Tips för att arbeta med MYOBs regler och bankfeeds - dummies

En av de fantastiska sakerna om MYOB AccountRight är att du kan ställa in bankregler för att allokera transaktioner automatiskt. Här är några tips för hur du skapar regler som fungerar korrekt, varje gång.

• Håll regelvillkoren så enkla som möjligt. Till exempel kanske en ny betalning till din mekaniker kommer upp som "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Visst kan du skapa en regel som berättar för MYOB att allokera transaktioner med dessa exakta ord till motorfordonsutgifter, men istället ta en stund för att förenkla regelvillkoren. Skapa till exempel en regel som berättar för MYOB att allokera en transaktion med orden "BAY AUTOMOTIVE" till motorfordonsutgift. På det här sättet, om du betalar med kreditkort snarare än EFTPOS nästa gång eller mekaniker ändrar sin handelsfacilitet så att kontoutdragets text visar annorlunda, är regeln mer sannolikt att förbli korrekt.

• Håll regelnamnen informativa och lätta att identifiera. MYOB standardiserar att använda hela beskrivningen från texten i ditt kontoutdrag som regelnamn. Med hjälp av ovanstående exempel blir regelnamnet "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU". Acceptera inte denna standard, men ändå redigera istället regelnamn för att göra dina regler enklare att hitta i framtiden. Till exempel är ett bra regelnamn för denna transaktion förmodligen "Bilfordon för bilfordon", eftersom det här namnet innehåller både den relevanta bankdeklarationstexten och typen av utgift.

• När du skapar en regel, gå alltid till Avancerade alternativ och ange leverantören eller kundnamnet längst ned till höger. Även om du väljer ett kort är inte obligatoriskt, kom ihåg att om du inte väljer ett kort kommer du inte att kunna se upp alla transaktioner för den här kunden eller leverantören i framtiden. Denna frånvaro av detaljerad transaktionshistorik kan vara en verklig smärta, så ta extra ögonblick att lägga till den här informationen varje gång du skapar en ny regel.

  När du använder Internetbank för att göra elektroniska betalningar till leverantörer, tänk noga på hur beskrivningen ska visas på ditt kontoutdrag. Fråga dig själv, kommer du att kunna skapa en regel baserad på den här beskrivningen? Svaret på den här frågan beror både på din bank och på huruvida betalningsmottagarens namn alltid visas på ditt uttalande. Ett tips är att spara leverantörsuppgifter och betalningsbeskrivningar i din Internetbank så att exakt samma text visas varje gång. På så sätt kan du skapa en regel baserad på den specifika texten.

• Håll ögonen på dubbla regler. Gå igenom din lista med regler från tid till annan och dubbelklicka på hur du ställer in dina villkor.Om du kan se två regler som har samma villkor, antingen radera en av reglerna eller ändra regelvillkoren.

• Få MYOB att dela upp personliga procentandelar automatiskt. För kostnader som du regelbundet delar upp mellan företag och personliga (till exempel kanske du allokerar alltid 75 procent av bensin till företag och 25 procent till personliga), använd avancerade alternativ för att skapa en regel som delas upp automatiskt.

• När du är i fönstret Bankmatningar, vil du alltid vila musen på ikonen Regelvänd innan du klickar på Godkänn. På så sätt visar MYOB vilket konto transaktionen ska tilldelas till, och du kan kontrollera att regeln fungerar korrekt.

• Skapa inte en regel med villkoret att en transaktion som innehåller ordet "BP" får tilldelas bensin. Varför inte? För varje BPAY-transaktion, oavsett om det gäller el, telefon eller skatt, kommer det att bli allokerat till bensin, för att "BPAY" innehåller bokstäverna "BP".

• Om du har en stor volym transaktioner, överväg att ange regelnamnet i Memo-fältet när du skapar en regel. Om du till exempel skapar en regel med villkoret att varje transaktion som innehåller orden "Katoomba Au" tilldelas motorfordonsreparationer (eftersom Katoomba Au i det här fallet står för Katoomba Automotive "), är ett knep att gå till Avancerade alternativ och som memo för denna regel, skriv "Transaktion skapad med Katoomba Automotive Rule". På så sätt, om du granskar transaktioner i slutet av kvartalet eller slutet av året och du upptäcker att transaktioner har tilldelats felaktigt, vet du vilken regel som har orsakat saker att gå fel.

Används korrekt kan bankregler spara upp till 90 procent av datainmatningstiden och eliminera praktiskt taget behovet av tidskrävande bankavstämningar.