Hem Sociala medier Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Video: Kemifilm om fast, flytande och gas 2025

Video: Kemifilm om fast, flytande och gas 2025
Anonim

Du kanske har lagt märke till Condense-kommandot för QuickBooks datafil. Vad gör den? Bra fråga. QuickBooks-filkondensprocessen gör två saker:

  • Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen. (Denna kopia heter en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen utgör en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt. Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagets fil såg ut vid en viss tidpunkt.
  • Filkondensprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder monsterjournaler.

Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, låt oss sammanfatta exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Så här gör QuickBooks under processen:

  • Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler: När du kondenserar QuickBooks-filfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av filen.
  • Avlägsnar stängda transaktioner: Som en del av kondensprocessen ger QuickBooks dig möjlighet att ta bort gamla, stängda transaktioner från den aktuella arbetsversionen av QuickBooks företagsfil. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil. Du har fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen, och det är den här nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen som rengörs eller kondenseras genom att gamla gamla transaktioner avslutas.

Avslutade transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. En gammal kundfaktura - efter det att den betalats - är en sluten transaktion. En gammal check som skrivs till någon leverantör - efter att den har rensat banken - är en stängd transaktion.

  • Sammanfattar slutna transaktioner: Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks datafil skapar kondensering vanligen sammanfattande månatliga journalposter för de gamla slutna transaktionerna och placerar dessa sammanfattande transaktioner i den nuvarande arbetsversionen av QuickBooks datafil. Dessa sammanfattande månatliga journalposter tillåter dig att fortsätta att förbereda månadsrapporter. Även om arkivering avlägsnar alla gamla, stängda transaktioner från, exempelvis januari 2011, kan du fortfarande producera bokslut för januari 2011 2017.För att producera månadsrapporter för januari 2011 använder QuickBooks sammanfattande månatliga journalposter.
  • Rensar revisionsspåret: QuickBooks upprätthåller ett revisionsspår som visar vem som har angett vilka transaktioner. En nästan dold effekt av rengöringen av QuickBooks datafiler gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och anger att företagsfilen bör kondenseras, rensar QuickBooks revisionsspåret före "borttagna stängda transaktioner före eller före". Med andra ord, för den tid då QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar det också bort revisionsspåren för dessa transaktioner.

Kondensfilprocessen innebär vanligen att skapa en kopia av QuickBooks-datafilen som du lägger bort någonstans och sedan skapa en nedskalad version av arbetsfilen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil tillåter dig också att skapa nästan tomma företagsfiler. De flesta behöver aldrig använda det här alternativet.

Det finns kanske bara en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller klient) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företag datafiler som redan har många av listorna.

Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Redaktörens val

Office 365 Grupper - Dummies

Office 365 Grupper - Dummies

Du kan använda Office 365 Grupper, eller helt enkelt grupper, för att snabbt bandet tillsammans med medarbetare till samarbeta utan administrationsansvar som följer med en SharePoint-webbplats. Grupper är inte en del av SharePoint Online. Det är faktiskt en funktion i Exchange Online, men den använder SharePoint Online-funktioner, till exempel OneDrive for Business för att lagra gruppfiler ...

Office 365 Mobil Dokument i molnet - Dummies

Office 365 Mobil Dokument i molnet - Dummies

Varje Office 365-abonnent med en kvalificerad plan kan installera Office mobilappar på upp till fem tabletter och fem smartphones. Kvalificeringsplanerna är: Office for Business Premium, Office 365 Business, Office 365 Pro Plus, Office 365 E3 och Office 365 E5. Kärnan Office-appar finns i Windows, iOS och Android ...

Office Graph och Delve - dummies

Office Graph och Delve - dummies

Office Graph i Office 365 ger en möjlighet för människor att dra nytta av relationer och aktiviteter och göra dem till meningsfulla insikter. De signaler du skickar från e-postkonversationer och möten i Outlook, snabbmeddelanden i Skype for Business, sociala interaktioner på Yammer och dokument i SharePoint Online och OneDrive samlas alla och ...

Redaktörens val

Elektronik Komponenter: Sätt in induktorer till arbete - dummies

Elektronik Komponenter: Sätt in induktorer till arbete - dummies

Om du har undrat vad induktorer används egentligen i elektroniska kretsar i verkligheten, här är några av de vanligaste användningarna för induktorer: Utjämning av spänning i en strömförsörjning: Det sista steget i en typisk strömförsörjningskrets som omvandlar 120 VAC hushållsström till en användbar direkt Nuvarande är ofta en ...

Elektronik Komponenter: Introduktion av mikrokontroller - dummies

Elektronik Komponenter: Introduktion av mikrokontroller - dummies

En mikrokontroller är en komplett dator på en enda elektronisk chip. De kan köpas för $ 50 eller mindre. Liksom alla datorsystem består mikrodatorer av flera grundläggande delsystem: Central Processor (CPU): En CPU utför de instruktioner som tillhandahålls av ett program. CPU kan göra alla nödvändiga åtgärder för ...

Elektronik Komponenter: Motstånd Power Ratings - dummies

Elektronik Komponenter: Motstånd Power Ratings - dummies

Motstånd är som bromsar för ström som strömmar genom en elektronisk krets. Liksom bromsarna i din bil arbetar motstånd genom att använda den elektriska ekvivalenten av friktion till strömningsströmmen. Denna friktion hämmar strömmen av ström genom att absorbera en del av strömens energi och sprida den i form av värme. När du använder en ...

Redaktörens val

Hur man konfigurerar SSH för din webbplats - dummies

Hur man konfigurerar SSH för din webbplats - dummies

Secure shell (SSH) är ett nätverksprotokoll för att tillåta säker datakommunikation. I själva verket är det som en webbhotell bakdörr i ditt system - en som borde förbli låst om du inte behöver använda den. Naturligtvis är exakt hur du konfigurerar SSH olika på alla typer av webbhotell, men som ...

Hur man skapar en ny webbhotell - dummies

Hur man skapar en ny webbhotell - dummies

Du måste skapa din databas inom din webbhotellskontrollpanel och skapa en speciell databasanvändare som har behörighet att komma åt den. När du installerar en webbapplikation eller ett skript som kräver en databas från kontrollpanelen, kommer installationsprogrammet sannolikt att kunna skapa en egen databas och användare. ...

Hur man skapar nya konton på webbhotell med FTP-dummies

Hur man skapar nya konton på webbhotell med FTP-dummies

Du kanske vill att skapa ytterligare konton på en webbhanterad ftp av olika orsaker. Detta möjliggör viss mångsidighet och kontroll för att förbättra din företagsfunktionalitet. Några skäl till att lägga till ett konto är följande: Du vill ge någon annan FTP-åtkomst till din webbplats. Du vill ge någon FTP-åtkomst ...