QuickBooks 2012 Pro och Premier i Multi User Environment - Dummies

QuickBooks Pro och Premier 2012 tillåter dig att konfigurera flera lösenord för QuickBooks datafil. Det som verkligen är snyggt om detta är att du kan berätta QuickBooks att begränsa vissa användare och lösenord för att bara göra vissa saker.

Företagsägaren kan till exempel ha ett lösenord som låter henne göra någonting. Men en ny bokföringskonsulent kan till exempel ha ett lösenord som bara tillåter honom att spela in räkningar i systemet.

Så här ställer du in ytterligare användare och lösenord i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier 2012-utgåvor, följ dessa steg:

1. Välj företag → Ange användare och lösenord → Ange användare.

   QuickBooks visar dialogrutan Användarlista, som identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har upprättats och som för närvarande är inloggad på systemet.

2. Berätta QuickBooks som du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.

   QuickBooks visar den första dialogrutan för användarpassord och åtkomst.

3. Identifiera användaren och ge ett lösenord.

   Ge varje användare för vilken du skapar ett lösenord ett användarnamn genom att ange ett kortnamn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

4. Klicka på Nästa för att fortsätta och ange om du vill begränsa åtkomst till den nya användaren.

   När QuickBooks visar den andra dialogrutan Inställning av användarlösenord och åtkomst anger du om du vill begränsa åtkomst och rättigheter för användaren. Om du vill begränsa åtkomst och rättigheter ( rättigheter är det bara de saker som användaren kan göra), välj de valda områdena i QuickBooks-alternativknappen.

   Om du vill att användaren ska kunna göra något, välj Alla områden i QuickBooks-knappen. Om du anger att den nya användaren ska ha tillgång till alla områden i QuickBooks, är du klar med att konfigurera användarlösenordet. Du kan hoppa över de återstående stegen.

5. Klicka på Nästa för att fortsätta och beskriv sedan tillgången till försäljning och kundfordringar och uppgifter.

   När du har slutfört steg 4 visar QuickBooks den tredje dialogrutan för inställning av användarlösenord och åtkomst. Det här är den första av tio dialogrutor som går igenom en intervju med detaljerade frågor om vilken typ av åtkomst varje användare ska ha till ett visst område.

6. Klicka på Nästa och beskriv sedan inköps- och leverantörsrättigheterna.

   När du har slutfört Steg 5 genom att klicka på Nästa visar QuickBooks den fjärde dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Dialogrutan Inställnings Användare, där du kan ange vilken åtkomst den nya användaren har i inköpen och betalningsområden.Du kan välja alternativknappen Ingen åtkomst, Full Access eller Selective Access och en av Selective Access-dotterknapparna.

7. Klicka på Nästa och beskriv sedan de återstående användarrättigheterna och åtkomsten.

   När du klickar på knappen Nästa som visas längst ner i varje version av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst visar QuickBooks flera andra versioner av dialogrutan som QuickBooks använder för att fråga dig om användarrättigheter och åtkomst.

   Du begränsar rättigheter i vart och ett av dessa andra områden på samma sätt som du gör för försäljnings- och kundfordringar och inköp och betalningsområden. Var bara omtänksam när du går igenom och begränsar användarens förmåga. Du vill att användarna ska ha de rättigheter som krävs för att göra sitt jobb, men du vill inte ge dem några fler rättigheter än de behöver.

8. Ange om användaren kan ändra eller radera transaktioner.

   När du har gått igenom ungefär ett halvt dussin versioner av dialogrutorna Set Up User Password och Access som frågar om specifika områden för redovisning visar QuickBooks versionen Ändra eller Ta bort Transaktioner av dialogrutan Set Up User Password och Access låda. I allmänhet vill du begränsa användarens möjligheter att ändra eller radera transaktioner.

9. Klicka på Nästa och sedan granska dina rättighetsbeslut.

   När du klickar på Nästa visar QuickBooks den slutliga versionen av dialogrutan Set Up User Password och Access. Det identifierar de användarrättigheter som du tilldelade eller tillåtit. Du kan använda den här dialogrutan för att se över de rättigheter som någon har. Om du inser att du har felaktigt tilldelade rättigheter, klicka på knappen Tillbaka för att flytta tillbaka genom dialogrutorna till var du gjorde ett misstag.

10. När du är klar med granskningen av användarrättigheter och åtkomst klickar du på Slutför.

    Från den här tiden framåt kommer den nya användaren att kunna använda QuickBooks; Men hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angav.