Smarta tabeller som expanderar med data i Excel datormodeller - dummies

En av de utmaningar du kan stöta på när du bygger datormodeller i Excel är en datatabell som expanderar över tiden. Det vill säga, tabellen växer i antalet poster som den innehar på grund av att nya data läggs till. För att få en grundläggande förståelse för denna utmaning, ta en titt på följande bild.

Datumet i både tabellen och diagrammet slutar i juni.

I denna figur ser du en enkel tabell som fungerar som källa för diagrammet. Observera att tabellen visar data för januari till juni.

Föreställ dig att nästa månad expanderar denna tabell för att inkludera julidata. Du måste manuellt uppdatera ditt diagram för att inkludera julidata. Föreställ dig nu att du hade samma problem i din datormodell, med flera datatabeller som länkar till flera staging-tabeller och instrumentbrädans komponenter. Du kan tänka dig att det skulle vara en extremt smärtsam uppgift att hålla dig uppdaterad varje månad.

För att lösa detta problem kan du använda Excels tabellfunktion (du kan säga att de tillbringade hela natten med det namnet). Med funktionen tabell kan du konvertera en rad data till en definierad tabell som behandlas oberoende av andra rader och kolumner på arbetsbladet. Efter att ett intervall konverterats till ett bord, visar Excel de enskilda cellerna i tabellen som ett enda objekt med funktionalitet som ett typiskt dataintervall inte har.

Exempelvis innehåller Excel-tabeller följande funktioner:

• De aktiveras automatiskt med rullgardinsmenyer, så att du enkelt kan filtrera och sortera.

• De kommer med möjlighet att snabbt lägga till en Total rad med olika aggregatfunktioner.

• Du kan använda speciell formatering till Excel-tabeller oberoende av resten av kalkylbladet.

• Viktigast för datamodelleringsändamål, expanderar de automatiskt för att möjliggöra nya data.

Funktionen Tabell finns i Excel 2003 under ett annat namn: List-funktionen (finns på Excels Data-meny). Fördelen med detta faktum är att Excel-tabeller är fullt kompatibla med Excel 2003-listor.

Konvertera ett intervall till ett Excel-bord

Så här omvandlar du en rad data till ett Excel-bord: Följ dessa steg:

1. Markera intervallet med celler som innehåller de uppgifter du vill ha i Excel-tabellen.

2. Klicka på tabellen Tabell på fliken Infoga i bandet.

   Detta steg öppnar dialogrutan Skapa tabell.

3. I dialogrutan Skapa tabell, verifiera intervallet för tabellen och ange om den första raden i det valda området är en rubrikrad.

4. Klicka på OK för att tillämpa ändringarna.

   

   Konvertera en rad data till en Excel-tabell.

Efter omvandlingen sker, märka några små förändringar. Excel har satt autofilter-neddragningar i rubrikraderna, raderna i tabellen har nu alternativ skuggning och alla rubriker som inte har ett värde har namngivits av Excel.

Du kan använda Excel-tabeller som källa för diagram, pivottabeller, listrutor eller något annat som du vanligtvis skulle använda ett dataval av. I följande figur har ett diagram kopplats till Excel-tabellen.

Excel-tabeller kan användas som källa för diagram, pivottabeller, namngivna intervall och så vidare.

Här är den imponerande biten. När data läggs till i tabellen expanderar Excel automatiskt intervallet i tabellen och innehåller det nya intervallet i alla länkade objekt. Det är bara ett fint sätt att säga att ett diagram eller pivottabell som är kopplat till ett Excel-bord automatiskt tar in nya data utan manuell ingrepp.

Om du till exempel lägger till juli och augusti data till slutet av Excel-tabellen uppdateras diagrammet automatiskt för att fånga nya data. I följande figur läggs juli med inga data och augusti med data för att visa att diagrammet fångar några nya poster och automatiskt plottar de angivna uppgifterna.

Excel-tabeller expanderas automatiskt när nya data läggs till.

Ta en stund att tänka på vilka Excel-tabeller som betyder för en datamodell. De betyder pivottabeller som aldrig behöver omkonfigureras, diagram som automatiskt registrerar nya data och intervall som automatiskt håller på med förändringar.

Konvertera en Excel-tabell till ett intervall

Om du vill konvertera en Excel-tabell till ett intervall kan du följa dessa steg:

1. Placera markören i någon cell i Excel-tabellen och välj tabellen Verktyg 'Design-subtabs på bandet.

2. Klicka på knappen Konvertera till rad, som visas.

3. När du är frågad om du är säker (via en meddelandruta), klicka på Ja-knappen.

   

   Om du vill ta bort Excel-tabellfunktionalitet, konvertera tabellen tillbaka till ett intervall.