Syftet med redovisningen för att arbeta med QuickBooks 2012 - dummies

Det viktigaste att förstå om bokföring för att få ut det mesta av ditt arbete i QuickBooks 2012 är att det ger ekonomisk information till intressenter. Varje redovisningsfunktion som beskrivs här är utförd av alla versioner av QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier och QuickBooks Enterprise.

Intressenter är de personer som gör affärer med eller interagerar med ett företag; De inkluderar chefer, anställda, investerare, banker, leverantörer, myndigheter och myndigheter som kan beskatta ett företag. Informationsbehovet hos dessa intressenter bestämmer vad ett bokföringssystem måste göra.

Informationsbehov hos chefer, investerare och entreprenörer

Den första kategorin av intressenter innefattar företagets chefer, investerare och entreprenörer. Denna grupp behöver finansiell information för att avgöra huruvida ett företag gör pengar. Denna grupp vill också ha information som ger insikt om huruvida ett företag växer eller avtalar och hur hälsosamt eller sjukt det är.

För att uppfylla sina skyldigheter och skyldigheter behöver denna grupp ofta detaljerad information. Exempelvis kan en chef eller företagare vilja veta vilka kunder som är särskilt lönsamma - eller olönsamma. En aktiv investerare kan vilja veta vilka produktlinjer som växer eller avtalar.

En relaterad uppsättning informationskrav gäller tillgång och ansvarsregistrering. En tillgång är något som företaget äger, till exempel pengar, inventarier eller utrustning. Ett ansvar är någon skuld eller skyldighet som företaget är skyldig till, såsom banklån och leverantörsskulder.

Det är uppenbart att någon hos ett företag - kanske en chef, en bokförare eller en revisor - behöver ha mycket detaljerade uppgifter om hur mycket pengar företaget har på sina bankkonton, den inventering som företaget har i sitt lager eller på dess hyllor och den utrustning som företaget äger och använder i sin verksamhet.

Någon som arbetar i ett företag, driver ett företag eller aktivt investerar i ett företag behöver god allmän information om företagets finansiella angelägenheter och i många fall mycket detaljerad information om viktiga tillgångar (såsom kontanter) och skulder (t.ex. banklån).

Informationsbehov hos externa fordringsägare

En andra kategori av intressenter inkluderar externa företag som lånar pengar till ett företag och kreditrapporteringsorgan som tillhandahåller information till dessa långivare.Till exempel vill banker veta om ett företags finansiella angelägenheter och finansiella ställning innan de lånar ut pengar. Bokföringssystemet behöver producera den finansiella information som en bank behöver för att kunna överväga en låneansökan.

Vilken information vill långivare ha? Långivare vill veta att ett företag är lönsamt och har ett positivt kassaflöde. Vinster och positiva kassaflöden tillåter ett företag att enkelt återbetala skulden. En bank eller annan långivare vill också se tillgångar som i likvärdigt fall kan likvida sig för att betala ett lån - och även andra skulder som kan utgöra en fordran på företagets tillgångar.

Leverantörer behöver också vanligtvis finansiell information från ett företag. En leverantör lånar ofta pengar till ett företag genom att utöka handelskrediter. Vad som är anmärkningsvärt om detta är att säljare ibland behöver särskild redovisning.

Till exempel är en av kategorierna av säljare som ett företag som Wiley Publishing, Inc. behandlar författare. För att betala en författare den royalty som han eller hon har rätt till, lägger Wiley en hel del arbete för att beräkna belopp per royalty och sedan rapporterar och överför dessa belopp till upphovsmän.

Andra företag har ibland liknande krav på finansiella rapportering för leverantörer. Franchisetagare (till exempel mannen eller kvinnan som äger och driver den lokala McDonald's) betalar en franchiseavgift baserad på intäkter. Återförsäljare kan utföra särskild redovisning och rapportering för att njuta av rabatter och incitament från tillverkarna av de produkter som de säljer.

Informationsbehov hos myndigheter

Förutsägbara intressenter som behöver finansiell information från ett företag är de federala och statliga myndigheterna med behörighet över företaget. Till exempel måste varje företag i USA rapportera om sina intäkter, kostnader och vinster så att företaget korrekt kan beräkna inkomstskatt på grund av den federala regeringen och sedan betala den skatten.

Företag med anställda måste också rapportera till federala och statliga myndigheter om löner som betalas till de anställda - och betala löneskatt utifrån mätvärden, till exempel antal anställda, löner utbetalda till anställda och arbetslöshetsersättning som tidigare anställda hävdar.

Att tillhandahålla denna typ av finansiell information till myndigheter är en viktig skyldighet för ett företags bokföringssystem.

Informationsbehov för generering av företagsformularer

Utöver den finansiella rapporteringen som beskrivs i föregående stycken utför bokföringssystemen typiskt en annan viktig uppgift för företagen: att producera företagsformer. Till exempel producerar ett bokföringssystem nästan alltid de kontroller som krävs för att betala leverantörer.

Vidare förbereder ett redovisningssystem fakturor och lönecheckar. Fler sofistikerade bokföringssystem, som de som används av stora företag, förbereder många andra affärsformer, inklusive inköpsorder, månatliga kundredovisningar, kreditnota till kunder, försäljningsintäkter och så vidare.