Planera ditt nya QuickBooks 2012-system - dummies

Om du förstår ett par stora bildobjekt - vad gör redovisning och vilka redovisningssystem som gör - från början kommer du att upptäcka att QuickBooks 2012-installationsprocessen ger en hel del mer mening.

Vilken redovisning gör

Tänk på vad bokföringen gör. Människor kan argumentera om de små detaljerna, men de flesta skulle hålla med om att bokföring gör följande fyra viktiga saker:

• Åtgärder vinster och förluster

• Rapporter om ett företags finansiella ställning (dess tillgångar, skulder och nettoförmögenhet)

• Ger detaljerad redovisning av tillgångar, skulder och ägarandelskonton

• Tillhandahåller finansiell information till intressenter, särskilt för ledningen

Vilka bokföringssystem gör

Ta nu en kort titt på vilka bokföringssystem - eller åtminstone i vilka små bokföringssystem - vanligtvis:

• Utarbeta bokslut, inklusive resultaträkningar, balansräkningar och andra redovisningsrapporter.

• Generera företagsformulär, inklusive kontroller, lönecheckar, fakturor, kundrapporter och så vidare.

• Håll detaljerade register över viktiga konton, inklusive kontanter, kundfordringar (belopp som kunderna är skyldiga att betala), leverantörsskulder , anläggningstillgångar och så vidare.

• Utför specialiserade informationshanteringsfunktioner. Till exempel i utgivningsbranschen betalar bokutgivare ofta författarnas royalties. Så royalty-redovisning är en uppgift som bokförlagssystem för redovisningssystem måste göra.

Vad QuickBooks 2012 gör

Okej, när du förstår vad som gör bokföring och vilka redovisningssystem som vanligtvis gör, kan du se med något perspektiv vad QuickBooks gör:

• producerar finansiella rapporter

• Genererar många vanliga affärsformer, Inkluderar kontroller, lönecheckar, kundfakturor, kundredovisning, kreditnoteringar och inköpsorder.

• Håller detaljerade register över en handfull huvudkonton: kontanter, kundfordringar, leverantörsskulder och inventarier i enkla inställningar.

QuickBooks gör tre av de fyra saker som du förväntar dig att ett bokföringssystem gör. QuickBooks levererar inte specialiserade redovisningssaker. Till exempel gör QuickBooks inte royaltybokföring.

Vad QuickBooks 2012 gör inte

Så, QuickBooks gör tre av de fyra saker som bokföringssystem gör, men det gör inte allt. QuickBooks är ofta en ofullständig redovisningslösning. Var därför försiktig med att ställa dina förväntningar. Du behöver också, typiskt, ta reda på lösningar för några av dina speciella redovisningskrav.

QuickBooks ger användarna och företagen mycket flexibilitet. Så, tillbaka till föregående exempel, kan en bokförlag göra mycket av vad det behöver göra för royalties bokföring i QuickBooks. Denna royalty redovisning arbete kräver bara en viss mängd fiddling som verksamheten är att installera QuickBooks.

Men QuickBooks (eller åtminstone de mest populära versionerna av QuickBooks) lider av några betydande svagheter:

• QuickBooks Pro tillhandahåller inte ett bra sätt att hantera tillverkningen av lager. QuickBooks Premier och QuickBooks Enterprise Solutions stöder dock enkel tillverkningsbokföring. (Dessa versioner av QuickBooks hjälper dig att redogöra för processen att göra råvaror till färdiga varor.)

• Endast QuickBooks Enterprise Solutions hanterar situationen för lagring av lager på flera platser. Med andra ord visar QuickBooks Pro och QuickBooks Premier helt enkelt, till exempel, att du har 3, 000 widgets. Det låter dig inte hålla reda på att du har 1 000 widgets i lagret, 500 widgets i butik A och 1 500 widgets i butik B.

Trots att QuickBooks kan vara en ofullständig lösning och kanske inte hanterar lager så som du vill eller behöver, är QuickBooks fortfarande en mycket bra lösning. Vad QuickBooks gör gör det mycket bra. Tänk på att QuickBooks kommer att vara runt under lång tid.

Det är mycket mer troligt att en bokföringsprogramvara med 600 användare, till exempel, kommer att avbrytas snarare än en produkt som QuickBooks, som har 4 000 000 kunder.