Dela ACT! 2005 och Outlook Address Books - dummies

En vanlig missuppfattning bland potentiella ACT! Användarna är att de inte behöver ACT! eftersom de använder Outlook. Du kanske snicker vid det förslaget om du inser att Outlook är en PIM (personlig informationschef) medan ACT! är en sann kontaktchef. Tänk på ACT! som Outlook på steroider försök att göra en mailfusion, anpassa fält eller logga in anteckningar i Outlook och du förstår.

Fortfarande, vissa ACT! Användarna finner sig behöva använda Outlook av olika orsaker:

• Hans företag använder för närvarande Outlook för att upprätthålla företagskalendern.
• Hon kan använda Outlook för att hålla reda på personliga adresser och information som inte hör hemma i ACT!

Lyckligtvis kan du lära ACT! och Outlook för att dela både sina adressböcker och kalendrar med varandra.

När du använder både ACT! och Outlook adressböcker, måste du vara medveten om hur integrationen fungerar:

• Du kan importera alla dina Outlook-kontaktuppgifter - inklusive möten, uppgifter, anteckningar och journalposter - till ACT!.
• Du kan se alla ACT! s e-postadresser i Outlook.
• Du kan se alla Outlook: s e-postadresser i ACT!.
• Du kan inte se nya Outlook-kontaktuppgifter, avtal, uppgifter, noteringar och journalposter om du inte importerar dina Outlook-data igen.

Importera Outlook till ACT!

ACT! innehåller mycket bra Outlook som en av dess importalternativ. Trots allt växlar fler människor från Outlook till ACT! än från ACT! till Outlook. Här är allt du behöver göra för att importera Outlook-data:

1. Från någon ACT! skärm väljer du Arkiv -> Importera.

Säkerhetskopiera din databas är en bra idé innan du försöker prova något så knepigt som en dataimport.

Importguiden öppnas med en välkomnande skärm som du kan hoppa över genom att klicka på Nästa.

2. Välj Outlook som vilken typ av data du vill importera och klicka på Nästa.

3. Ange att du vill importera kontaktposter och klicka på Nästa.

Dina kontaktuppgifter inkluderar de bra grejerna, som personens namn, företag, adress, telefonnummer och skostorlek.

4. Ange dina importalternativ och klicka på Nästa.

Skärmen Ange importalternativ öppnas.

• Outlook-kontakter: Importera dina Outlook-kontakter till ACT!.

• Exchange Contacts: Importera dina Exchange-kontakter till ACT!. Använd bara det här alternativet om du arbetar för ett stort företag som delar din Outlook-information i ett nätverk.

• Tidningar och uppdrag som ACT! Aktiviteter: Konverterar dina Outlook-möten och uppgifter till ACT!aktiviteter.

• Anteckningar som ACT! Anteckningar: Konverterar dina Outlook-anteckningar till en ACT! notera.

• Tidskriftsuppgifter som ACT! Anteckningar: Importera dina Outlook-journalposter som ACT! anteckningar.

5. Karta dina Outlook-fält till ACT! fält och klicka på Nästa.

ACT! har redan "översatt" de befintliga Outlook-fälten i ACT! fält. Till exempel blir Outlook Postadress för företagsadress ACT! s postnummerfält.

6. Klicka på Slutför.

Konfigurera Outlook adressbok för att inkludera ACT!

Använda Outlook för ditt personliga e-mail? Du kan visa e-postadresser som är lagrade i Outlook från ACT! och vice versa. Även om ACT! identifierar automatiskt din standard Outlook-adressbok (er), Outlook är inte riktigt så ljus; du måste berätta för Outlook var du hittar din ACT! data. Följ dessa steg för att göra det:

1. I Outlook väljer du Verktyg -> E-postkonton.

Guiden E-postkonton öppnas.

