Office 365 för Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Som med alla företagsprogramvaror innehåller många olika delar och stycken det enkla namnet på Office 365. Hantera på alla rörliga bitar och jargong kan vara en utmanande uppgift. Den här guiden ger dig en snabb hänvisning till de produkter, tekniker, koncept och akronymer som utgör Office 365-landskapet.

Arbeta med Office 365 produktpaket

Tjänsten Microsoft Office 365 från Microsoft omfattar flera produktivitetsteknologier som har blivit vävda för att skapa en sömlös lösning i molnet för en modern arbetsplats. Använd denna referens för att snabbt ta hand om de fyra nyckelteknikerna i Office 365, deras syfte och problem de är utformade för att lösa.

Komponent	Beskrivning
SharePoint Online	Den onlineversion av SharePoint är en serverteknologi som är utformad för att driva samarbete och kommunikation på arbetsplatsen genom att i realtid samordna möjligheter på dokument som lagras i bibliotek. Det är också ett content management system (CMS) som hjälper till att effektivisera processen för att skapa och behålla intranät och webbplatser.
Exchange Online	Exchange, Microsofts e-postserverteknik, är utformad för att säkert hantera företagsemail, kalendrar, kontakter och uppgifter. Exchange Online förenklar hanteringen och administrationen av denna teknik, eftersom den tunga lyftningen som är associerad med servrar nu hanteras av Microsoft. Med den här tjänsten kan användare synkronisera e-post, kalender, kontakter och uppgifter på många enheter, samt få tillgång till webbaserad e-post där en Internetanslutning är tillgänglig, utan komplicerade företags virtuella privata anslutningar.
Skype för företag	Skype for Business är företagsversionen av Skype, den populära konsumentlösningen för kommunikation och konferenser. Det erbjuder robusta möjligheter för snabbmeddelanden, schemalagda och ad hoc-möten, webbkonferenser och till och med live-sändningar via Internet. Med Skype for Business kan du genomföra möten på nätet medan du använder funktioner som är användbara i en företagsinställning, till exempel skärmdelning, vita styrelser, delade noteringar och mötesinspelning. Mötesdeltagare utan Office 365 prenumerationer kan delta i möten via en webbläsare efter installationen av en plug-in.
Office Professional Plus	Office Professional Plus är den samlade samlingen av produktivitetsapplikationer som används av över en miljard informationsarbetare runt om i världen. Den innehåller Word för ordbehandling, Excel för kalkylblad, PowerPoint för presentationer, Outlook för e-post, OneNote för digital notering och Publisher för desktop publishing.

Förstå nyckelkomponenter i SharePoint Online

SharePoint Online innehåller en enorm mängd funktioner. Beteckningarna och akronymerna kan vara skrämmande. Använd den här referensen för att snabbt förstå komponenterna i Microsoft SharePoint.

