Tio saker du inte kan göra med Outlook - dummies

Det tar bara några minuter att ta reda på något som ett program kan göra, och du kan spendera hela dagen och försöka lista ut något som en program kan inte gör.

Tänk på att Outlook inte kan göra dessa tio saker när du först får det. Eftersom du kan omprogrammera Outlook med Visual Basic, kan en smart person göra att Outlook gör många av dessa saker genom att skapa genvägsmakroer (som ligger utanför ramen för den här boken).

Anpassade sorteringsmappar

De mest organiserade personerna blir ännu mer organiserade när de använder Outlook. De tycker ofta om att lägga in alla e-postmeddelanden till rätt mapp. De gillar också att sortera sina mappar i en mycket speciell, högeffektiv ordning, som inte alltid är alfabetisk. Tyvärr sorterar Outlook-mapplistan sig själv alfabetiskt, inga undantag. Det driver nitpickers nutty, men det finns ingen förändring.

Gå tillbaka till de gamla menyerna

Många tycker om bandet bättre än Outlooks gamla menysystem. Det är större och mer färgstarkt, utan tvekan. Men om du lärt dig att använda datorer under högtidens menyer och verktygsfält kan du länge klicka på de gamla, bekanta menyerna. Tyvärr, bandet har det inslaget för nu.

Sätt in ett telefonnummer i din kalender

När du anger ett möte, skulle det vara trevligt om Outlook kunde se upp telefonnumret till personen du möter och sätt in numret i avtalningsrekordet. Många smartphones kan göra detta via en adressuppslagningsfunktion, men du kan inte få Outlook att följa med. Kanske någon annan gång.

Öppna ett meddelande från läsfönstret

Om du är som många personer, fungerar listan över e-postmeddelanden som du lagrar i Outlook som en historisk post över allt du gör.

Kanske rullar du fram och tillbaka genom dina meddelanden från tid till annan för att ta hand om vad du har skickat till vem och när. Om listan är relativt lång och du väljer ett meddelande som ska visas i läsfönstret och sedan bläddra igenom listan för att titta på ett annat meddelande kan du inte bara högerklicka på läsfönstret för att öppna meddelandet du är visning.

Det verkar inte som om det skulle vara fruktansvärt svårt för Microsoft att inkludera ett högerklick-kommando för att öppna meddelandet i läsfönstret, men det är inte där.

Utför dubbelsidig utskrift

Några gillar att skriva ut sitt schema och hålla det i ett bindemedel för att se ut som en av de gammaldags plannerböckerna. Det enda problemet med det är att Outlook inte vet hur man omorganiserar utskrivna sidor beroende på om sidan är på vänster sida eller bokens högra sida när man tittar på det.

Detta är ett mycket litet problem, men om det är viktigt för dig, ledsen - du måste leva med ensidig utskrift.

Sök och ersätt områdekoder

Det verkar som om personerna i telefonföretaget byter områdekoder oftare än de ändrar sina strumpor dessa dagar. Om du behöver ändra alla dina 312s till 708s kan Outlook inte göra det automatiskt. du måste byta dem en efter en. Microsoft erbjöd ett verktyg för att ändra ryska riktnummer, men för områdena i USA - nyet!

Bädda in bilder i anteckningar

Du kan kopiera och klistra in en bild, fil eller annat objekt i textrutan längst ner i någon Outlook-post när du öppnar nästan alla Outlook-formulär. Du kan t.ex. klistra in ett foto av en person i textrutan i personens kontaktinformation, men de små, gula klistermärkena låter dig inte göra det. De accepterar endast text.

Beräkna utgifter med tidskriftsinmatningar

Du kan hålla reda på hur mycket tid du spenderar att prata med någon person, men du kan inte beräkna total samtalstid eller total samtalskostnad för fakturering.

Skapa kontaktrekord för alla mottagare av ett e-postmeddelande

När du får ett e-postmeddelande riktat till en hel grupp människor kan du skapa en distributionslista från det här meddelandet genom att kopiera alla mottagare till en grupp. Du kan också skicka ett meddelande från en enskild person till en enskild kontaktpost genom att dra meddelandet till People-ikonen.

Men om du vill skapa kontaktuppgifter för en grupp människor måste du skapa en kontaktrekord för varje enskild person - ingen dra och släpp, ingen kopia och klistra in.

Säkerhetskopiera Outlook-data

Många människor lagrar sin mest kritiska affärsinformation i Outlook - information som är så värdefull att förlora det praktiskt taget kan stänga ett företag eller avsluta en karriär. Det är inget skämt.

Men efter mer än tio år på marknaden har Outlook aldrig fått ett anständigt verktyg för att skydda sina egna data från förlust.

Ja, alla vet att du bör regelbundet säkerhetskopiera alla data på din dator och du kan göra kopior av din kritiska Outlook-data (några av de små minnesnycklarna kan göra jobbet och du kan spara Outlook-data till en handdator om det behövs), men det är lite oroande att ingen sådan funktion någonsin har lagts till i Outlook själv.

Några av de online-säkerhetstjänster som Mozy gör ett bra jobb för att säkerhetskopiera dina Outlook-data.