Använd histogram för att spåra frekvens i Excel Dashboards - dummies

Ett histogram är ett diagram som plottar frekvensfördelningen i Excel-instrumentpaneler och rapporter. En frekvensfördelning visar hur ofta en händelse eller kategori av data inträffar. Med ett histogram kan du visuellt se den allmänna fördelningen av ett visst attribut.

Du kan skapa ett formelstyrt histogram, vilket möjliggör en nivå av automatisering och interaktivitet, vilket är till nytta när du uppdaterar instrumentpaneler varje månad.

1 Innan du skapar ditt histogram behöver du ett bord som innehåller din rådata, och du måste skapa en bin-tabell.

Rådata ska helst bestå av poster som representerar unika räkningar för de data du vill gruppera. Exempelvis innehåller den rådatatabellen i denna figur unika försäljningsrepresentanter och antalet enheter som varje har sålt.

Bin-tabellen dikterar grupperingsparametrarna som används för att bryta dina rådata i frekvensgrupperna. Bin-tabellen berättar för Excel att kluster alla försäljningsrepresentanter som säljer färre än 5 enheter i den första frekvensgruppen, eventuella försäljningsrepresentanter som säljer 5 till 14 enheter i den andra frekvensgruppen osv.

Du kan fritt ställa in dina egna gruppparametrar när du bygger din bin-tabell. Det är dock generellt en bra idé att hålla parametrarna lika fördelade som möjligt. Du vill vanligtvis avsluta dina bin-tabeller med det största antalet i datasetet. Detta gör att du kan ha rena grupperingar som slutar i ett ändligt antal - inte i en större än beteckningen.

2 Skapa en ny kolumn i bin-tabellen för att hålla Frekvensformlerna. Nämn de nya kolumnfrekvensformlerna, som visas i denna figur.

Excels frekvensfunktion räknar hur ofta värden uppstår inom de intervaller du anger i en bin-tabell.

3Välj cellerna i den nyskapade kolumnen och skriv sedan Frekvensformeln som du ser i föregående figur och tryck Ctrl + Shift + Enter på tangentbordet.

Frekvensfunktionen har en äckling som ofta förvirrar första gången användare. Frekvensfunktionen är en matrisformel - en formel som returnerar många värden samtidigt. För att denna formel ska fungera korrekt måste du trycka Ctrl + Shift + Enter på tangentbordet efter att du har skrivit formeln. Om du bara trycker på Enter-tangenten får du inte de resultat du behöver.

Vid denna tidpunkt borde du ha ett bord som visar antalet försäljningsrepresentanter som faller i var och en av dina lager. Du kan kartlägga den här tabellen, men datatiketterna kommer att bli utslagna. För bästa möjliga resultat borde du bygga en enkel tabellmatare tabell som skapar lämpliga etiketter för varje bin.Du gör detta i nästa steg.

4 Skapa ett nytt bord som matar tabellerna lite renare, vilket framgår av nästa bild. Använd en enkel formel som sammanfogar rutor i lämpliga etiketter. Använd en annan formel för att få in resultaten av dina frekvensberäkningar.

I den här siffran är formlerna i den första posten av diagrammataren tabellen synliga. Dessa formler är i huvudsak kopierade ner för att skapa ett bord som är lämpligt för kartläggning.

5Använd din nyskapade tabellmatare tabell för att plotta data i ett kolumnschema.

Denna figur illustrerar det resulterande diagrammet. Du kan mycket väl använda det första kolumnschemat som ditt histogram.

Om du gillar att dina histogram ska ha mellanslag mellan datapunkterna är du klar. Om du gillar det kontinuerliga blockerade utseendet får du inga luckor mellan datapunkterna, följ de följande stegen.

6Högerklicka på någon av kolumnerna i diagrammet och välj Format Data Series.

Dialogrutan Formatdataserie visas.

7Adjustera egenskapen Gap Width till 0%, som visas i denna figur.

Mellanrummen mellan kolumnerna kommer att elimineras.