Komponent	Beskrivning
Webbplatssamling	En SharePoint-webbplatssamling är en webbplats på översta nivån eller förälder som innehåller andra undersidor. Varje webbplatssamling behåller sina egna säkerhetsinställningar. Anpassningar som gjorts i en webbplatsinsamling är inte tillgängliga för andra sajtsamlingar. Sidansamlingsadministratören har överblick över hela webbplatsens samling, inklusive underplatserna under den.
Webbplatser eller undersidor	Webbplatser eller underwebbplatser är barnwebbplatser inom en webbplatssamling. Som standard kan de erhålla tillståndsinställningar från webbplatsens samling, men webbplatsägaren kan välja att sluta att erva dessa behörigheter. Sidor kan anpassas med ett unikt utseende och känsla från andra webbplatser inom webbplatsens samling.
Listor	En SharePoint-lista är helt enkelt en lista över data, ungefär som ett Excel-kalkylblad. Det har rader och kolumner att organisera, filtrera och sortera data. Till exempel kan en registreringsblankett för en händelse fångas i en SharePoint-lista. Dess fördel över ett kalkylblad är att en blankett kan presenteras för användaren, vilket gör data enkelt att fånga.
Dokumentbibliotek	Ett dokumentbibliotek är en mekanism för att lagra innehåll inom SharePoint Online och OneDrive for Business. Det är i grunden en SharePoint-lista, men utformad för att lagra dokument. Det möjliggör dokumentsamarbete med realtidskompatibilitetsfunktioner, vilket eliminerar behovet av att lagra flera versioner av samma dokument.
Wiki sidor	En wikisida är en specialiserad sida i ett bibliotek i SharePoint som tillåter användare att samarbeta och bidra med innehåll till sidan. Som namnet antyder (wiki betyder "snabb" på Hawaiian) kan innehållet uppdateras på flyg och du kan lägga till bilder, textformatering, hyperlänkar och mer. Wikis kan skalas för användning av ett litet projektteam som använder wikisidor, implementerade för hela organisationen via en wiki-sida.
Bloggar	Bloggar i SharePoint är helt enkelt webbplatser som innehåller listor och bibliotek. SharePoint-bloggar fungerar på samma sätt som en blogg på internet fungerar för att kommunicera idéer och information. En SharePoint-blogg kan erhålla behörigheterna från föräldrarsidan och därigenom effektivisera hanteringen av användare som har tillgång till en blogg.
Diskussionsforum	Ett diskussionsforum gör det möjligt för online diskussion i hela organisationen. Det ger ett forum för att människor ska delta i en dialog där de kan ställa frågor och svar som kan ses i hela organisationen. Medan både bloggar och diskussionsforum kan fungera som en plattform för kommunikation, är den största skillnaden att en blogg är uppbyggd på en SharePoint-webbplatsstruktur, medan en diskussionsgrupp helt enkelt är en SharePoint-lista.

Förstå nyckelkomponenter i Exchange Online

Den underliggande tekniken som driver meddelanden i företagsklass (e-post, kalender, kontakter och uppgifter) i Microsoft Outlook eller dess moln kusin, Outlook Online, är Exchange Uppkopplad.Men som en av tjänsterna i Office 365 levererar Exchange Online mer än bara meddelanden. Det möjliggör meddelandepolicy och överensstämmelse, kryptering, skräppost och skadlig kod, och en mängd möjligheter för arbetsplatsproduktivitet. Använd den här referensen för att snabbt förstå de vanligaste Messaging-funktionerna i Business Class i Exchange Online.

Komponent	Beskrivning
Email	I företagsverksamheten dominerar e-post som det primära kommunikationsmedlet. E-post i Exchange Online låter dig synkronisera dina meddelanden över flera enheter. När du svarar på ett e-postmeddelande från din mobila enhet ser du samma svar på skrivbordsapplikationen.
Kalender	En kalender i Exchange Online låter dig inte bara lagra möten och skapa möten, men det visar också "fri / upptagen" information för personer i din organisation. Upprättandet av möten blir mindre omständligt eftersom informationen "gratis / upptagen" visar tillgängligheten för mötesdeltagarna.
Kontakter	Att ha en plats att lagra alla dina kontakter är kritisk i dagens sammanlagda värld. Med Exchange Online lagras företagskontakter i Global Address List (GAL). GAL låter dig få tillgång direkt från Outlook-skrivbordsapplikationen eller från Outlook Online, information om personer som organisationshierarki, tillgänglighet och till och med e-poststatistik för din interaktion med dem.
Uppgifter	I dagens "alltid på" värld är det lätt att bli distraherad och sluta göra många saker utan att fullborda mycket i slutet av dagen. Uppgifter i Outlook gör att du kan hantera dina Dos, ställa in flaggor och påminnelser, definiera kategorier och tilldela till och med en uppgift till någon annan och spåra dess status. Precis som de andra funktionerna i Outlook kan uppgifter synkroniseras med flera enheter och integreras med inbyggda uppgiftsprogram för mobila enheter.

