Hem Sociala medier Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Video: Kemifilm om fast, flytande och gas 2025

Video: Kemifilm om fast, flytande och gas 2025
Anonim

Du kanske har lagt märke till Condense-kommandot för QuickBooks datafil. Vad gör den? Bra fråga. QuickBooks-filkondensprocessen gör två saker:

  • Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen. (Denna kopia heter en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen utgör en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt. Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagets fil såg ut vid en viss tidpunkt.
  • Filkondensprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder monsterjournaler.

Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, låt oss sammanfatta exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Så här gör QuickBooks under processen:

  • Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler: När du kondenserar QuickBooks-filfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av filen.
  • Avlägsnar stängda transaktioner: Som en del av kondensprocessen ger QuickBooks dig möjlighet att ta bort gamla, stängda transaktioner från den aktuella arbetsversionen av QuickBooks företagsfil. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil. Du har fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen, och det är den här nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen som rengörs eller kondenseras genom att gamla gamla transaktioner avslutas.

Avslutade transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. En gammal kundfaktura - efter det att den betalats - är en sluten transaktion. En gammal check som skrivs till någon leverantör - efter att den har rensat banken - är en stängd transaktion.

  • Sammanfattar slutna transaktioner: Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks datafil skapar kondensering vanligen sammanfattande månatliga journalposter för de gamla slutna transaktionerna och placerar dessa sammanfattande transaktioner i den nuvarande arbetsversionen av QuickBooks datafil. Dessa sammanfattande månatliga journalposter tillåter dig att fortsätta att förbereda månadsrapporter. Även om arkivering avlägsnar alla gamla, stängda transaktioner från, exempelvis januari 2011, kan du fortfarande producera bokslut för januari 2011 2017.För att producera månadsrapporter för januari 2011 använder QuickBooks sammanfattande månatliga journalposter.
  • Rensar revisionsspåret: QuickBooks upprätthåller ett revisionsspår som visar vem som har angett vilka transaktioner. En nästan dold effekt av rengöringen av QuickBooks datafiler gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och anger att företagsfilen bör kondenseras, rensar QuickBooks revisionsspåret före "borttagna stängda transaktioner före eller före". Med andra ord, för den tid då QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar det också bort revisionsspåren för dessa transaktioner.

Kondensfilprocessen innebär vanligen att skapa en kopia av QuickBooks-datafilen som du lägger bort någonstans och sedan skapa en nedskalad version av arbetsfilen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil tillåter dig också att skapa nästan tomma företagsfiler. De flesta behöver aldrig använda det här alternativet.

Det finns kanske bara en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller klient) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företag datafiler som redan har många av listorna.

Vad gör kondensering av QuickBooks-företagsfilerna? - dummies

Redaktörens val

Vad är en Java-karta? - dummies

Vad är en Java-karta? - dummies

Arrays och specialiserade listor gör det möjligt att utföra en fantastisk uppsättning uppgifter med Java. Det finns dock situationer där en Java-applikation behöver något som är mer relaterat till en databas, utan att egentligen ha allt databasbagage (som att behöva köpa en separat applikation). Till exempel kanske du vill kunna ...

Några få saker om Java Math - dummies

Några få saker om Java Math - dummies

Tro det eller inte, datorer - även de mest kraftfulla - Ha vissa begränsningar när det gäller att utföra matematiska beräkningar. Dessa begränsningar är vanligtvis obetydliga, men ibland slår de sig och biter på dig. Här är de saker du behöver se upp för när du gör matte i Java. Helhetsflöde Det grundläggande problemet ...

Vad är recursion i Java Programmering? - dummies

Vad är recursion i Java Programmering? - dummies

Rekursion är en grundläggande programmeringsteknik som du kan använda i Java, där en metod kallar sig för att lösa ett problem. En metod som använder denna teknik är rekursiv. Många programmeringsproblem kan lösas endast genom rekursion, och vissa problem som kan lösas med andra tekniker löses bättre genom rekursion. En av ...

Redaktörens val

4 Måste-inkludera i din blogg sidobardesign - dummies

4 Måste-inkludera i din blogg sidobardesign - dummies

Din bloggens sidofält är viktig fastighet som bör innehålla de element du vill ha mest. När du utformar din blogg sidofält kan du dra från en nästan oändlig lista över sidospårelement. Genom att välja noggrant vad som ska inkluderas (och vad som inte ska inkluderas) kan du ställa in din blogg från andra.

5 Användbara Wordpress Plugins - dummies

5 Användbara Wordpress Plugins - dummies

Om du bloggar på en självhävd plattform med WordPress-programvara, är det dags att anpassa din blogg med plug-ins - programvara som kan "anslutas" till din befintliga WordPress bloggprogramvara. Plug-ins gör det möjligt för dig att göra allt från funktionsbildspel i dina blogginlägg för att ansluta sociala medier till din webbplats. Här är fem användbara ...

7 Sätt att erövra Writer's Block som en Blogger - dummies

7 Sätt att erövra Writer's Block som en Blogger - dummies

Varje bloggare möter författarens block i ett tid eller annan. Om du är den typ av bloggare som sköter innehåll varje dag, kan författarens block vara stäverande. Kan du inte ta en paus för att få ditt skrivande mojo tillbaka? Prova en (eller flera) av dessa sju sätt att slå författarens block för att få dig tillbaka ...

Redaktörens val

10 Stora elektronikkomponentkällor - dummies

10 Stora elektronikkomponentkällor - dummies

Letar du efter några bra källor till dina elektroniska delar? Denna lista ger dig några fleråriga favoriter, både inom och utanför Nordamerika. Denna lista är inte uttömmande. Du hittar bokstavligen tusentals specialutbud för ny och begagnad elektronik. Plus, Amazon och eBay ger virtuella marknadsplatser för alla sorters säljare - ...

Elektronik Basics: Resistance - dummies

Elektronik Basics: Resistance - dummies

I elektronikvärlden är motståndet inte meningslöst. Faktum är att motstånd kan vara mycket användbart. Utan motstånd skulle elektronik inte vara möjligt. Elektronik handlar om att manipulera strömmen av ström, och ett av de mest grundläggande sätten att manipulera strömmen är att minska det genom resistans. Utan motstånd strömmar strömmen oreglerad och där ...

Digital elektronik: Så här installerar du BASIC Stamp Editor och Anslut till Stämpeldummorna

Digital elektronik: Så här installerar du BASIC Stamp Editor och Anslut till Stämpeldummorna

För att berätta för BASIC Stamp vad du vill göra i ditt digitala elektronikprojekt måste du programmera det. BASIC Stamp Windows Editor är den programvara som du använder på din dator för att skapa program som kan laddas ner till en BASIC Stamp-mikrokontroller. Denna programvara är tillgänglig gratis från Parallax webbplats. ...