Innehållsförteckning:
Video: Organisera inkorgen med Nya Office 2024
En bra samling av information har mycket värde. Du kan dock inte klara hela värdet från en lista med kontakter eller uppgifter om du inte kan få ett snabbt grepp om vilka saker som är viktiga och vilka inte är. Funktionen Kategorier i Outlook är utformad för att hjälpa dig att skilja vad som är brådskande från vad som kan vänta.
Tilldela en kategori
När du först konfigurerar Outlook 2007 kan du ta reda på vilka kategorier som finns tillgängliga genom att klicka på knappen Kategorisering längst upp på skärmen Inkorg, precis till höger om knappen Framåt eller genom att välja Åtgärder -> kategorisera. Kategoris-knappen ser ut som en liten, mångfärgad tic-tac-toe-kvadrat. Flera andra Outlook-moduler visar också kategoriknappen; det gör samma jobb varhelst du hittar den. Om du klickar på knappen Kategoriserar visas en lista över (överraskning!) Kategorier, vilka varje namnges efter en färg. Om du helt enkelt vill färga dina objekt med hjälp av standard är processen ganska enkel.
Följ dessa steg för att tilldela en kategori till ett objekt:
1. Klicka på objektet du vill kategorisera.
Objektet är markerat.
2. Klicka på kategoriserings-knappen och välj den kategori du vill ha från listan.
Ett färgat block visas i objektet för att ange vilken kategori du väljer.
Du kan tilldela flera kategorier till varje objekt, men om du lägger för många på ett objekt kan det vara mer förvirrande än att inte tilldela några kategorier alls.
Byta namn på en kategori
Du kan associera ett namn med varje färg så du vet varför du tilldelar en viss kategori till ett visst objekt.
Om du vill byta namn på en kategori följer du dessa steg:
1. Klicka på knappen Kategorier och välj Alla kategorier.
Dialogrutan Färgkategorier visas.
2. Klicka på den kategori du vill byta namn på.
Den kategori du väljer är markerad.
3. Klicka på Rename-knappen.
Kategorin du väljer i steg 2 är omgiven av en ruta för att visa att du kan redigera den.
4. Skriv det nya namnet du vill tilldela den kategorin.
Namnet du skriver visas i stället för det gamla namnet.
5. Klicka på OK.
Dialogrutan Färgkategorier stängs.
Om du ändrar namnet på en kategori som du redan har tilldelat vissa Outlook-objekt, ändras det kategoriska namnet automatiskt på de här objekten.
Ändra en kategorifärg
Du kan ändra färg på en kategori såväl som dess namn. Att tilldela minnesvärda färger kan ge viktiga ledtrådar om hur ditt arbete går eller hur bra du håller på med aktuella projekt.
Följ stegen för att ändra färgen på en kategori:
1.Klicka på knappen Kategorier och välj Alla kategorier.
Dialogrutan Färgkategorier visas.
2. Klicka på den kategori som du vill tilldela en ny färg till.
Den kategori du väljer är markerad.
3. Klicka på knappen Färg.
En rullgardinslista visas och visar färgerna du kan välja.
4. Klicka på den färg du vill tilldela.
Den färg du väljer visas i stället för den gamla färgen.
5. Klicka på OK.
Dialogrutan Färgkategorier stängs.
Du kan också välja Ingen och skapa en färglös kategori. Det är typ av drab, men om det passar ditt humör, gå för det. Du kanske vill skapa färglösa kategorier eftersom Outlook erbjuder endast 25 färger, och du kan ha mer än 25 kategorier. Men efter att du kommit över 25 kategorier kan du överväga att minska antalet kategorier för att minska förvirringen.
Tilldela en kategori genvägsknapp
Du kan ge varje kategori en genvägsknapp, där du kan tilldela en kategori utan att röra musen. Det är väldigt användbart när du vill zooma igenom en skärm full av e-postmeddelanden eller uppgifter och ställa in allt i någon form av ordning.
Om du vill tilldela en genvägsknapp till en kategori följer du dessa steg:
1. Klicka på knappen Kategorier och välj Alla kategorier.
Dialogrutan Färgkategorier visas.
2. Klicka på den kategori som du vill tilldela en genvägsknapp till.
Den kategori du väljer är markerad för att visa att du har valt den.
3. Klicka på snabbmenyn.
Listan med genvägsknappar visas.
4. Klicka på genvägsknappen som du vill tilldela.
Namnet på den genvägsknapp du väljer visas till höger om kategorin.
5. Klicka på OK.
Du kan inte tilldela mer än en genvägsknapp till en kategori; det skulle vara förvirrande. Du kan dock tilldela mer än en kategori till ett objekt.
