QuickBooks 2015: 10 Finansiella tips för företagsägare - dummies

Företagare bör spela en aktiv roll i företagets ekonomiska sida för att förhindra försök att förskingra eller förfalska. Granska dina QuickBooks årsredovisning, håll ögonen på var pengarna går och veta vem som hanterar ekonomin. Håll din verksamhet säker och i god ordning genom att följa dessa tio ekonomiska tips.

Skriv alla dina egna kontroller

Det här är inte en slam mot bokförare. I ett litet företag har emellertid människor (särskilt fulladministrativa bokförare) möjlighet att bamboozle dig enkelt. Genom att underteckna alla kontroller själv håller du fingrarna på pulsen av ditt kassaflöde. Ja, denna övning kan vara ett krångel - du måste vada genom pappersarbete varje gång du skriver en stack av kontroller - men kom ihåg alternativet.

Förresten, om du är med i ett partnerskap, borde du ha minst ett par av partnerna med tecknet kontrollerna - eller åtminstone de stora kontrollerna.

Signera inte en kontroll på fel sätt

Om du skriver många kontroller kan du bli frestad att använda en snabb och rasande (oundvikligen oläslig) signatur. Även om du skriker ditt namn olovligt, är det bra när du skriver autobollar, gör det inte när du signerar kontroller. En tydlig signatur, särskilt en med en känsla av personlig stil, är särskiljande. En vågig linje med ett kors och ett par prickar är lätt att smida.

Kontrollera annullerade kontroller innan bokföraren gör det

Kontrollera att du avbryter dina avbeställda kontroller (checkbilden som visas i ditt kontoutdrag) innan någon annan ser det månatliga kontoutdraget.

Den här informationen handlar inte helt om browbeating bokförare. Ändå kan en företagsägare avgöra om någon smidar signaturer på kontroller bara genom att vara den första som öppnar kontoutdraget och genom att granska alla signaturerna på de avbrutna kontrollerna.

Om du inte undersöker kontrollerna kan skrupelfria anställda - speciellt bokförare som kan uppdatera bankkontot - förfalska din signatur med straffrihet. Och de kommer inte få fångas om de aldrig drar över kontot.

Dubbelkontrollera bankavstämningen

En snabb relaterad punkt: Om du inte är den person som gör bankavstämningen, var noga med att se över det avstämningsarbete som utförts av den som gör jobbet. (Förmodligen din bokförare?) Denna översyn betyder inte bara en annan uppsättning ögon ser arbetet och fångar fel. Denna översyn ger ytterligare ett tillfälle att se till att ingen rolig verksamhet uppstår.

Och, åh, en annan besvärlig punkt: Känner du inte att följa de föregående två eller tre procedurerna?Då kan du - inte banken - äta några förluster från saker som förfalskning.

Välj en bokhållare som känner till datorer

Oroa dig inte, du behöver inte begära en FBI-bakgrundskontroll när du anställer en bokhållare. Faktum är att om du använder QuickBooks behöver du inte anställa personer som är bekanta med småföretagens bokföringssystem. Men hitta personer som vet hur man håller en checklista och arbetar med en dator. De borde inte ha problem med att förstå QuickBooks.

Självklart vill du inte ha någon som bara fallit av tippvagnen. Men även om du hyr någon som reste in i stan på en, kommer du inte att ha mycket problem med att få den personen till snabbhet med QuickBooks.

Om du kan, hitta en bokhållare som känner till dubbel bokföring och löneavgift

Medan du hittar någon att hjälpa till med QuickBooks-arbetet, här är några kommentarer om den ideala kandidatens tekniska färdigheter. … En bokhållare som känner till dubbel bokföring är superhjälpsam - men för att vara rättvis är sådan kunskap förmodligen inte nödvändig.

Också, om du kan, hitta någon som vet hur man gör löneavgift - och inte bara de federala löneskatterna, utan också statens löneskatteskapsaffärsverksamhet. (Om du inte hittar den här typen av person vet du att du enkelt kan lägga ut löner till en stor lönjänst.)

