer-datafilen och för att välja en Outlook-mapp för att sätta in data.

Vissa importera och exportera filter är inte installerade automatiskt av Outlook. Outlook kan be dig att lägga in Office-CD: n så att det kan installera ett filter.