Sage Instant Accounts for Dummies Cheat Sheet (UK Edition) - dummies

Av Jane E. Kelly

Behöver du ta hand om dina nya eller småkonton? Använd det här fuskbladet för några snabba och enkla tips om hur du använder Sage Instant Accounts-programvara för att hantera bokföringsinformation inom din affärsverksamhet.

9 Sage Instant Accounts Funktionsknapps genvägar

Funktionsknapparna Sage Instant Accounts kan spara tid och ansträngning mitt i en hektisk arbetsdag. För att använda bokföringsprogramvaran till nytta i ditt nya eller småföretag, behåll dessa nyckelkombinationer i åtanke:

• F1: Var du än är på Sage kan du trycka på F1 för att få relevanta hjälpämnen för den skärmen.

• F2: Den här nyckeln innehåller en liten skärmkalkylator som du kan använda för att kontrollera dina siffror - för att se till att en faktura lägger till korrekt innan du anger den, till exempel.

• F3: Tryck på den här knappen när du anger detaljer på en produktfaktura för att öppna fönstret Ändra objektlinje. Konton Professionella användare kan också använda den här nyckeln för att öppna fönstret Ändra objektlinje från en försäljnings- eller inköpsorder.

• F4: Genom att trycka på den här funktionstangenten kan du se hela listan med ett fält med en rullgardinsmeny. Den öppnar en räknare i ett nummerfält eller en kalender i ett datumfält.

• F5: Den här nyckeln öppnar en valutaomvandlare i ett numeriskt fält och en stavningskontroll i ett textfält.

• F6: Tryck på den här knappen för att kopiera informationen från cellen ovan till den aktuella cellen du arbetar med. Den här funktionen är till nytta när du anger en sats med fakturor.

• F7: Den här tangenten sätter in en rad ovanför den du arbetar med.

• F8: Tryck på den här knappen för att radera linjen du är på.

• F9: Denna nyckel beräknar nettobeloppet på en faktura och momselementet om du bara har bruttobeloppet (mängden inklusive moms).

3 Topptips för säkerhetskopiering i Sage Instant Accounts

Att behålla goda bokföringsuppgifter är nyckeln till affärsframgång. Att säkerhetskopiera böckerna är lika viktigt när du använder Sage Instant Accounts-programvaran. Se till att dina data alltid skyddas genom att följa dessa tips och minska risken för att du förlorar ditt arbete.

• Se till att du tar en backup minst en gång om dagen om inte mer. Ju större mängden data du anger, desto oftare måste du säkerhetskopiera.

• Ge säkerhetskopiorna förnuftiga namn och använd det sista transaktionsnumret där det är möjligt. Det kan verkligen hjälpa dig om du behöver återställa dina data.

• Håll alltid en dagbok om det senaste transaktionsnumret som angivits den dagen, och du kan korsa referens det mot det säkerhetskopieringsnamn du har angett det.

Hantera dina månatliga konton i Sage Instant Accounts

Även om din Sage Instant Accounts-programvara kan hjälpa dig att hålla reda på dina företagskonton måste du utföra vissa jobb varje månad för att vara säker på att allt är i ordning. Här är en användbar checklista för att säkerställa att dina konton är så aktuella och så exakta som de kan vara:

• Ange dina försäljningar och köp fakturor.

• Ange alla kvitton och betalningar från checkstubber och inbetalningssedlar.

• Ange direktavgifter, bankautomatiska clearingtjänster (BACS), överföringar och så vidare från bankredovisningar.

• Förena bankkonton, inklusive kreditkort.

• Ange journaler (eller kör trollkarlar) för upplupna kostnader, förskottsbetalningar, avskrivningar och så vidare.

• Gå in i lagertidskrifter eller kör guiden Öppna / Slutförslagen

• Kör momsavgift (om det är fel).

• Ange dina PAYE-tidskrifter och momsjournaler och kör guiderna om det behövs.

• Kör åldersfordringar och åldersfordringar för perioden.

• Kör vinst och förlust och balansräkning för perioden.

• Kör månadsänden (Verktyg> Period-End> Month-End).