Video: Multiple Users in Quickbooks 2024
QuickBooks 2012 låter dig konfigurera flera lösenord för QuickBooks 2012 datafil. Vad som är väldigt snyggt om detta är att du kan berätta QuickBooks 2012 för att begränsa vissa användare och lösenord för att bara göra vissa saker.
Företagsägaren kan till exempel ha ett lösenord som låter henne göra någonting. Men en ny bokföringskonsulent kan till exempel ha ett lösenord som bara tillåter honom att spela in räkningar i systemet.
Om fler än en person använder QuickBooks 2012 vill du skapa ytterligare lösenord. Gör så här i QuickBooks 2012 Enterprise Solutions genom att följa dessa steg:
-
Välj företag → Användare → Ange användare och roller kommando.
QuickBooks 2012 visar dialogrutan Användarlista, som visas i bilden nedan. Dialogrutan Användare och roller identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och rollerna QuickBooks kan fyllas när man använder QuickBooks. Användarlistan, som visas på fliken Användarlista i dialogrutan, identifierar också vem som för närvarande är inloggad på systemet.
-
Berätta QuickBooks 2012 att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Ny.
När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Ny användare, som visas.
-
Identifiera användaren och ge ett lösenord.
Du måste ge varje användare för vilken du skapar ett lösenord ett användarnamn. Du gör det genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.
-
Identifiera användarens roll (er).
Använd listrutan Tillgängliga roller för att välja vilka roller (eller uppgifter) användaren fyller. Lägg sedan till den valda rollen i användarens lista över tilldelade roller genom att klicka på Lägg till. Följande bild visar användaren Susan med Accountant listad som en tilldelad roll. Om du vill ta bort en roll från en användare väljer du rollen i listrutan Tilldelade roller och klickar sedan på Ta bort.
-
(Valfritt) Ändra roller efter behov.
Du kan finjustera de roller som du, med hjälp av QuickBooks hjälp, tilldelar. För att göra det, välj fliken Roller i dialogrutan Användare och roller och klicka sedan på den roll du vill ändra och Redigera-knappen.
När QuickBooks visar dialogrutan Redigera roll (se illustration nedan), välj en bokföringsaktivitet eller -område från listan Område och aktiviteter och använd sedan knapparna för områdesåtkomstnivå för att ange vad en användare med den valda rollen kan göra.
Du kan ange att användaren inte ska ha tillgång genom att välja Ingen, Full eller Delvis tillgång via lämplig alternativknapp.Om användaren ska ha delad åtkomst väljer du Partial-knappen och markerar eller avmarkerar eventuellt rutorna Skapa, Ändra, Radera, Skriv ut och Visa balans. Klicka på OK för att spara eventuella ändringar i rollerna och återgå till dialogrutan Användare och roller.
Som regel gäller när det gäller redovisningskontrollerna du vill ha den minsta tillgången. Om någon inte behöver tillgång till QuickBooks datafil för dagliga arbetsuppgifter, ska du välja Ingen-knappen.
Ju mer förmåga du ger till nudlar runt i ditt redovisningssystem, desto större är risken för att någon kan introducera fel i systemet och ju lättare du gör för att någon ska stjäla från dig.
-
(Valfritt) Granska dina användarbehörigheter.
När du har konfigurerat en användare bör du (bara för att vara försiktig) se över behörigheterna du har gett användaren. För att göra detta klickar du på fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, väljer användaren och klickar sedan på Visa behörigheter.
När QuickBooks visar dialogrutan Visa behörigheter väljer du användaren och klickar sedan på knappen Visa. Följande illustration visar fönstret Visa behörigheter, som visar en mycket detaljerad lista över vad användaren kan och inte kan göra.
