Video: Vad alla vill ha – men ingen vill ta i! 2015-02-11 del 1 2025
Även med QuickBooks runt frågar bokförare ofta hur länge de ska hålla gamla rapporter, kopior av fakturor och andra bitar av bokföringsinformation. Det finns inte ett svar på alla storlekar, men QuickBooks kan hjälpa dig med dokumenthantering. Det finns dock några saker att tänka på:
-
Tänk på om den andra parten i en transaktion någonsin vill vilja ha informationen. Om du till exempel chronically argumenterar med en leverantör om du har betalat några fakturor, är det vettigt att hänga på dessa leverantörsräkningar och eventuella poster på din betalning så länge som argumentet kan fortsätta. Det innebär att eventuella pappersarbete som dokumenterar leverantörsräkningar och betalningar inte nödvändigtvis behöver behållas om du inte har något problem.
-
Beakta skatteregleringsbehov. Enligt lag (en hel del människor inser inte detta) krävs ett företag för att upprätthålla bokföring för att rapportera vinster, förluster, intäkter och avdrag till Internal Revenue Service. Det betyder att något som du behöver beräkna vinsten eller underbygga elementen i dina beräkningar bör bibehållas. Det finns emellertid en stadga för begränsningar som vanligen löper tre år från det datum då du senast lämnade tillbaka. Det betyder att du i de flesta fall inte behöver behålla pappersarbete som är äldre än tre år förbi den avkastning som den hänför sig till. Ett försiktighetsåtgärd är i ordning eftersom ett par undantag existerar i denna treåriga stadga för begränsningar:
-
Om du har varit väldigt slarvig och genom din slöhet utelåg bruttoinkomst som överstiger 25 procent av vad din avkastning visar är stadgan för begränsningar lika med sex år.
-
Om ingen avkastning lämnas in eller om en bedräglig avkastning är inlämnad finns ingen bestämmelse om begränsningar.
-
-
Tänk på de gamla dokument som du kan behöva i framtiden för att beräkna en vara för din avkastning. Dessa måste behållas. Om du till exempel köpte en fabrik för 30 år sedan behåll de inköpsregistrerna tills du säljer fabriken.
-
Tänk på att det i vissa branscher finns andra regler för lagring eller reglering av dokument. Om du till exempel är en läkare, behåller du dina gamla patientrekord - och det kan innehålla patientens bokföringsinformation - längre än bara tre år. Dessa andra dokumenthanteringsregler varierar beroende på bransch. Ta reda på vad reglerna gäller för din bransch.
Du kanske vill tänka två gånger om att helt enkelt slänga ut finansiella poster.Du kanske vill krossa dem. Några storaffärsförsörjningsbutiker erbjuder shreddingstjänster till rimliga priser.
