Spara tid med den inbäddade faxen i Outlook 2003 - dummies

Den gamla sätten att skicka fax är att skriva ut dokumenten och en försättssida, hämta dem från skrivaren, gå till faxen, sätt in dokument, och sedan skicka dem. Tiden bortkastad under denna process kan variera mellan tre och tio minuter. Outlook 2003 förenklar processen eftersom du nu kan skicka faxet direkt från datorn.

Konfigurera Microsoft Fax-konsolen

För att skicka ett fax direkt från datorn måste du ha Microsoft Fax-konsolen installerad. För att se om konsolen är installerad, gå till Windows Kontrollpanel och mappen Skrivare och fax och leta efter faxikonen. Om du ser ikonen Fax, är du redo att skicka fax.

Om faxikonen inte visas följer du dessa steg:

1. Klicka på Windows Start-knappen och välj Kontrollpanelen, Skrivare och fax.

Listan Skrivare och faxenheter visas.

2. Välj kommandot Lägg till en fax i skrivarens uppgifter.

3. Följ faxguiden till slutet av inställningen.

Skicka ett fax

Med din faxkonsolenhet installerad behöver du inte skriva ut något papper och gå till faxmaskinen och förlora tid och energi i processen. Om du arbetar med en bärbar dator hjälper faxkonsolen dig att skicka ett fax från ditt hotellrum eller någon annan plats. Anslut bara telefonlinjen och skicka.

För att skicka ett fax:

1. Öppna dokumentet du vill faxa.

2. Välj Arkiv, Skriv ut.

Dialogrutan Skriv ut öppnas.

3. Välj FAX i rullgardinsmenyn Namn.

Om faxdrivrutinen inte visas, se föregående avsnitt "Ställa in Microsoft Fax-konsolen. ”

4. Klicka på OK.

Guiden Skicka fax visas.

5. Klicka på Adressboksknappen.

Outlook-adressboken visas.

6. Dubbelklicka på mottagarens faxnummer.

Faxnumret överförs till Faxguiden.

7. Klicka på Nästa.

8. Välj och fyll i en omslag och klicka sedan på Nästa.

9. Välj om du vill skicka faxet nu eller vid en annan tidpunkt och klicka sedan på OK.

Faxen skickas, vilket sparar tid utan pappersstopp. Fönstret Faxövervakning öppnas och visar samtalsstatusen.

Du kan läsa den fullständiga rapporten om dina fax som skickas och tas emot i MS Fax-konsolen. Gå till din Windows Kontrollpanel, klicka på mappen Skrivare och fax, och dubbelklicka på faxmappen för att visa faxkonsolen. Välj nu de Skickade objekten för att se en lista över skickade fax.