Tio frågor att tänka på när du väljer användarverktyg - dummies

Få saker är mer frustrerande än att bygga ett datalager och lyckades göra det oanvändbart av mindre än tillfredsställande användarverktyg. Denna lista innehåller några frågor att överväga när du utvärderar verktyg som du kanske vill köpa.

Vill jag ha ett smorgasbord eller en sitta ner restaurang?

Sats att du inte förväntade dig att en fråga som detta skulle dyka upp, var du? Denna analogi hjälper ofta ramar diskussionen om vad du tittar på i ett verktyg. När företagsintelligens ursprungligen skapades var det en bred vision att användarna kunde tjäna sig själva.

Användaren skulle gå till en miljö, isolerad av alla underlag för data, och bara ställa en fråga och få svar, fråga nästa fråga och så vidare. Men det har ofta begränsat verktyget så att slutanvändaren inte kan komma åt den, så de kan inte självbetjäna - som i en sitta ner restaurang.

Kan en användare stoppa en spontan fråga eller rapport?

Nästan varje verktygsanvändare skickar ibland en fråga (eller utför någon annan typ av verksamhet, till exempel kör en rapport) som fortsätter och går och går …

Ett användarverktyg måste ge användarna ett sätt att stoppa denna typ av fråga eller rapportera graciöst utan att göra något av följande:

• Lås upp användarens stationära dator och tvinga honom eller henne att vända avstänga eller starta om

• Interferera med andra användares arbete (genom att kräva att du stoppar databasservern och starta om den till exempel)

• Annars orsakar störningar i affärer som vanligt

Hur skiljer sig prestanda med olika mängder data?

Du har kanske bestämt under projektets räckvidd att ditt datalager börjar med 500 gigabyte data, till exempel, och växa till 1 terabyte under de närmaste två åren. Det vet dock hur varje verktyg ska utföra med inte bara de första 500 gigabyte och det slutliga målet, men också med 2 eller till och med 3 terabyte, bara om det är fallet.

Om vad? Här är några få möjligheter:

• Nya datakällor som ingen kunde förutse under projektets omfattning.

• Ett beslut att lägga till en ökad detaljnivå i uppgifterna.

• Ett beslut att inte radera gammal data, utan snarare att hålla den i datalageret.

• En oförutsedd fusion uppstår, och du måste inkludera de nya enheternas information i ditt datalager.

Kan användare komma åt olika databaser?

Jag pratar om olika databaser med information från samma verktyg, inte nödvändigtvis olika DBMS-produkter.Till exempel kan en användare få tillgång till den vanliga data-marten som lagras på en lokal Windows NT-server för de flesta frågor och rapporter och, med samma verktyg, har tillgång till denna information:

• En annan avdelningens data mart, för tillfälliga frågor > Organisationens huvuddatabutik

• En extern dataleverantör över Internet

• Användare ska inte behöva byta verktyg för att utföra liknande funktioner (grundläggande fråga och rapportering, till exempel OLAP) mot olika datakällor.

Kan datadefinitioner enkelt ändras?

Även om processen med att få den första uppsättningen datadefinitioner igång är ganska lätt i de flesta användarverktyg måste du fråga dig själv om dessa frågor när du behöver göra ändringar:

Hur lätt kan du uppdatera hela din användargemenskapens datadefinitioner, och hur lång tid tar det? (Har du 100 användare? 1, 000? 5, 000?)

• Hur ändrar du frågor och rapporter som använder data som inte längre existerar eller data med en ändrad struktur (t.ex. datatyp och storlek)?

• Vad händer med skript och program som ingår i verktyget?

• Hur använder verktyget?

Behöver verktyget stationär användning, eller kan du distribuera det i din organisations standardwebbläsarkonfiguration? Om du tittar på ett verktyg som inte är tillgängligt för distribuering i en webbläsare, kan du eventuellt ompröva dina kriterier. Utveckling av server-sidor sänker mycket kostnader som finns när du måste distribuera verktyg på datorn.

De flesta business intelligence-sviter har dock inte utvecklats inom ett område - deras modellerings- och administrationsverktyg. Det finns fortfarande en kraftig lutning mot skrivbordsverktyg på detta område.

Med tanke på att de flesta organisationer har interna standarder för sina klientdatorer, måste processen för att bestämma hur bra ett verktyg passar in i din standardkonfiguration vara enkelt. Om du antar att produkten körs på ditt operativsystem på skrivbordet (alltid en showstopper om den inte gör det), bör du överväga dessa problem:

Hur väl måste du ansluta till kompatibilitetsprogrammet och kompatibilitetsprogrammet, till exempel drivrutiner för databasanslutning och förvaringsanslutning.

• Oavsett om du ska ladda programvaran i någon särskild ordning. Ja, leverantörer tillhandahåller fortfarande programvara som konflikter om du inte laddar in den i rätt ordning.

• När du har val om var vissa komponenter i ett verktyg kan ligga (för varje klient, till exempel eller en gång på varje server), bestämma den rekommenderade konfigurationen och om det finns några problem i din miljö.

• Hur förändras prestanda om du har ett stort antal användare?

Du måste veta hur prestanda ändras när antalet användare ökar. Du bör se lite eller ingen prestationseffekt om ett verktygs miljö är utformad korrekt och effektivt - se till att verktyget du funderar faller i denna kategori.

Vilken onlinehjälp och hjälp är tillgänglig, och hur bra är det?

Alla verktyg som värderar saltet bör innehålla ganska omfattande onlinehjälp.Funktioner att leta efter är bland annat guider, handledning, kontextkänslig hjälp och mallar för frågor och rapporter.

Gränsar verktygsstödet till andra produkter?

Även om vissa OLAP-produkter har direktgränssnitt från deras databas till ett kalkylblad (vanligtvis Microsoft Excel), även om du använder en produkts rapporterings- och frågningsfunktioner, bör användarna alltid kunna hämta data från affärsunderrättelsetjänsten och popa den till Excel för mer analys, manipulation eller vad de vill göra.

Du bör allmänt kunna inkludera rapporter i ordbehandlingsdokument (t.ex. en Microsoft Word-fil), grafik och presentationsprogram (till exempel Microsoft PowerPoint), en personlig databas (till exempel Microsoft Access) och (av kurs) ett kalkylblad (till exempel Excel).

Vad händer när du drar kontakten?

Fortsätt - prova det. I mitten av en fråga eller rapport stäng av datorn och se vad som händer.

Du vill inte bara säkerställa att användare kan starta om en stationär dator utan några problem med övergångsskick (till exempel tillfälliga filer och arbetsfel som förhindrar att användaren gör ytterligare arbete tills felet är löst), men också att avbrottet påverkar inte ditt lagerdatabas (och eventuella mellanliggande servrar).

Eller ännu bättre, ta reda på om produkten är smart nog att välkomna användaren tillbaka genom sin webbläsare, återansluta den användaren till hans eller hennes fråga.