Svängdriven topp och bottenvyer i Excel-rapporter - dummies

Dashboarding och rapportering i Excel handlar ofta om att visa handlingsbar data. Du hittar ofta att cheferna är intresserade av topp och botten av saker: de 50 bästa kunderna, de 5 största försäljarna, de 10 bästa produkterna. Även om du kanske tror att detta beror på att cheferna har en fyraårig uppmärksamhet, finns det en mer logisk anledning att fokusera på outliersna.

Om du, som chef, vet vem de tio inkomstgenererande kontona är, kan du använda dina ansträngningar och resurser för att bygga upp de här kontona. Eftersom du troligen inte skulle ha resurser att fokusera på alla konton, skulle det vara mer användbart att visa en hanterbar delmängd av konton.

Lyckligtvis gör pivottabeller det enkla att filtrera dina data för de fem bästa, den understa tio eller någon tänkbar kombination av topp- eller bottenposter. Här är ett exempel.

Tänk på att i ditt företag är Accessories Business Segment en affär med hög marginal - du får mest vinst för varje dollar i försäljningen i tillbehörssegmentet. För att öka försäljningen vill din chef fokusera på de 50 kunderna som spenderar minst pengar på tillbehör. Han vill uppenbarligen spendera sin tid och resurser på att få de här kunderna att köpa fler tillbehör. Så här gör du:

1. Bygg ett pivottabell med Business Segment i filterområdet, Kund i raden och Försäljningsbelopp i värdena. se figuren. För kosmetiskt värde, ändra layouten till tabellform.

   

2. Högerklicka på vilket kundnamn som helst i kundfältet, välj Filter och sedan Top 10 - som visas i denna figur.

   

   Låt inte etiketten Top 10 förvirra dig. Du kan använda Top 10-alternativet för att filtrera både övre och nedre poster.

3. I dialogrutan Topp 10 filter, som illustreras i denna figur, måste du helt enkelt definiera den vy du letar efter. I det här exemplet vill du ha de lägsta 50 objekten (kunder), som definieras av fältet Summan av försäljningsbelopp.

   

4. Klicka på OK för att applicera filtret.

5. I filtreringsområdet klickar du på rullgardinsmenyn för fältet Företagsegment och markerar kryssrutan för filteralternativet Tillbehör, som visas i denna figur.

   

   Nu har du precis vad din chef bad om - de 50 kunderna som spenderar minst pengar på tillbehör. Du kan gå ett steg längre och formatera rapporten lite genom att sortera på Summan av Försäljningsbelopp och tillämpa ett valutaformat på siffrorna. Se figuren.

   

Observera att eftersom du byggde den här vyn med ett pivottabell kan du enkelt anpassa din nyskapade rapport för att skapa en helt ny vy.Till exempel kan du lägga till fältet SubRegion - som visas i denna figur - till filterområdet för att få de 50 brittiska kunderna som spenderar minst pengar på tillbehör.

Det här är kraften att använda pivottabeller på grundval av dina instrumentpaneler och rapporter. Fortsätt spela med Top 10-filteralternativet för att se vilken typ av rapporter du kan komma med.

Du kanske märker att i den siffran visar den lägsta 50-rapporten endast 23 poster. Detta beror på att det finns färre än 50 kunder på den brittiska marknaden som har tillbehörsförsäljning. Om du frågar efter botten 50 visar Excel upp till 50 konton, men färre om det är färre än 50.

Om det finns ett slips för någon rang i botten 50 visar Excel alla de bundna posterna.

Du kan ta bort de använda filtren i dina pivottabeller genom att ta dessa åtgärder:

1. Klicka var som helst i ditt pivottabell för att aktivera kontextfliken PivotTable Tools på bandet.

2. Välj fliken Alternativ på bandet.

3. Klicka på Rensa-ikonen och välj Rensa filter, vilket visas i denna figur.