Outlook 2003: Business Contact Manager - dummies

Business Contact Manager (BCM) version 2. 0 är ett gratis tillägg till Outlook 2003 i Office Professional och Small Business-utgåvorna. Det är ett bra verktyg om du förstår hur du använder det till din fördel och övervinner de två stora begränsningarna:

• Äldre versioner av BCM fungerar som fristående enheter som inte tillåter delning mellan flera användare. Uppgradering av din BCM till Version 2. 0 tillåter databashantering bland flera användare. Om du använder en äldre version, hämta online, välj Hjälp i Outlook-verktygsfältet, välj Sök efter uppdateringar och följ sedan anvisningarna för att uppgradera ditt system.

För att kunna använda BCMs delningsfunktioner måste ditt Outlook-program installeras på en dator som kör Windows XP Professional. BCM delar inte under Windows XP Home Edition.
• Listan med produkt och serviceobjekt har ett fast format med endast tre tillgängliga fält för att importera data från ditt försäljnings- och bokföringssystem. Du måste justera fälten från ditt företagsystem för att passa in i de tre importfälten: Artikelnamn, Beskrivning och Enhetspris, vilket begränsar sättet att citera tjänster och produkter. Om du citerar samma produkt som en enhet, en låda eller en behållare måste du öppna en rader per förpackning. Du kan inte importera dina nuvarande lagermängder eftersom BCM inte importerar kvantitetsfält.

För att ha samma sak på olika förpackningar på samma rad måste du definiera betydelsen av din kvantitet, oavsett om det är 1 shampooflaska eller en låda som innehåller 12 shampooflaskor. Att anpassa varje produktnamn, beskrivning och enhetspris för en tjänst, ett projekt eller en produkt är utmaningen att använda BCM i alla affärer.

Tala om att Daisy arbetar i ett dator- och mjukvaruunderhållsföretag och får en begäran om ett offert för att installera och dela den nya BCM 2. 0 på fem arbetsstationer. Hon skriver ett detaljerat förslag, inklusive minimikrav som en Windows XP Professional på arbetsstationen som delar databasen och uppskattar antalet timmar för hennes tjänst. Hon skapar ett nytt objekt för att spela in detta förslag:

Service offert för installationsprogramvara

Artikelnamn: Programinstallation

Beskrivning: BCM 2. 0 delad i 5 arbetsstationer

Antal: 1 service

Pris : 120. 00

Daisy använder fältet Artikelnamn för att ange tjänsten och fältet Beskrivning för att lista vad som krävdes. Hon kopplar också förslaget till som en fil i Opportunity History Items. Om du anpassar tjänsten till produkt- och tjänsteobjektlistan kan du tillämpa Daisy's idé i alla typer av affärer.

Dessutom säger Mark att arbeta i ett juridiskt kontor och en ny kund begär ett citat för att hantera företagets rättsliga frågor. Han skriver ett förslag som förklarar vad hans kontorservice täcker och skickar det som 250 dollar per timme, uppskattning tio timmar per månad av tjänst. Han uppskattar förslaget 120 timmar om året och ställer upp det på följande sätt:

Tjänstecitation för Marks Legal Services

Artikelnamn: Juridiskt stöd

Beskrivning: Juridiskt stödkontrakt för företag 10h / månad

Mängd: 120

Totalt: $ 30 000

På samma sätt kan en kosmetologiklinik skapa en produkt- och serviceobjektlista för Botox hudvårdstillämpningar och laser hudvård tjänster på samma sätt som ett juridiskt kontor eller en datatjänst.

Oavsett om du är i en butik eller en liten bransch, kan du justera produktlistan så att den passar BCMs tillgängliga fält med hjälp av föregående exempel.