Granska regelbundet ditt bokslut

Producerar och tittar regelbundet över resultaträkningen som QuickBooks genererar utan problem. Få vanligt att titta över din balansräkning med sina förteckningar över tillgångar och skulder. Utforska och hitta en annan rapport eller två som ger dig användbar insikt i rytmen och rimmen i ditt företag. (Eventuella fel du gör kommer förmodligen att dyka upp som fåniga nummer på din balansräkning, förresten.)

Förmodligen kan du hålla ett ganska fast handtag på operationen genom att titta på två eller tre lättförståeliga rapporter. Och genom att jämna regelbundet i dessa bokslut - säg en eller två gånger i veckan - gör du ditt bokföringssystem till ett verktyg som är användbart både för att upptäcka frestande möjligheter och för att undvika farliga fällor.

Här är ett sätt att driva dina affärer genom att titta på tre QuickBooks-rapporter:

• En resultaträkning som jämför årets aktuella år och föregående år (så att du kan se hur du gör det nuvarande året jämfört med föregående år år)

• Summan av kundfordringar (så att du kan se vilka kunder och kunder som är förfallna)

• Balansen (så att du kan övervaka ditt kontanter och rörelsekapital och hitta några roliga saker)

Välj ett lämpligt redovisningssystem

När du använder QuickBooks använder du antingen kontantbaserad bokföring eller periodiserad redovisning. Kassaflödesbokföring är bra när ett företags kassaflöde speglar försäljningen och dess kassaflöde speglar sina kostnader. Denna situation är emellertid inte fallet i många företag. En kontraktsbyggare av enfamiljshus kan till exempel få pengar att komma in (genom att låna från banker) men får inte göra några pengar.Alternativt kan en bondeägare som lånar pengar på 22 procent ränta göra skuggor pengar, även om pengar släpper ut av verksamheten dagligen.

När du köper och säljer lager använder du periodiserad bokföring bättre än kontantbaserad redovisning. Kontantbaserad redovisning försvinner emellertid vanligtvis inkomstskatter.

Om QuickBooks inte fungerar för din verksamhet

QuickBooks är ett bra företag för småföretag. Men om QuickBooks inte verkar passa dina behov - om du till exempel behöver ett program som fungerar bättre för en tillverkare eller som innehåller någon speciell branschspecifik funktion - kanske du vill ha en av de mer komplicerade (men också mer kraftfulla) småföretag bokföringspaket.

Innan du hoppa från QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, se till att ta reda på Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks, vilket kostar mer men fungerar också för större företag. Enterprise-versionen av QuickBooks ser ut och fungerar nästan identiskt med de "vanliga" versionerna. Om du känner till QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, vet du redan (eller mestadels) QuickBooks Enterprise.

Om Enterprise-versionen av QuickBooks inte fungerar kan du kanske prata med din revisor om branschspecifika paket. (Om du till exempel är en kommersiell skrivare kan vissa leverantörer ha utvecklat ett specialbokföringspaket bara för kommersiella skrivare.)

Håll saker enkelt

När du hanterar småföretagens finansiella affärer, behåll saker så enkelt som möjligt. Faktum är att dina affärer är tillräckligt enkla att du enkelt kan berätta om du tjänar pengar och om verksamheten är frisk.

Detta råd om enkelhet kan låta konstigt, men ibland kan mycket ljusa människor skapa mycket komplexa finansiella strukturer för sina företag, inklusive komplicerade leasingarrangemang, labyrintiskt partnerskap och företagsstrukturer och sofistikerade vinstdelning och kostnadsdelning med andra företag. Dessa superfinansierade finansiella arrangemang ger ingen vinst när du beaktar alla kostnader. Dessutom blir sådana komplexa arrangemang nästan alltid förvaltning och registrering av huvudvärk.