Video: Kemifilm om fast, flytande och gas 2024
QuickBooks-filkondensprocessen gör två saker: Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen (kallad en arkivfil av filen); filkondensprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder stora monster journalposter.
Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, är det här en snabb sammanfattning av exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Här är vad QuickBooks normalt gör under processen:
-
Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler: När du kondenserar QuickBooks-filfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av den filen.
-
Ta bort gamla slutna transaktioner: Som en del av kondensprocessen ger QuickBooks dig möjlighet att ta bort gamla, slutna transaktioner från den nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks företagsfil. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil.
Du har fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen och det är den här nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks-företagsfilen som rengörs eller kondenseras genom att gammalt stängt, stängt transaktioner.
Avslutade transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. Till exempel är en gammal kundfaktura - efter att den betalats - en sluten transaktion. En gammal check som skrivs till någon leverantör - efter att den har rensat banken - är en stängd transaktion.
-
Sammanfattar gamla, slutna transaktioner: Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks-datafilen skapar kondensering vanligen sammanfattande månatliga journalposter för de gamla slutna transaktionerna och placerar dessa sammanfattande transaktioner i den nuvarande, fungerande version av QuickBooks datafil.
Dessa sammanfattande månatliga journalposter tillåter dig att fortsätta att förbereda månadsrapporter. Till exempel, även om arkivering avlägsnar alla gamla slutna transaktioner från, till exempel, januari 2011, kan du fortfarande skapa finansiella rapporter för januari 2011 2014. För att producera månadsrapporter för januari 2011 använder QuickBooks sammanfattande månatliga journalposter.
-
Raderar revisionsspåret: QuickBooks upprätthåller ett revisionsspår som visar vem som har angett vilka transaktioner. En nästan dold effekt av rengöringen av QuickBooks datafiler gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och anger att företagsfilen bör kondenseras, rensar QuickBooks revisionsspåret före "borttagna stängda transaktioner före eller före".
Med andra ord, för den tid då QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar det också bort revisionsspåren för dessa transaktioner.
Kondensfilen innebär att du skapar en kopia av QuickBooks datafil som du sparar och lägger bort någonstans och sedan skapar en nedskalad version av arbetsfilen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil tillåter dig också att skapa nästan tomma företagsfiler.
De flesta behöver aldrig använda det här alternativet. Endast en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller klient) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företagsdatafiler som har många av listorna har redan upprättats.
