Navigerar ett Office-programmets gränssnitt - dummies

Office 2013-gränssnittet i varje program består av ett flikband, en filmeny, en statusfält längst ned, fönsterhantering och andra vanliga funktioner. Microsoft Word används som exempel här, men kom ihåg att dessa element är alla i stort sett desamma i alla Office-applikationer.

Startskärmen

Ny i Office 2013 visas en startskärm när du startar ett program. För att kringgå det och gå till ett nytt tomt dokument kan du trycka på Esc. Alternativt kan du välja att öppna ett befintligt dokument eller klicka på en av de mallar som visas för att starta ett nytt dokument baserat på en mall.

Ribbon och flikar

Alla Office 2013-applikationer har ett gemensamt navigationssystem som heter Ribbon, , vilket är en flikfält överst i applikationsfönstret. Varje fliken är som en sida med knappar. Du klickar på olika flikar för att komma åt olika uppsättningar av knappar och funktioner. Inom en flik organiseras knapparna i grupper. Gruppnamnet visas under knapparna.

När du pekar på en knapp visas en ScreenTip , som anger knappens namn och syfte och visar en tangentbordsgenväg (Ctrl + L) som du kan använda för att välja det här kommandot.

Vissa flikar och grupper av flikar visas bara när du utför specifika åtgärder eller arbetar med vissa typer av innehåll. Dessa kallas kontextuella flikar . När du till exempel arbetar med ett bord blir en grupp av flikar, som kallas tabellverktyg, tillgängliga. Det finns två flikar i den gruppen: Design och Layout. Tabellen Tabellverktygsdesign visas här.

Snabbåtkomstverktygsfältet är raden med knappar ovanför bandet. Den innehåller genvägar till några vanliga kommandon, och du kan även lägga till egna genvägar till det. Du kan högerklicka på ett kommando på bandet och välja Lägg till i snabbåtkomstverktygsfältet.

Ett användbart kommando som endast är tillgängligt på snabbåtkomstverktygsfältet är Ångra, vilket vänder tillbaka den senaste åtgärden som utförts. Tangentbordsgenväggen är Ctrl + Z i alla Office-applikationer.

Arkivmenyn

I varje Office-program öppnas menyn Arkiv, även kallad Bakåtbildsvisning, på fliken Arkiv. Bakgrundsvisning ger åtkomst till kommandon som har att göra med datafilen du arbetar med - kommandon som att spara, öppna, skriva ut, skicka e-post och kontrollera dess egenskaper.

Filfliken har en annan färg i varje applikation. I Word är det till exempel blått. För att lämna Backstage-visning trycker du på Esc-tangenten eller klickar på pilknappen vänster i det övre vänstra hörnet.Efter att du öppnat filmenyn kan du klicka på en kategori till vänster för att se en annan sida med kommandon.

Flytta runt i ett program

När du arbetar i ett av Office-programmen kan du lägga till så mycket innehåll som du inte kan se hela skärmen samtidigt. Du kan behöva bläddra igenom dokumentet för att se olika delar av det. Det enklaste sättet att bläddra igenom ett dokument är att använda rullningsfältet med musen.

Rulla igenom ett dokument med rullningsfälten flyttar inte infogningspunkten, så det du skriver eller infogar visas inte nödvändigtvis i den plats som visas på skärmen.

Du kan också komma runt genom att flytta infogningspunkten. När du gör det bläddrar dokumentvyn automatiskt så att du kan se den nyligen valda platsen. Du kan flytta infogningspunkten antingen genom att klicka vart du vill ha det eller genom att använda tangentbordsgenvägar.

Här är en sammanfattning av hur du flyttar i ett dokument med rullningsfältet. Dessa är inriktade mot Word, men det liknar Excel och PowerPoint:

• Klicka på en rullningspil för att bläddra en liten mängd i den riktningen. I Excel är det en rad eller kolumn; I andra applikationer varierar exakt antal per klick.

• Håll ner vänster musknapp när du pekar på bläddringspilen för att bläddra kontinuerligt i den riktningen tills du släpper musknappen.

• Klicka över eller under rullrutan för att bläddra i en hel skärm i den riktningen om dokumentet är högt / bredt så att det finns oskärmad innehåll i den riktningen.

• Dra i rullningsrutan för att bläddra snabbt i den riktning du drar.

Och här är en sammanfattning av hur du kan flytta runt i ett dokument med hjälp av tangentbordet:

• Tryck på en piltangent för att flytta infogningspunkten eller markören i pilens riktning. Den exakta mängden rörelse beror på applikationen; till exempel, i Excel, flyttar ett piltangent markören med en cell. I Word flyttar upp- och nedpilen markören med en rad, och höger och vänsterpilar flytta den med ett tecken.

• Tryck på Page Up eller Page Down för att bläddra i en hel skärm i den riktningen.

• Tryck på Hem för att flytta till vänster på den aktuella raden eller raden.

• Tryck på End för att flytta till höger om den nuvarande raden eller raden.

• Tryck på Ctrl + Hem för att flytta till det övre vänstra hörnet av dokumentet.

• Tryck Ctrl + End för att flytta till nedre högra hörnet av dokumentet.

Ändra zoom och vy

Alla Office-program har Zoom-kommandon som kan få data att visas större eller mindre på skärmen. Dessutom kan du, beroende på vad du gör med data i en viss applikation, upptäcka att ändringen av visningen är användbar. Vissa program har flera visningssätt som du kan växla mellan; till exempel är PowerPoint Normal View lämplig för bildredigering, och dess Slide Sorter-vy är lämplig för omarrangering av bilderna.

Zoomning ändrar förstoringen av data som visas på skärmen. Det ändrar inte förstoringen av applikationsfönstret självt (till exempel bandet), och det ändrar inte storleken på data på utskrifter.Zooma in ökar förstoringen och zoomning ut minskar den.

Varje applikation har sina egna åsikter lämpade för att arbeta med den unika typen av innehåll den genererar. Du kan välja en vy från fliken Visa på bandet, eller du kan klicka på en av Visa genvägsknapparna längst ned till höger i programfönstret.