Tidsplaceringar till Bill for Time i QuickBooks 2014 - dummies

För det mesta är rader som visas på en faktura objekt som du beskriver i objektlistan och kvantifierar sedan direkt i fakturan. I vissa serviceföretag kan du faktiskt sälja många enheter av samma sak. Om du vill spela in serviceaktiviteter när de uppstår väljer du Kunder → Ange tid → Tid / Ange enstaka aktivitet.

QuickBooks visar fönstret Time / Enter Single Activity.

Till tid eller spela in en enda aktivitet, registrera aktivitetsdatumet i rutan Datum. Använd rutan Namn för att identifiera den person som utför tjänsten. I kunden: Arbetsrutan identifierar du kunden eller det jobb för vilket tjänsten utförs.

Välj lämpligt serviceobjekt från listrutan Serviceobjekt och (om du spårar en anställd) rätt löneobjekt från rullgardinsmenyn. Om du spårar klasser, förutsägbart kan du också använda rullgardinsmenyn Klass för att klassificera aktiviteten.

Använd rutan Noteringar för att spela in en kort och lämplig beskrivning av tjänsten. Den här beskrivningen visas i fakturan, så var noga med vad du skriver.

När du har beskrivit eller tillhandahållit den här generella informationen om tjänsten har du två sätt att spela in den tid som spenderas på tjänsten:

• Spela in tid manuellt: Du kan manuellt ange den tid som spenderas på en aktivitet genom att använda rutan Varaktighet för att skriv in tiden. Om du till exempel spenderade 10 minuter, anger du 0: 10 i rutan Varaktighet. Om du spenderade 3 timmar och 40 minuter anger du 3: 40 i rutan Varaktighet.

• Har QuickBooks spela in tiden: Du kan också ha QuickBooks spela in den tid du spenderade på aktiviteten. Klicka bara på Start-knappen i rutan Varaktighet när du startar aktiviteten och klicka på Stopp-knappen när du stoppar aktiviteten. Om du vill pausa timern (medan du tar ett telefonsamtal till exempel), klicka på pausknappen.

När du beskriver aktiviteten som du utför i fönstret Time / Enter Single Activity klickar du på Spara och Ny eller Spara och Stäng för att spara aktivitetsinformationen.

Verifiera att kryssrutan Fakturabel (i det övre högra hörnet av fönstret Time / Enter Single Activity) väljs. Genom att välja rutan Fakturerbar berättar du QuickBooks att den ska behålla registreringen av en fakturerbar aktivitet för senare inklusion i en faktura.

Du kan använda knapparna Föregående och Nästa, som visas längst upp i fönstret Tid / Ange enstaka aktivitet, för att bläddra fram och tillbaka genom dina register över aktivitets timing.Observera också att en stavningsknapp också är tillgänglig. Klicka på stavningsknappen för att stava - kolla anteckningsbeskrivningen som du anger - vilket är en bra ide, eftersom den här informationen senare kommer att visas i en faktura.

För att lägga till fakturerbar tid och kostnad för en faktura, skapa fakturan på vanligt sätt. När du har identifierat kunden (och om du har angett tid för kunden), och om du har spårat tid eller kostnader för kunden, visar QuickBooks en meddelandebox som frågar om du vill fakturera någon av tiden eller kostnaderna.

Om du anger "ja" visar QuickBooks dialogrutan Välj Billable Time and Costs.

Fliken Tid i dialogrutan Välj billigare tid och kostnad visar varje av de gånger du har spelat in för en kund. För att lägga till dessa tider på fakturan klickar du på kolumnen Använd för tiden. (Använd kolumnen är den vänstra kolumnen och visar en markering.)

Eller, om du vill välja alla gånger, klicka på knappen Välj alla. Klicka sedan på OK. QuickBooks lägger till var och en av dessa fakturerbara tider på fakturan som separata linjer. Följande bild visar hur fakturerbar tidinformation visas i fönstret Skapa fakturor.