Schemalägga ett möte med Lotus Notes 6 - dummies <[SET:descriptionsv]För att skapa ett nytt möte, öppna din kalender först och sedan öppna ett möte med Lotus Notes 6

För att skapa ett nytt möte, öppna först kalendern och klicka sedan på knappen Planera en möte på Aktivitetsfältet. En blank mötesformulär visas. I Figur 1 kan du se ett exempel på mötesformulär.

Figur 1: Skapa ett nytt möte.

De flesta av fälten på en mötesformulär är desamma som de i en avtalsformulär. Du måste fylla i grunderna, till exempel ett ämne, när, varaktighet och plats. Därefter fortsätter du för att överväga vem du vill bjuda in.

Inbjudna inbjudna

I det enklaste fallet anger du helt enkelt namnen på de personer som du vill komma till ditt möte. Fyll bara i fälten Inviterade sektionen (längst ned till vänster) samt datum, tid och plats sektioner i det nya mötesformuläret. Som du kan se i Figur 1 kan du bjuda in tre typer av personer: Obligatoriskt, Valfritt och FYI.

• Obligatorisk: Någon vars namn du listar i detta fält anses av Notes vara en obligatorisk deltagare i ditt möte. Det här är speciellt viktigt när du frågar Notes för att hitta de bästa tiderna för ett möte med hjälp av Scheduler.

• Valfritt: När det gäller Notes är dessa människor verkligen som Required People. Anteckningar konsulterar sina scheman om du frågar Anteckningar för att hitta de bästa tiderna för ditt möte. Om en person listas som en alternativ inbjudan i en mötesinbjudan är hans närvaro inte nödvändigtvis obligatorisk.
• FYI: Använd det här fältet om du vill skicka ett möte meddelande - annorlunda än en inbjudan - till någon. Antag att du måste planera ett möte med dina lagmedlemmar. Du kan ange varje teammedlems namn i det obligatoriska fältet, men ange din chefs namn i FYI-fältet. På så sätt får dina kollegor en inbjudan till mötet, men din chef får bara ett mötesmeddelande istället. På så sätt vet chefen att du har mötet och att du skickade inbjudningarna men också att hon inte förväntas delta.

Folket i de obligatoriska och valfria fälten kommer inte att se namnen på någon som du listar i FYI-fältet i en mötesinbjudan.

Klicka på knapparna som ser ut som en liten telefonbok till höger om fälten Required, Optional och FYI för att välja namn från Public Directory.

Det enklaste sättet att skapa en ny mötesinbjudan är följande:

1. Ange ett ämne i fältet Ämne.

2. I fälten När väljer du start- och slutdatum och tid för mötet.

3. Ange platsen i fältet Var.

4. I fälten Inbjudna anger du namnen på de personer som du vill bjuda in.

5. Klicka på Spara och Skicka inbjudningar på Aktivitetsfältet.

Alla dina inbjudna får ett meddelande i sin inkorg, och ber dem att komma till ditt möte.

Det enda problemet med detta tillvägagångssätt - även om det verkligen är direkt - är att det vanligtvis startar en volley av e-postmeddelanden fram och tillbaka mellan dig och dina gäster. Du vet, "Jag kan inte göra det klockan 9:30, men hur är det med 10, istället? "Variation. Beroende på antalet personer som du bjuder in till ett visst möte kan du faktiskt tillbringa en hel del tid efter att ha skickat inbjudan att försöka samordna dem, eftersom de alla kommer tillbaka till dig med dessa "Ja, jag kan" eller "Nej, Jag kan inte "svara.

Du kan enkelt skjuta detta dilemma. Snarare än att använda den enkla processen som listas ovan, be Notes Scheduler att först granska varje inbjudandes kalender för att hitta en gemensam tid när alla är tillgängliga. Beväpnad med denna information kan du ställa in en mötesperiod som är bekväm för (förhoppningsvis) alla. Din inbjudan kommer i dina gästers Inkorgen redan förladdad med datum och tid som du vet (hej hej) när de är gratis. Vilken som helst av dina gäster kan fortfarande avvisa, men du minskar risken för att det händer ganska dramatiskt eftersom du undviker de flesta schematkonflikter framåt.

Använda Scheduler

För att få anteckningar föreslår en optimal tid för ett möte baserat på när dina obligatoriska och valfria mötesdeltagare är tillgängliga, håll av med att klicka på Spara och Skicka inbjudningsknappen ännu. Fyll i ditt mötesformulär som vanligt och klicka sedan på knappen Klicka för att se inviterade, rum och resurs tillgänglighet, som du hittar i Scheduler-sektionen (botten) på mötesformuläret. (Se Figur 1.)

Figur 2 visar ett möte Mötesinbjudan med Schemaläggaren öppnad.

Figur 2: Använd schemaläggaren för att ta reda på när dina gäster är tillgängliga att träffas.

När du använder Scheduler för att få Notes hitta mötestider för dig, har du två sätt att se: enligt bästa tider eller schema detaljer. Välj först knappen Sammanfattning (under Visa-rubrik, vänster sida) för att säkra den vyn. Den här uppfattningen är förmodligen det enklaste att använda eftersom du snabbt kan se en uppsättning tidsförslag under vilka alla personer du bjuder in är tillgängliga.

Om du vill använda en av de gånger som Notes föreslår, välj bara en lämplig tid till alla från listrutan Föreslåda tider för vald dag och klicka sedan på knappen Använd vald tid under den. Anteckningar kommer då att justera tiderna för din mötesinbjudan. Du kan se fälten i Whensection överst på mötesformuläret ändras i enlighet därmed när du klickar på en post i den här listan.

Du kan också klicka på något av datumen i den lilla månadskalenderen (längst ned till höger om formuläret) för att undersöka en annan dag och se när dina vänner är tillgängliga den dagen.

Kolla in den lilla pilen bredvid listan över föreslagna tider för vald dagslista. Klicka på den här pilen om du vill visa mer tillgänglighetsalternativ för schemat.Från den nedrullningsbara listan som visas kan du välja att söka efter kompatibel ledig tid under en viss dag, vecka eller månad. Detta är särskilt användbart om de personer du bjuder inte har någon tillgänglighet på det ursprungliga datumet du valde.

Om du har problem med att hitta en tid som fungerar för alla dina inbjudna, klickar du på Kontrollera om alla obligatoriska kan delta och använd sedan listrutan som följer för att välja en tid för en mindre grupp människor. Det här är till hjälp när du försöker schemalägga ett möte med ett större antal - över 20 personer.

Ett annat visuellt sätt att hitta tider när dina inbjudna är tillgängliga är att visa dem enligt schema detaljer. Välj alternativknappen (under Visa-rubriken) för att se en tabell som visar hur många gånger dina gäster är tillgängliga. Du kan se en sådan vy i Figur 3. En fördel med det här schemaläggningsbordet är att du per person kan se tillgängligheten i fritiden under två veckor.

Figur 3: Visa individuella scheman detaljer för att hitta ledig tid.

Dra den stora, transparenta vertikala linjen tills du hittar en tid när alla är tillgängliga. (Det blir grönt när det händer.) De vita blocken i bordet representerar de tider som är öppna och tillgängliga och de färgade blocken representerar de tider då den givna deltagaren annars upptas. Om alla inbjudna inte är tillgängliga blir den vertikala linjen röd för att meddela att hela din posse inte kan delta. (En knapp längst ner på skärmen påminner dig om vilken status varje färg indikerar.)

Oavsett vilken metod du väljer att hitta en tid när du alla kan träffas måste du klicka på Spara och Skicka inbjudningar på åtgärden bar när du är klar.