Uppdatera och hantera Power Pivot External Data Connections - dummies

När du laddar data från en extern datakälla till Power Pivot skapar du väsentligen en statisk stillbild av den datakällan vid skapandet. Power Pivot använder den statiska stillbilden i sin interna datamodell.

När tiden går, kan den externa datakällan ändras och växa med nyligen tillagda poster. Power Pivot använder dock fortfarande sin ögonblicksbild, så det kan inte innehålla några av ändringarna i din datakälla tills du tar en annan stillbild.

Åtgärden att uppdatera Power Pivot-datamodellen genom att ta en annan stillbild av din datakälla kallas uppdatering data. Du kan uppdatera manuellt, eller du kan ställa in en automatisk uppdatering.

Manuell uppfriskande Power Pivot-data

På fönstret Hem i fönstret Power Pivot ser du Uppdatera-kommandot. Klicka på rullgardinsmenyn nedanför för att se två alternativ: Uppdatera och Uppdatera alla.

Power Pivot låter dig uppdatera ett bord eller alla tabeller.

Använd uppdateringsalternativet för att uppdatera Power Pivot-tabellen som är aktiv. Det vill säga, om du är på fliken Dim_Products i Power Pivot, klickar du på Uppdatera ut till den externa SQL-servern och begär en uppdatering för endast Dim_Products-tabellen. Det fungerar bra när du behöver strategiskt uppdatera endast vissa datakällor.

Använd alternativet Uppdatera alla för att uppdatera alla tabeller i Power Pivot-datamodellen.

Konfigurera automatisk uppfriskning

Du kan konfigurera dina datakällor för att automatiskt dra de senaste data och uppdatera Power Pivot.

Gå till fliken Data i Excel-bandet och välj kommandot Anslutningar. Dialogrutan Arbetsbokanslutningar öppnas. Välj den dataanslutning du vill arbeta med och klicka sedan på knappen Egenskaper.

Välj en anslutning och klicka på knappen Egenskaper.

Öppna dialogrutan Egenskaper genom att välja fliken Användning. Här hittar du ett alternativ att uppdatera den valda dataanslutningen varje X-minut och ett alternativ för att uppdatera dataanslutningen när Excel-arbetet öppnas:

• Uppdatera varje X-minut: Placera en check bredvid detta alternativ berättar att Excel automatiskt uppdaterar den valda dataanslutningen ett angivet antal minuter. Detta uppdaterar alla tabeller som är kopplade till den anslutningen.
• Uppdatera data vid öppnandet av filen: Om du markerar ett alternativ bredvid det här alternativet berättar Excel att automatiskt uppdatera den valda dataanslutningen efter att arbetsboken öppnats. Detta uppdaterar alla tabeller som är kopplade till den anslutningen så snart som arbetsboken öppnas.

Dialogrutan Egenskaper låter dig konfigurera den valda dataanslutningen för att uppdateras automatiskt.

Förhindra uppdatering Alla

Du kan uppdatera alla anslutningar som matar Power Pivot, genom att använda kommandot Uppdatera alla. Tja, det finns faktiskt två ställen där du kan klicka på Uppdatera allt i Excel: på fliken Data i Excel-bandet och på fliken Analys som du ser när du arbetar i ett pivottabell.

I Excel 2010 uppdaterades dessa två knappar endast med standard pivottabeller och datalägenheter i arbetsboken, och knapparna Power Pivot refresh påverkades endast av Power Pivot. De utlöser nu samma operation. Om du klickar på någon uppdateringsnyckel någonstans i Excel laddar du helt enkelt Power Pivot, uppdaterar alla pivottabeller och uppdaterar alla arbetsboksdataanslutningar. Om din Power Pivot-datamodell importerar miljontals data rader från en extern datakälla, vill du kanske undvika att använda funktionen Uppdatera alla.

Lyckligtvis har du ett sätt att förhindra att vissa dataanslutningar uppdateras när Uppdatera allt är valt. Gå till fliken Data i Excel-bandet och välj kommandot Anslutningar. Detta öppnar dialogrutan Arbetsbokanslutningar, där du väljer den dataanslutning du vill konfigurera och klickar sedan på Egenskaper.

När dialogrutan Egenskaper har öppnats markerar du fliken Användning och tar bort kryssrutan bredvid Uppdatera den här anslutningen på Uppdatera alla (som visat).

Dialogrutan Egenskaper låter dig konfigurera den valda dataanslutningen för att ignorera kommandot Uppdatera alla.

Redigera dataanslutningen

I vissa fall kan du behöva redigera källdataanslutningen när du redan har skapat den. Till skillnad från uppfriskande, där du helt enkelt tar en annan ögonblicksbild av samma datakälla, kan du redigera källdataanslutningen om du vill gå tillbaka och omkonfigurera själva anslutningen. Här är några orsaker som du kan behöva redigera dataanslutningen:

• Placeringen eller servern eller datakällan har ändrats.
• Namnet på servern eller datakällan har ändrats.
• Du måste redigera dina inloggningsuppgifter eller autentiseringsläge.
• Du måste lägga till tabeller som du släppte ut under första importen.

I fönstret Power Pivot går du till fliken Hem och klickar på kommandoknappen Existing Connections. Dialogrutan Existerande anslutningar öppnas. Dina Power Pivot-anslutningar finns under underrubriken Power Pivot Data Connections. Välj den dataanslutning som behöver redigeras.

Använd dialogrutan Existerande anslutningar för att omkonfigurera dataöverföringar för Power Pivot-källan.

När din måldataanslutning har valts, se till Redigera och Öppna-knapparna. Knappen du klickar beror på vad du behöver ändra:

• Redigera-knapp: Gör det möjligt att omkonfigurera serveradress, filväg och autentiseringsinställningar.
• Öppna knapp: Gör det möjligt att importera ett nytt bord från den befintliga anslutningen, vilket är praktiskt när du oavsiktligt missat ett bord under den första laddningen av data.