Tips för att förbereda en presentation av din finansiella modell - dummies

Du vet din ekonomiska modell bäst. Ingen är mer kvalificerad än att du ska prata om din modell, så du kan bli ombedd att kommunicera resultatet av den finansiella modellen som en formell presentation till styrelsen eller ledningen. Du måste bestämma hur du kommunicerar dina resultat på ett tydligt och koncist sätt. Förståligt, många detaljorienterade modeller tycker att det är svårt att distillera sina 20 MB finansiella modeller som har tagit veckor att bygga in i en tio minuters presentation!

Om du bara kopierar och klistrar in ett diagram direkt i Word eller PowerPoint, kommer länkarna till underliggande data i Excel att bibehållas. Det här är bra om du planerar att göra ändringar, men det kan göra filstorleken väldigt stor och kan också leda till att du oavsiktligt skickar konfidentiell information oavsiktligt inbäddad i ett annat dokument. För att undvika detta måste du klistra in diagrammet som en bild. Kopiera diagrammet och använd sedan Klistra in i destinationsdokumentet för att klistra in diagrammet som en bild eller JPG.

I denna typ av miljö där du behöver förmedla mycket information, kan du få hjälp med att sammanfatta tabellerna eller diagrammen på en PowerPoint-bildruta bakom dig medan du talar. Det kan också bidra till att fokusera på dig om du är lite nervös.

Din publik är förmodligen inte intresserad av att se hur modellen fungerar (och jag rekommenderar inte att visa de inre funktionerna om de inte specifikt har begärt det), men de kanske vill se levande och förändrade scenarier. Om modellen är byggd korrekt kan du göra en enda ändring i ingående antaganden, och publiken kommer att kunna se effekterna av dessa förändrade scenarier i realtid.

Se till att du testar alla möjliga ingångar i förväg. Har en #REF! fel under en analys av levande känslighet är en verklig förtroende och trovärdighetsdödare.

Oavsett om du presenterar i Excel eller använder PowerPoint-bilder, var noga med att följa dessa grundläggande regler för att göra ekonomiska presentationer:

• Visa bara ett nyckelmeddelande åt gången. Skär inte skärmen med för mycket detaljer eller försök att förmedla för mycket på en gång.
• Använd vitt utrymme istället för rader. Gridlines skapar rot och ju mindre som ett tråkigt Excel-kalkylblad ser din presentation ut, desto bättre. Du kanske älskar Excel, men många människor i publiken stänger av när de ser rutnätet, så att det ser mer ut som en presentation och mindre som Excel.
• Ge dem en mer detaljerad rapport för att titta igenom efter presentationen. Visa bara en högnivå sammanfattning på skärmen.
• Kontrollera att teckensnittet är tillräckligt stort och klart på projektorn. Testa det i förväg om du kan. Ibland ser färgerna ut, vilket gör att texten är svår att läsa när den projiceras.
• Om du visar själva modellen på skärmen, öka zoomningen i Excel så att publiken kan se siffrorna. Testa detta på förhand, och kom ihåg att du bara kan visa en liten del av skärmen på detta sätt.
• Hoppa inte runt i Excel. Din publik är inte så bekant med modellen som du är. De behöver lite tid för att smälta vad de ser.
• Använd diagram och grafik för att visa ditt meddelande istället för text och siffror.

Var beredd på frågor angående modellens produktion, ingång, antaganden eller funktion. Se till att du kan försvara de antaganden du har använt eller hur du har beräknat något. Modellutgången är bara lika bra som de antaganden som har gått in i den, så du måste se till att publiken accepterar de viktigaste antagandena för att de ska acceptera modellresultaten.