Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Du kanske har lagt märke till Condense-kommandot för QuickBooks datafil. Vad gör den? Bra fråga. QuickBooks-filkondensprocessen gör två saker:

• Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen. (Denna kopia heter en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen utgör en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt. Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagets fil såg ut vid en viss tidpunkt.
• Filkondensprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder monsterjournaler.

Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, låt oss sammanfatta exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Så här gör QuickBooks under processen:

• Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler: När du kondenserar QuickBooks-filfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av filen.
• Avlägsnar stängda transaktioner: Som en del av kondensprocessen ger QuickBooks dig möjlighet att ta bort gamla, stängda transaktioner från den aktuella arbetsversionen av QuickBooks företagsfil. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil. Du har fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen, och det är den här nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen som rengörs eller kondenseras genom att gamla gamla transaktioner avslutas.

Avslutade transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. En gammal kundfaktura - efter det att den betalats - är en sluten transaktion. En gammal check som skrivs till någon leverantör - efter att den har rensat banken - är en stängd transaktion.

• Sammanfattar slutna transaktioner: Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks datafil skapar kondensering vanligen sammanfattande månatliga journalposter för de gamla slutna transaktionerna och placerar dessa sammanfattande transaktioner i den nuvarande arbetsversionen av QuickBooks datafil. Dessa sammanfattande månatliga journalposter tillåter dig att fortsätta att förbereda månadsrapporter. Även om arkivering avlägsnar alla gamla, stängda transaktioner från, exempelvis januari 2011, kan du fortfarande producera bokslut för januari 2011 2017.För att producera månadsrapporter för januari 2011 använder QuickBooks sammanfattande månatliga journalposter.
• Rensar revisionsspåret: QuickBooks upprätthåller ett revisionsspår som visar vem som har angett vilka transaktioner. En nästan dold effekt av rengöringen av QuickBooks datafiler gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och anger att företagsfilen bör kondenseras, rensar QuickBooks revisionsspåret före "borttagna stängda transaktioner före eller före". Med andra ord, för den tid då QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar det också bort revisionsspåren för dessa transaktioner.

Kondensfilprocessen innebär vanligen att skapa en kopia av QuickBooks-datafilen som du lägger bort någonstans och sedan skapa en nedskalad version av arbetsfilen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil tillåter dig också att skapa nästan tomma företagsfiler. De flesta behöver aldrig använda det här alternativet.

Det finns kanske bara en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller klient) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företag datafiler som redan har många av listorna.