Förstå nyckelkomponenter i Skype for Business

Du kan använda Skype for Business för att kommunicera och samarbeta på många olika sätt. Skype for Businesss snabbmeddelandefunktion är ett bra verktyg för realtidsdiskussioner istället för att handla e-post och fram och tillbaka. Du kan också göra ett ad hoc-möte med människor runt om i världen, komplett med inspelning, polling, skärmdelning och whiteboard-funktioner. Använd den här referensen för att få förståelse för komponenterna i Skype for Business.

Komponent	Beskrivning
Möten	Utför schemalagda och impromptu möten och webbkonferenser från bekvämligheten av ditt hem eller kontor med Skype for Business. Under mötet kan du dela med dig av hela ditt skrivbord eller enskilda applikationer för att förbättra ditt samarbete. Lägg till interaktion till ditt möte med en virtuell whiteboard; deltagarna kan rita, skriva text och markera innehåll. Om det behövs kan du också spela in mötet. Skype för Business Meeting-funktionen är integrerad tätt med Exchange Online. Att konfigurera ett möte i Outlook med en Skype for Business-länk kräver bara några få musklick.
Meddelanden	Direktmeddelanden (IM) i Skype for Business är ett bra sätt för informationsmedarbetare att hålla kontakten och genomföra diskussioner i realtid.IM-text i Skype for Business är krypterad och säker, så det är en idealisk lösning för att upprätthålla integritet och säkerhet i företaget.
Röst	Med rätt plan kan Skype for Business komma med företagsspråkfunktioner som möjliggör både PSTN-samtal (PSTN) och inloggningskonferenser. Användare av tjänsten kan ha ett telefonnummer tilldelat dem, ringa och ta emot telefonsamtal från personer utanför organisationen, ha en röstbrevlåda och ha röstmeddelanden transkriberad och levererad till användarens Outlook-inkorg.
Video	För en nästan mötesupplevelse från ansikte till ansikte, använd videofunktionerna i Skype for Business. Att dela video under ett möte ökar interaktionen och minimerar risken för att du saknar sociala signaler under en konversation. HD-webbkameror är tillgängliga till mycket låga priser, så videodelning i Skype for Business kan vara ett bra alternativ för personliga möten som kräver resor.

Förstå de viktigaste komponenterna i Office Professional Plus

Microsoft Office Professional Plus innehåller ett antal produktivitetsprogram som installeras på en användares dator med klick-till-körtekniken i Office 365. Installationen är snabb och enkel. När programmen är klara för användning distribueras uppdateringarna i bakgrunden så att användarna alltid har tillgång till den senaste versionen av Office-programmen. Använd den här referensen för att förstå användningarna för de program som finns i Office Professional Plus.

Komponent	Beskrivning
Word	Vanligtvis används för ordbehandling, t.ex. att skapa och redigera dokument.
Excel	En kalkylarksapplikation som används för dataanalys och numerisk manipulation.
PowerPoint	En presentationsapplikation som är idealisk för att kommunicera koncept och idéer, försäljningspresentationer och mer.
Outlook	En applikation som används för e-post, kontakter, uppgifter och kalendrar. Dess kalenderfunktioner inkluderar schemaläggningsmöten (med Skype for Business integration), reserverar mötesrum och andra resurser och synlighet till fri / upptagen information.
OneNote	En applikation som används för digitalt infångande och organisera anteckningar.
Utgivare	En applikation som används för desktop publishing. Du kan skapa och dela broschyrer, nyhetsbrev, vykort, gratulationskort, visitkort och mer. Den kommer med snygga mallar, så du kan snabbt komma igång utan föregående skrivbordsutgivningserfarenhet.
Access	En databasapplikation som används för att samla, lagra, manipulera och rapportera om data.
InfoPath	En applikation som är utformad för att skapa smarta och användbara formulär som används för att samla in data från människor.
Skype for Business	När du behöver ansluta till andra personer på jobbet är Skype for Business verktyget för dig. Sådana funktioner som snabbmeddelanden, webbkonferenser, skärmdelning, polling och whiteboards ökar produktiviteten.