QuickBooks 2013 Pro och Premier i Multi User Environment - Dummies

Med QuickBooks Pro och Premier 2013 kan du konfigurera flera lösenord för QuickBooks datafil. Vad som är väldigt snyggt om detta är att du kan berätta QuickBooks att tillåta vissa användare och lösenord att bara göra vissa saker.

Företagsägaren kan till exempel ha ett lösenord som låter henne göra någonting. Men en ny bokföringskonsulent kan till exempel ha ett lösenord som låter honom bara spela in räkningar i systemet.

Så här ställer du in ytterligare användare och lösenord i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier 2013-utgåvor, följ dessa steg:

1. Välj företag → Ange användare och lösenord → Ange användare.

   QuickBooks visar dialogrutan Användarlista. Dialogrutan Användare och roller identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och rollerna QuickBooks kan fyllas när man använder QuickBooks. Listan Användare, på fliken Användarlista i dialogrutan, identifierar också vem som för närvarande är inloggad på systemet.

2. Berätta QuickBooks som du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.

   QuickBooks visar den första dialogrutan Set User Password och Access.

3. Identifiera användaren och ge ett lösenord.

   Ge varje användare för vilken du skapar ett lösenord ett användarnamn. Du gör det genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

4. Identifiera användarens roll (er).

   Använd listrutan Tillgängliga roller för att välja vilka roller (eller uppgifter) användaren fyller. Lägg sedan till den valda rollen i användarens lista över tilldelade roller genom att klicka på Lägg till. Om du vill flytta en roll från en användare väljer du rollen i listrutan Tilldelade roller och klickar sedan på Ta bort.

   Beskrivningsrutan längst ner i dialogrutan Ny användare beskriver rollen mer detaljerat, inklusive typen av QuickBooks-användare som typiskt kan tilldelas den valda rollen.

5. (Valfritt) Ändra roller efter behov.

   Du kan finjustera de roller som du, med hjälp av QuickBooks hjälp, tilldelar. För att göra det väljer du fliken Roller i dialogrutan Användare och roller, klickar på den roll du vill ändra och klickar på knappen Redigera. När QuickBooks visar dialogrutan Redigera roll väljer du en bokföringsaktivitet eller -område från listan Område och aktiviteter och använder sedan knapparna för områdesåtkomstnivå för att ange vad en användare med den valda rollen kan göra.

   Du kan ange att användaren inte ska ha tillgång genom att välja Ingen radioknapp.Du kan ange att användaren ska ha fullständig åtkomst genom att välja Hel radknapp. Om användaren ska ha delad åtkomst väljer du Partial-knappen och markerar eller avmarkerar eventuellt rutorna Skapa, Ändra, Radera, Skriv ut och Visa balans. Klicka på OK för att spara alla ändringar och återgå till dialogrutan Användare och roller.

   Du kan se vilken åtkomst som helst av en roll i början genom att välja en av posterna i listan Område och aktiviteter. QuickBooks använder knapparna Åtkomstnivå och rutor för att visa aktuella inställningar för rollen.

6. (Valfritt) Granska dina användarbehörigheter.

   När du har konfigurerat en användare bör du (bara för att vara försiktig) se över behörigheterna du har gett användaren. För att göra detta klickar du på fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, väljer användaren och klickar sedan på Visa behörigheter.

   När QuickBooks visar dialogrutan Visa behörigheter (visas inte) väljer du användaren och klickar sedan på Visa-knappen för att se fönstret Visa behörigheter, som visar en mycket detaljerad lista över vad användaren kan och inte kan göra.

7. (Valfritt) Granska dina rolländringar.

   Om du ändrar en rolls behörigheter, vill du förmodligen också se över ändringarna. För att göra det, klicka på fliken Rolllista i dialogrutan Användare och roller, välj rollen och klicka på knappen Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av dialogrutan Visa behörigheter som listar de roller du och QuickBooks har konfigurerat.

   Välj den roll du vill granska och klicka sedan på Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av fönstret Visa behörigheter med en detaljerad lista över vad någon med rollen kan och inte kan göra.

8. När du är klar med granskningen av användar- och rollbehörigheter, klicka på Stäng för att stänga alla öppna fönster och klicka sedan på Avbryt eller Stäng för att stänga alla öppna dialogrutor.

   Från den här tiden kan den nya användaren använda QuickBooks; Men hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angav.

Revisorer vill ofta se de rättigheter som vissa användare har. Detta är särskilt sant om du granskas av din CPA som en del av årliga stängningar. (Du kan bli granskad om banken vill ha granskade finansiella rapporter, till exempel.) QuickBooks View Permissions-fönster är ett smidigt sätt att se dessa data online, och om du vill skriva ut en kopia av behörighetsinformationen är allt du behöver göra klicka på fönstret Skriv ut-knappen.