Outlook 2007 E-postformat: HTML, vanlig text och rik text

Microsoft Outlook 2007 erbjuder tre format för att skicka e-postmeddelanden: HTML, vanlig text och rik text. Här är en titt på för-och nackdelarna med de olika Outlook-e-postformaten, och några enkla sätt att ändra dem.

Microsoft Outlook 2007-e-postformat finns i tre smaker:

• HTML-format: Idag överförs nästan hela e-posten i HTML-format, samma format som webbsidor görs. Om HTML är det standardformat du använder för att skapa meddelanden i Outlook - och det är, om du inte har tinkered med standardinställningarna - de e-postmeddelanden du skickar faktiskt är små webbsidor. HTML ger dig de flesta möjligheterna att formatera text och grafik. I HTML-format kan du placera bilder i ett e-postmeddelandes kropp, använda ett bakgrundstema och göra ett antal sofistikerade formateringsverktyg.

HTML-formatet har emellertid del av detektorer. För det första är meddelandena större eftersom de innehåller sofistikerade formateringsinstruktioner och är större, de tar längre tid att överföra via Internet. Vissa e-postkonton fördelar en viss mängd diskutrymme för inkommande e-postmeddelanden och avvisar meddelanden när diskutrymmeallokering är fylld. Eftersom de är större än andra e-postmeddelanden, fyller HTML-meddelanden diskutrymme snabbare. Slutligen kan vissa e-postprogram inte hantera HTML-meddelanden. I denna programvara konverteras meddelandena till vanlig textformat.

• Vanligt textformat: I vanlig textformat överförs endast bokstäver och siffror. Formatet tillåter dig inte att formatera text eller justera stycken på något sätt, men du kan vara säker på att personen som får meddelandet kan läsa det precis som du skrev det.
• Rikt textformat: Det rika textformatet är proprietärt till Microsofts e-postprogram. Observera att endast personer som använder Outlook och Outlook Express kan se rika textformat. Om formatering av text i e-postmeddelanden är viktig för dig, välj HTML-formatet eftersom fler kan läsa dina meddelanden.

När någon skickar ett e-postmeddelande kan du se vilket format det överfördes genom att titta på titellistan, där HTML, Enkel text, eller Rik text visas inom parentes efter ämnet för meddelandet. Outlook är smart nog att överföra meddelanden i HTML, vanlig text eller rik textformat när du svarar på ett meddelande som skickades till dig i det formatet.

Följ dessa anvisningar om du behöver ändra formatet i vilket dina e-postmeddelanden sänds:

• Ändra standardformatet: Välj Verktyg -> Alternativ och välj Mail i dialogrutan Alternativ Format fliken.I listrutan Komposera i detta meddelandeformat väljer du HTML, Vanlig text eller Rikt text.
• Ändra formatet för ett enda e-postmeddelande: I fönstret Meddelande klickar du på fliken Alternativ. Klicka sedan på knappen Plain Text, HTML eller Rich Text.
• Använd alltid vanlig text eller rik textformat med en kontakt: För att undvika att sända i HTML med en kontakt startar du i mappen Kontakter, dubbelklickar på kontaktens namn och dubbelklickar på kontaktformuläret kontaktens e-postadress. Du ser dialogrutan E-postegenskaper. På rullgardinslistan Internetformat, välj Endast skicka enbart text eller Skicka med hjälp av Outlook Rich Text Format.