Med hjälp av Outlook 2003 för att spåra kundhistorik - dummies

Vissa säljare är inte alltid organiserade och spenderar ibland mycket tid på att leta efter ett förslag eller försöker komma ihåg datum och ämne för det senaste telefonsamtalet. BCM), kan du koppla alla dina åtgärder till en viss kund och få tillgång till all information från Kontakt-posten. (BCM version 2. 0 är ett gratis tillägg till Outlook 2003 i Office Professional och Small Business-utgåvorna.) >

Sidan Kontakter Aktiviteter kan visa dig alla åtgärder som är relaterade till en kontakt. Du kan länka alla dokument, uppdrag, möte eller mötes telefon till dina kunder och läsa dem med ett klick Så här gör du:

1. Öppna din kundkontakt genom att välja Åtgärder, Länk, Arkiv.

Dialogrutan Välj en fil öppnas.

2. Välj din fil, till exempel Marias förslag 321. > 3. Klicka på OK.

Förslagsfilen är länkad till Marias kontaktpost.

Förutom att länka externa filer och dokument till dig r-kontakter kan du också länka Outlook-möten, uppgifter, telefonsamtal, journaler och e-postmeddelanden (både skickade och mottagna) och sedan läsa dem i en enda lista.

1. Med din kundkontakt öppen, välj Åtgärder, Länk, Fil.

Länken Objekt till kontakt visas.

2. Välj en mapp, till exempel Uppgifter.

3. Välj ett uppdrag från listan Aktivitetsobjekt.

4. Klicka på Apply.

Föremålet är kopplat till din kundkontakt.

Automatisering av länkar till dina kontakter

Det är tråkigt att länka varje objekt till din kontakt manuellt och kan eventuellt lägga till hundratals veckovisa åtgärder till ditt arbete vilket gör att du förlorar mer än ditt tålamod. Du kan glömma att länka objekt eller förlora spår av e-post, uppgifter och möten relaterade till dina kunder. Lyckligtvis kan Outlook länka objekten som är relaterade till din kontakt på följande sätt:

1. Välj Verktyg, Alternativ.

Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på Journalsalternativ.

Dialogrutan Tidningsalternativ visas.

3. Markera de objekt som ska länkas i listrutan Automatiskt spela in dessa poster, inklusive e-postmeddelanden, Uppgifter och andra åtgärder.

4. Välj de kontakter som ska länkas i listrutan För dessa kontakter.

5. I området Dubbelklickning av ett journalintervall väljer du alternativet som heter Öppnar det föremål som hänvisas till vid tidskriftens inmatning.

Tidningen har en bredare ansökan än att bara koppla Outlook-objekt till en kontakt. Tidsskriftet kan också mäta tiden du spenderar på att arbeta på ett dokument eller presentera dina dokument i ett tidslinjediagram som visar var och en på det datum det användes.

6. Klicka på OK.

Alla Outlook-poster som är relaterade till dina kontakter är nu länkade.

Läser din klienthistorik

Att söka efter kundfiler i datorns mappar kan vara tröttsam. Du kan lagra ett Word-dokument på ett ställe, ett Excel-kalkylblad i ett annat och datumet för ditt senaste möte i kalendern. Du kan dock ha all denna information organiserade för dig genom att bara öppna en sida, vilket innebär att ingen förlorad tid söker efter informationen.

Följ dessa steg för att läsa din kundhistorik:

1. När kontakten är öppen klickar du på fliken Aktiviteter.

Aktivitetssidan visas. När listrutan Visa alla objekt visas alla dina aktiviteter relaterade till den öppna kontakten.

2. Klicka på något objekt i listan för att öppna det länkade dokumentet eller Outlook-objektet.

Informationen visas utan att du behöver leta efter den.