Organisera din mail i Outlook 2016 - dummies

Mailbox bloat. Alla får det över tiden. Din Outlook 2016-inkorg fyller i med meddelanden som du försummade att radera eller filera bort, och innan du vet det har du tusentals meddelanden, tar upp utrymme i din datafil och förhindrar att du enkelt bläddrar de nya grejerna. Här är några idéer för att bryta upp den täppan.

Rengöra konversationer

Ett samtal är en e-postutbyte som består av flera fram och tillbaka meddelanden. Eftersom de flesta bara slår på Svara för att fortsätta en konversation utan att radera all tidigare text hamnar du med massor av meddelanden som i grunden är delmängder av varandras innehåll. Samtalet Clean Up-funktionen går igenom och hittar dessa, raderar alla meddelanden som är helt innehållna i minst ett annat meddelande.

Välj Hem → Städ upp → Rengöra konversation för att använda den här funktionen på ett visst meddelande. (Välj meddelandet först.) Om du vill städa upp en hel mapp väljer du Hem → Rengöra → Rensa mapp. Eller, för att göra det för alla dina e-postmappar, välj Inkorgen och välj Hem → Rensa upp → Rengöra mapp och undermappar.

Arkivera gamla meddelanden

Du kan ställa in Outlook för att arkivera meddelanden som har specifika egenskaper, t.ex. de som är äldre än ett visst datum. Arkiveringsmeddelanden flyttar dem till en separat datafil som heter Arkiv. pst. Att rensa ut din huvudsakliga Outlook-fil gör det mindre, så att Outlook startar snabbare. Du kan öppna arkivdatafilen när du behöver referera till något i den.

För att arkivera meddelanden, välj Arkiv → Info → Brevlåda → Arkiv. Ange dina inställningar i dialogrutan Arkiv och klicka på OK.

För att öppna arkivdatafilen senare för att hämta något, välj Arkiv → Öppna och exportera → Öppna Outlook-datafil. Bläddra till arkivfilen, välj den och klicka på OK. Arkivfilen visas nu i navigeringsfönstret till vänster; du kan jobba med det där precis som du skulle ha din huvudfil.

För ännu mer noggrann uppringning, välj Arkiv → Info → Postlådauppringning → Rensning av brevlåda. I dialogrutan Mailbox Cleanup kan du ange parametrar för automatisk arkivering. Till exempel kan du hitta föremål som är äldre än ett visst antal dagar eller större än ett visst antal kilobytes.

Skapa postmappar

Ett effektivt sätt att organisera ditt mail är att skapa undermappar för din inkorg. Då kan du flytta meddelanden till en av undermapparna för att hämta den ur huvudinsatsen. Du kan till exempel ha en undermapp för varje organisation du vill frivilligt, eller en undermapp för varje familjemedlem som skickar dig meddelanden.

För att skapa en ny mapp, högerklicka på Inkorgen i navigationsfönstret och välj Ny mapp. Skriv det nya mappnamnet och tryck på Enter. Dra och släpp sedan meddelanden från din inkorg till den nya mappens namn i navigeringsfönstret.

Skapa regler för hantering av e-post

Det är bra att ha flera brevmappar, men du måste komma ihåg att dra och släppa meddelanden i de mapparna. Lyckligtvis kan du automatisera processen genom att skapa regler för hantering av e-post. En regel kan utvärdera avsändarens e-postadress och omdirigera meddelandet till en undermapp om det är från en viss person, till exempel.

För att skapa en regel för hantering av brevhantering, börja med ett valt meddelande som uppfyller de önskade kriterierna. Välj sedan Hem → Regler → Skapa regel. Fyll sedan i dialogrutan för att beskriva meddelandet som du vill rikta in. Du kan till exempel ange vad ämnet innehåller eller vem det är skickat till. Klicka på Avancerade alternativ för fler alternativ.

För att ställa in det, välj Arkiv → Dela → Presentera online → Presentera på nätet. En länk kommer att visas kopiera den länken och skicka den till publiken via sms, e-post eller vilken metod du vill. Vänta på att de ska hämta det och klicka sedan på knappen Start Presentation i dialogrutan som verkar för att showen ska startas.