Enhetlig kommunikation för Dummies Cheat Sheet - dummies

Samlad kommunikation kan länka alla dina meddelanden och kontakter till en enda närvaro. Du kan se, höra och kommunicera med kollegor och kunder via en vanlig kanal och flytta den till ett standardgränssnitt.

Top fördelar med enhetlig meddelande

Unified Messaging ger ett antal fördelar för användarna att hantera sina affärer med tillgängliga, interfaced elektroniska kommunikationssystem, som e-post, röst, messenger-tjänster.

En enda inkorg. Unified Messaging kan leverera alla typer av meddelanden och kommunikation till en enda inkorg. Den enkla inkorgen är lättare för administratörer att behålla och ger flexibilitet för användarna att hantera och interagera med all sin kommunikation.
Effektiv kommunikation. Användare kan kommunicera mer effektivt genom att ha tillgång till all kommunikation på en gång och vara fria att dela, vidarebefordra eller hantera dem på det sätt som är mest lämpligt eller effektivt för den givna kommunikationen.
Kostnadsbesparingar. Sammanslagning effektiviserar kommunikationsadministrationen och konsoliderar infrastrukturen på färre fysiska servrar och sparar pengar för företaget.
Tillgång från var som helst. Unified Messaging tillhandahåller alternativa metoder för åtkomst till kommunikation. Genom att slå samman e-post, röst och annan kommunikation kan användarna få röstmeddelanden i e-post, få e-post diktat över telefonen eller få tillgång till kommunikation via webben.

Funktioner för Key Unified Messaging

Begreppet enhetligt meddelande och funktioner som levereras varierar från leverantör till leverantör, men i allmänhet är det några av de möjligheter du kan förvänta dig:

Automatiserad Attendant. En automatiserad ledsagare är som en virtuell receptionist eller operatör. Den automatiska ledsagaren kan arbeta med antingen knapptangsmenyinmatning eller röstresponsigenkänning och kan göra det enklare och mer intuitivt för uppringare att nå avdelningen eller personen som de söker.
Ta emot telefonsvarare. I stället för att lagras på en separat telefonserver eller -system lagras röstmeddelanden i en gemensam inkorg tillsammans med e-post och annan kommunikation. Voicemails kan spelas direkt från ett e-postmeddelande eller kan bifogas e-postmeddelandet som en ljudfil.

Vid mottagning av röstbrevlådan i e-postbrevlådan expanderar du alternativen för att få tillgång till röstbrevlådan. Den kan hämtas från en telefon, från e-postklienten, via webbaserad e-poståtkomst eller till och med via e-poståtkomst på en mobiltelefon.
Ta emot fax. Om du mottar fax på en fristående faxmaskin som spetsar ut de faktiska papperskopiorna av meddelandet, hjälper det dig inte mycket.Om du förlitar dig på en faxserver kan faxen omdirigeras till en enhetlig meddelandesinkorg.

Gammeldags faxning kräver att du är fysiskt närvarande på faxmaskinens sida för att kunna ta emot den; Samlade meddelandefaxer kan nås var som helst, helst, på samma sätt som tidigare nämnts för åtkomst till röstbrevlådan.
Voicemail Notification. Traditionell röstbrevlåda beror vanligtvis på antingen ett blinkande ljus på telefonröret eller en stak ton när telefonen hämtas för att meddela att det finns ett väntande meddelande.

Med enhetlig meddelandepost får användaren röstmeddelandet i e-post, vilket gör det tillgängligt när som helst i världen, och softphone-klienten har vanligtvis någon form av röstmeddelande om att varna användaren om att det finns en ny röstbrevlåda.
Direkt åtkomst till röstbrevlåda. Vissa företags telefonsystem har redan denna funktion, men det är fortfarande en cool funktion. Med röst bundet till enhetligt meddelande kan du lämna röstmeddelanden för en medarbetare utan att ringa själva telefonen.

Om du vill lämna meddelanden till någon utan att störa den personen eller bara vill lämna en påminnelse utan att ha en riktig konversation kan möjligheten att ansluta direkt till röstbrevlåda vara till nytta.
Ruttvisning till telefon. Även om enhetlig kommunikation och enhetlig meddelanden kan ge dig möjlighet att spela dina meddelanden tillbaka på din dator, antingen via softphone-klienten eller genom att spela en inbäddad eller bifogad ljudfil från ett e-postmeddelande, kanske du inte alltid vill göra detta.

Om du är i en kafé eller sitter i en flygplats kanske du vill att dina meddelanden ska vara privata. Unified Messaging kan du initiera uppspelning av röstmeddelanden på din dator, men omdirigera dem till ditt skrivbord eller mobiltelefon.