2. Markera alternativet Lägg till ett nytt katalog eller Adressbok och klicka på Nästa.

3. I fönstret Katalog eller Adressbokstyp väljer du alternativet Ytterligare adressböcker och klickar sedan på Nästa.

4. Välj ACT! 2005 Adressbok och klicka på Nästa.

AKTEN! Dialogrutan 2005 Adressbok öppnas. Du kan ange tre ACT! databaser om du vill.

5. Klicka på Bläddra för att hitta och välj din ACT! databasen i avsnittet för första adressboken.

6. Ange din ACT! användarnamn och lösenord och klicka på OK.

Du får ett meddelande som säger att du avslutar Outlook och öppnar sedan det igen för att dina ändringar ska träda i kraft. Så …

7. Avsluta Outlook och öppna det igen så att dina ändringar träder i kraft.

Använda ACT! med Outlook e-post

När du har konfigurerat Outlook för att spela bra med ACT!, kan du skapa historik som visas på kontaktens historikflik i ACT!. Du kan göra det för antingen mottagna meddelanden eller för meddelanden som du skapar.

Skapa ACT! historia från ett e-postmeddelande mottaget i Outlook

Om du vill bifoga ett Outlook-e-postmeddelande till en kontakts historikflik följer du dessa steg:

1. I Outlook öppnar du det meddelande som du vill bifoga historik till.

2. Välj ett alternativ från ACT! Listrutan Historik.

Ser inte ACT! Historia alternativ? Högerklicka på Outlook-verktygsfältet och välj ACT! Historia.

3. Klicka på Bifoga till ACT! 2005 Kontakt (s) -knappen på Outlook-verktygsfältet.

Är du osäker på hur knappen ser ut? Det borde finnas en knappt bekant knapp i den högra änden av verktygsfältet - det är grafiken i samband med ACT!. Om du har lagt till mer än en ACT! adressboken till Outlook, uppmanas du att välja den databas där kontakten är lagrad.

4. Välj en kontakt i fönstret Bifoga e-post till kontakt och klicka på OK.

En länk till e-postmeddelandet visas på kontaktens historikflik.

Skapa ACT! e-post i Outlook

Om du är i Outlook och känna den överväldigande önskan att skicka e-post till din ACT! kontakter kan du göra det genom att följa dessa steg:

1. Skapa ett nytt meddelande i Outlook.

2. Välj ett alternativ från ACT! Listrutan Historik.

Ser inte ACT! Historia alternativ? Högerklicka på Outlook-verktygsfältet och välj ACT! Historia.

3. Klicka på To-knappen i det nya e-postmeddelandet.

Dialogrutan Välj namn öppnas.

4. Välj namnet på din ACT! databas från visningsnamnen från området.

5. Välj en kontakt i listrutan Typnamn eller Välj från lista.

För att påskynda processen skriver du in de första bokstäverna i din avsedda mottagares förnamn.

6. Klicka på OK.

Klicka på Skicka och du är redo att gå. Än en gång får du sitta och twiddling tummen medan ACT! slavar bort, skapar en historia av det skickade e-postmeddelandet på kontaktens historikflik.

E-post till Outlook-kontakter i ACT!

Sänder en ACT! E-post till en av dina Outlook-kontakter är nästan för lätt. Allt du behöver göra är att följa dessa steg:

1. Skapa en ny ACT! E-postmeddelande genom att klicka på ikonen E-post på ACT! navigeringsfältet och klicka sedan på Ny.

Det nya meddelandefönstret visas.

2. Klicka på knappen Till.

Dialogrutan Välj mottagare öppnas, vilket mycket liknar dialogrutan Välj namn.

3. Välj Microsoft Outlook från listrutan Adressbok.

Du ser nu en lista över alla dina Outlook-kontakter. För att påskynda processen kan du överväga att skriva in de första par bokstäverna i personens förnamn i rullgardinsmenyn Typ / Välj namn.

4. Välj önskat namn från listan och klicka på OK.