Microsoft Project 2010 för Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Nancy C. Muir

Projekt 2010, den senaste inkarnationen av Microsofts populära projekthanteringsprogramvara, erbjuder en enorm mängd funktionalitet. Microsoft Project 2010 är dock inte som någon annan programvara du någonsin har använt, så det kan verka som en skrämmande process att mastera det. Detta fuskblad ger dig tips och tricks för att göra vad du gör varje dag som projektledare.

Så här använder du Microsoft Project 2010 för att lösa resursskonflikter

När en resurs är globaliserad använder du Microsoft Project 2010 för att säkerställa att ditt projekt stannar på rätt spår. Med Microsoft Project 2010 kan du lösa resurskonflikter genom att ändra uppdrag, ändra schemaläggning och mer. Tänk på följande taktik för att lösa resurskonflikter:

• Ändra resursens tillgänglighet till projektet. Till exempel ändra personens tillgänglighet från 50 procent till 100 procent.

• Ändra uppdrag för att ta resursen av några uppgifter under konfliktens tidsram. Den nya Team Planner-vyn är bra för detta ändamål.

• Flytta en uppgift som resursen tilldelas till ett senare datum med verktyget Flytta uppgift eller ändra uppgifternas beroendeförhållanden.

• Lägg till en andra resurs i en uppgift för vilken den övergripande resursen är upptagen. Ändra uppgiften till automatisk schemaläggning och insatsstyrd, om det behövs, så att uppgiften kan slutföras tidigare och frigöra resursen tidigare.

• Byt resursen med en annan på vissa uppgifter. Prova guiden för resursbyte för hjälp med detta om du använder Project Server.

• Välj en uppgift och klicka sedan på knappen Inspektera i gruppen Verksamheter på fliken Uppgift. Faktorerna som kör tidpunkten för den valda uppgiften tillhandahålls så att du kan ta vad som behövs för att ta itu med dem: till exempel om ett uppgiftsberoende är körtid och du kan ändra det beroende, kan det lösa ditt problem.

• Gör ändringar i resursbaskalendern så att resursen kan fungera mer tid på en vecka.

Skapa ett projektschema med Microsoft Project 2010

Skapa ett projektschema är enkelt med Microsoft Project 2010. Nedan följer några praktiska steg för att hjälpa dig att bygga ett Microsoft Project-schema. När du har slutfört listan är du redo att starta projektet och spåra eventuella framsteg på den. Du kan sedan rapportera framsteg till hantering genom att använda Microsoft Project-rapporter, genom att helt enkelt skriva ut ditt schema eller genom att dela det på webben.

• Ange projektinformation (t.ex. startdatum).

• Ställ in din arbetskalender.

• Skapa uppgifter, välj inställningar för schemaläggning och uppgiftstyp och ange information om varaktighet.

• Skapa milstolpar (uppgifter med nollvaraktighet) i ditt projekt.

• Arrangera dina uppgifter i faser, med hjälp av projektets konturstruktur.

• Upprätta beroenden mellan uppgifter och lägg till eventuella begränsningar.

• Skapa resurser, tilldela kostnad / ränta och resurs kalenderinformation.

• Tilldela resurser till uppgifter.

• Lösa resurskonflikter.

• Granska projektets totala varaktighet och kostnad, vid behov göra justeringar.

• Ange en baslinje.

Nyttiga webbplatser för att förbättra kompetensen för projektledning

Om du överväger projektledning en konst eller färdighet, hjälper Microsoft Project 2010 dig att göra det bättre. Förbättra din Microsoft Project-expertis genom att besöka webbplatser som erbjuder mallar och tillägg från tredje part för Microsoft Project och annan information om projektledning:

• Microsoft Mall Galleri

• Översikt över Microsoft Enterprise Project Management Solution

• Project Management Institute < projektledning. com

• Amerikanska samhället för framsteg av projektledning

• allPM, International Institute for Learning, projektledarens hemsida

• International Project Management Association

• Genvägsnycklar för Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 maximerar effektiviteten som Du hanterar projekt - men genvägar i Project 2010 sparar också tid på tangentbordet: Här är några genvägsknappar som du kommer att använda hela tiden när du bygger och arbetar med en projektplan.

Tangenttryck

Resultat	Infoga
Infogar ny uppgift	Ctrl + K
Infogar hyperlänk	F7
Börjar stavningskontroll	Alt + F10
Tilldelar resurser	Skift + F2
Öppnar dialogrutan Uppgiftsinformation	F1
Öppnar Microsoft Project Help	Ctrl + F
Visar dialogrutan Sök	Ctrl + F2
Länkar valda uppgifter	Ctrl + G
Visar dialogrutan Gå till	Ctrl + H
Visar dialogrutan Ersätt	Ctrl + Z
Avbryter föregående åtgärd	Ctrl + Y
Återställer den oönskade åtgärden	Ctrl + P
Visar förhandsgranskningen i baksidan	Ctrl + N
Öppnar ett nytt tomt projekt	Ctrl + O
Öppnar dialogrutan Öppna box	Ctrl + S
Sparar filen	Tidsbesparande tekniker för projektledning

Projektledning handlar om att spara tid. Men även med hanteringsverktyg som Microsoft Project 2010 kan ditt projekt vara längre än vad du förväntade dig. I så fall kan du prova följande metoder för att strama timingen:

Öka antalet automatiskt schemalagda uppgifter i projektplanen så att Project kan omplacera dem automatiskt.

• Ändra beroenden så att uppgifterna kan börja snarare, om möjligt.

• Skapa överlappande beroende när det är lämpligt.

• Minska slacken (men bli aldrig av med allt!) På enskilda uppgifter.

• Lägg till resurser till automatiskt schemalagda insatsdrivna uppgifter för att få dem att klara sig tidigare.

• Tänk på om ditt projekt kan göra utan vissa uppgifter (till exempel en andra QA-testfas eller en ledningsöversyn av en paketdesign).

• Outsource en fas av ditt projekt när de mänskliga resurserna internt inte kan slutföra det eftersom de är upptagna med andra uppgifter.