Visningsverktyg för enhetligt meddelande

Med enhetlig kommunikation och konvergens av röstbrevlåda med e-post och med skrivbordet på datorn har du nya sätt att interagera med röstmeddelanden. Du brukar brukade sända någon form av ljus på din skrivbordstelefon eller en stakad rington när du lyfter luren för att varna dig när ett nytt röstmeddelande väntar. Beroende på den enhetliga kommunikationsplattformen kan dessa notifikationer utvidgas till skrivbordet av antingen

Unified Communications-klienten. Klientapplikationen för enhetlig kommunikationstelefon eller snabbmeddelanden har vanligtvis någon form av underrättelse för att varna dig när ett nytt röstmeddelande är tillgängligt.
Windows systray. Den enhetliga kommunikationsprogramvaran kan kopplas in i skrivbordet i Windows och tillhandahålla någon typ av indikeringsmeddelande för vänteläge i Microsoft Windows-operativsystemets syra.

Unified Voicemail och E-Mail

Voicemail är en viktig enhetlig kommunikationsfunktion för ett telefonsystem. Möjligheten att lämna en röstbrevlåda är säkert bättre än att ringa telefonen på obestämd tid utan att nå användaren. Men röstbrevlåda har sina nackdelar.

Vanligtvis mottar användarna bara sin röstmeddelande när de använder telefonen som röstmeddelandet var kvar på. De flesta telefonsvarningssystem ger också en viss metod för att hämta meddelanden på distans genom att ringa in till röstbrevlådan, men de funktionerna används sällan om inte någon kommer att vara borta från kontoret under en längre tid.
Med enhetliga meddelanden levereras telefonsvarare till samma inkorg som e-post och annan kommunikation och kan hämtas med en e-postklient. Användare har ofta e-post levererat på sina mobiltelefoner och många organisationer har webbaserad åtkomst till företagets e-postsystem, så möjligheten att ta emot röstmeddelanden i e-post innebär att du har tillgång till din röstbrevlåda nästan när som helst och var som helst.
Vissa enhetliga kommunikationssystem bifogar röstmeddelanden som MP3, WAV eller annat ljudformat till ett e-postmeddelande. Andra enhetliga kommunikationsplattformar, till exempel Microsoft Unified Communications, lägger in röstmeddelandet i själva e-postmeddelandet. Faktum är att när du använder Microsoft Exchange med Unified Messaging och Microsoft Outlook har röstmeddelanden en inbyggd ljudspelare så att de kan spelas direkt från e-posten utan att behöva några ytterligare ljudverktyg.
Med Microsoft Outlook och Microsoft Exchange-röstbrevlåda kan du också klicka på Spela på telefon för att få röstbrevlåssystemet ringa dig på din telefon om du vill lyssna på röstmeddelanden med mer integritet än du kanske har genom att blar dem över datorns högtalare. Om du är i en kafé eller ett annat offentligt område kan det här vara en praktisk funktion.

Unified Message Sharing

Eftersom enhetlig meddelandehantering ger dig möjlighet att ta emot dina telefonsvarare och fax som är inbäddade eller bifogade e-postmeddelanden i en enda enhetlig inkorg, kan du också arbeta med de olika meddelandetyperna på något sätt som du kan arbeta med ett e-postmeddelande. Med enhetlig meddelandehantering och en enda inkorg har du större kontroll och flexibilitet för att dela kommunikation med andra. Några exempel på denna flexibilitet är:

Röstbrevlåda kan vidarebefordras till andra personer eller grupper som kan vara mer lämpade att ta itu med ett problem.
Röstbrevlåda kan eskaleras till ledningen för att lösa problem.
Faxade inköpsorder kan vidarebefordras till lämpliga avdelningar för hantering.
Voicemail och faxmeddelanden kan säkerhetskopieras och arkiveras för framtida referens.

Unified Remote Call Control

Med fjärrsamtalskontroll (RCC) kan du integrera din enhetliga kommunikationsplattform med ditt befintliga telefonsystem för Private Branch Exchange (PBX). RCC gör att du kan utnyttja några av funktionerna i enhetlig kommunikation utan att du behöver migrera till ett VoIP-baserat telefonsystem. I huvudsak kopplar ett RCC-integrerat system den befintliga PBX-infrastrukturen till den enhetliga kommunikationsmiljön:

När användare ringer eller tar emot ett samtal med sin skrivbordstelefon uppdateras närvaron i samlad kommunikation för att återspegla att de är i samtal.
Softphone-applikationen för enhetlig kommunikation kan användas för att ringa och ta emot samtal och på annat sätt interagera med skrivbordstelefonen.

RCC: s funktionalitet är beroende av PBX-systemets möjligheter att levereras men kan innehålla