Redigera menykommandon för QuickBooks - dummies

När du arbetar med ett register i QuickBooks, innehåller redigeringsmenyn flera andra användbara kommandon för att skriva in nya transaktioner, redigera befintliga transaktioner och återanvända transaktionsinformation:

• Redigera Check / Deposit: Detta kommando motsvarar knappen Redigera transaktion (som visas i registret). Om du väljer kommandot Edit Check / Deposit, visar QuickBooks skrivskyddsfönstret så att du kan redigera transaktionen med det verktyget.

  Kommandonamnet ändras beroende på den valda transaktionen. Du ser kommandot Redigera kontroll om den valda transaktionen är en check. Du ser kommandot Redigera insättning om den valda transaktionen är en insättning.

• Ny kontroll: Det här kommandot visar skrivkontroller-fönstret så att du kan spela in en ny transaktion och registrera den i registret.

• Ta bort kontroll: Ta bort kontrollen raderar den valda transaktionen från registret. (Namnet på det här kommandot ändras beroende på transaktionen vald i registret.)

• Memorera Check: Detta kommando, som visas när det är lämpligt, memorerar den valda transaktionen, lägger till kontrollinformationen i listan över memorerade transaktioner och därmed kan du återanvända kontrollinformationen någon gång i framtiden. (Om du har en transaktion som du spelar in ofta - till exempel varje månad - memorera transaktionen och sedan återanvända sparar du ofta datainmatningstid.)

• Annullera Check: Det här kommandot, som också visas när det är lämpligt, låter dig avmarkera den valda transaktionen.

• Kopiera / klistra in: Kopiera-kommandot kopierar den aktuella valda kontrollen. Om du väljer kommandot Klistra in klistrar QuickBooks den justkopierade kontrollen till nästa tomma rad i registret.

• Gå till överföring: Kommandot går till andra sidan av en överföringstransaktion. Go to Transfer-kommandot är självklart meningsfullt och fungerar bara om den valda transaktionen är en överföring.

• Transaktionshistorik: Detta kommando visar ett fönster som listar alla transaktioner som är relaterade till den aktuella valda transaktionen. Vanligtvis använder du det här kommandot Transaktionshistorik när den valda transaktionen är en kundbetalning.

  I det här fallet kommer fönstret Transaktionshistorik att lista alla transaktioner som är relaterade till kundbetalningstransaktionen. Du kan använda fönstret Transaktionshistorik för att snabbt gå till en av de relaterade transaktionerna. Klicka bara på den angivna transaktionen. Du kan också redigera transaktioner som visas i fönstret Transaktionshistorik.Klicka på transaktionen och klicka sedan på knappen Redigera betalning för att göra det här.

• Anteckningsblock: Välj det här kommandot för att visa dialogrutan Anteckningar så att du kan skriva ner fritt formulär information om den valda transaktionens betalningsmottagare. Dialogrutan Anteckningar innehåller en datumstämpelknapp som du kan använda för att spela in tiden när du noterar en anteckning och en utskriftsknapp som du kan använda för att skriva ut kopior.

• Ändra kontofärg: Det här kommandot visar dialogrutan Ändra kontofärg, där du kan välja en annan färg för den rand som visas i registret. För att välja en annan färg, klicka på färgtorget som visar vilken färg du vill ha och klicka sedan på OK.

• Använd Registrera: Det här kommandot visar dialogrutan Använd register, där du kan välja det konto du vill visa i ett register.

• Använd kalkylator: Detta kommando, förutsägbart, visar Windows-kalkylatorn. Om du har frågor om hur du arbetar med Windows-kalkylatorn, se Windows-dokumentationen eller Windows Hjälp-filen.

• Sök: Kommandot Sök visar antingen fliken Enkel i fönstret Sök eller fliken Avancerat i fönstret Sök. Båda flikarna låter dig söka i ditt register och hitta transaktioner.

  

  Använd fliken Enkel, använd rutorna Transaktionstyp, Kund: Job, Datum, Faktura och Belopp för att beskriva den transaktion du vill ha. Ange så mycket information som möjligt, men observera att om du anger felaktig information kan QuickBooks (självklart) inte hitta den transaktion du letar efter.

  När du har beskrivit transaktionen så mycket som möjligt kan du klicka på Sök-knappen. QuickBooks visar en lista över transaktioner som matchar dina sökkriterier. För att gå till en viss transaktion klickar du på transaktionen i listan och klickar sedan på Gå till-knappen.

  

  I fliken Avancerat kan du beskriva en mycket mer exakt och komplex uppsättning sökkriterier. I huvudsak kan du i smärtsamt detalj beskriva ett filter som QuickBooks ska gälla för varje fält som spelats in för en transaktion. Om du till exempel vill filtrera baserat på kontot väljer du kontoinmatningen från listan Filtrera.

  Öppna sedan listrutan Konto och välj en av de kontogrupperingar som QuickBooks visar. Inlägget Alla konton väljs så att alla konton visas, men du kan välja posten Välj konton i stället för att visa en dialogruta som du kan använda för att välja de konton du vill leta efter.

  

  Inkludera delat detalj? radioknappar kan du ange om du vill använda delad detaljinformation. När du har beskrivit filtret eller filtren du vill använda, klicka på Sök-knappen. Som med fliken Enkel i fönstret Sök visas en lista över alla transaktioner som matchar ditt filter med QuickBooks. För att gå till en av de listade transaktionerna, klicka på den och klicka sedan på Gå till-knappen.

• Sök: Det här kommandot öppnar ett sökfönster som du kan använda för att söka efter specifik information i din företagsfil.

• Inställningar: Med det här kommandot kan du ändra hur QuickBooks fungerar så att det passar bäst i företagets bokföringskrav.