QuickBooks 2012 Kondensfilfunktion - dummies

QuickBooks 2015 Condense-funktionen gör ett par saker. Först skapar den en arkivkopia av datafilen och den behandlar den datafilen så att den blir mindre. kolla in förklaringen nedan:

• Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen. (Detta kallas en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen uppgår till en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.

  Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använd arkivkopian av datafilen för att visa hur företagets fil såg ut vid en viss tidpunkt.

• Filen Condense-processen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner med stora monster-journalposter. < Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, här är en snabb sammanfattning av exa ctly vad händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Här är vad QuickBooks normalt gör under processen:

Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler

• : När du kondenserar QuickBooks-företagsfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av filen. Ta bort gamla stängda transaktioner

• : Som en del av Condense-processen ger QuickBooks dig möjligheten att ta bort gamla, stängda transaktioner från den nuvarande arbetsversionen av QuickBooks-företagsfilen. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil. Du har dock fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks företagsfil. Det är den här nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks företagsfil som rengörs, eller kondenseras, genom att gamla gamla slutna transaktioner avlägsnas.

  Avslutade

  transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. Till exempel är en gammal kundfaktura - efter att den betalats - en sluten transaktion. En gammal check som skrivs till någon leverantör - efter att den har rensat banken - är en stängd transaktion. Sammanfattar gamla, slutna transaktioner

• : Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks-datafilen skapar kondensering vanligtvis sammanfattande månatliga journalposter för de gamla slutna transaktionerna och placerar dessa sammanfattande transaktioner i den nuvarande arbetsversionen i QuickBooks datafil. Dessa sammanfattande månatliga journalposter tillåter dig att fortsätta att förbereda månadsrapporter. Till exempel, även om arkivering tar bort alla gamla slutna transaktioner från exempelvis januari 2010, kan du fortfarande producera månadsredovisning för januari 2010 2013.För att producera månadsrapporter för januari 2010 använder QuickBooks sammanfattande månatliga journalposter.

  Rensar revisionsspåret:

• En nästan dold effekt av rengöringen av QuickBooks datafiler gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och anger att företagsfilen ska vara kondenserad, rensar QuickBooks revisionsspåret före "borttagna stängda transaktioner före eller före". Med andra ord, för den tid då QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar det också bort revisionsspåren för dessa transaktioner.

  Processen

Kondensfil innebär vanligen att du skapar en kopia av QuickBooks-datafilen som du sparar och lägger bort någonstans och skapar en nedskalad version av arbetsfilen. Kommandot du använder för att kondensera QuickBooks-företagsfilen tillåter dig också att skapa nästan tomma företagsfiler. De flesta skulle aldrig behöva använda det här alternativet. Det finns bara en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler. CPA och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller klient) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företagsdatafiler som har många av listorna redan upprättade.