Arbetar med Outlook Notes - dummies

Outlook Notes finns där när du behöver det - redo att spela in vad märkliga slumpmässiga tankar passerar genom ditt huvud medan du gör ditt jobb. En anteckning är den enda typen av objekt som du kan skapa i Outlook som inte använder en vanlig dialogruta med menyer och verktygsfält. Du kan använda Notes lättare än andra Outlook-objekt, men du kan hitta förklaringarna för att använda Notes lite förvirrande. Den här artikeln kan bara beskriva objekten som du ska klicka och dra. Inget namn visas på ikonen Obs, och det finns inget namn för den del av noten som du drar när du vill ändra storlek på noten (även om du kan se hur en anteckning ser ut i Figur 1).

Figur 1: Din anteckning börjar som en nästan tom låda.

Skriva en anteckning

Hur har du någonsin levt utan de små gyllene pappersstämplarna? De är överallt! Det är bara naturligt att någon skulle anpassa en uppfinning som denna för datorer.

Här är den grundläggande scoopen om hur man tar virtuella anteckningar medan du gör ditt jobb:

1. Välj Gå -> Anteckningar (eller tryck Ctrl + 5).

Noteringslistan visas.

Du behöver inte faktiskt gå till Notes-modulen för att skapa en ny anteckning; Du kan gå direkt till steg 2. Du kanske vill gå till Notes-modulen först först så att du kan se din anteckning visas i listan med anteckningar när du är klar. Annars verkar din anteckning försvinna i tunn luft (även om det inte gör det). Outlook skickar automatiskt din anteckning i Notes-modulen om du inte gör en särskild ansträngning för att skicka den någon annanstans.

2. Välj Arkiv -> Ny -> Obs (eller tryck Ctrl + N).

Den tomma Obs rutan visas.

3. Skriv vad du vill säga i din anteckning och klicka på ikonen Obs i det övre vänstra hörnet av noten.

4. Klicka på Stäng (eller tryck på Alt + F4).

Du kan skapa en anteckning ännu snabbare genom att trycka på Ctrl + Shift + N i vilken Outlook-modul som helst. Du ser inte din notering med alla andra anteckningar tills du växlar till Notes-modulen, men du kan få den tänkta in på sin egen anteckning.

Hitta en anteckning

Till skillnad från anteckningar om papperspåse, håller Outlook Notes var du placerar dem så att du alltid kan hitta dem - eller åtminstone kan din dator hitta dem. Faktum är att du kan hitta något objekt som du skapar i Outlook bara genom att använda Find-verktyget.

Så här hittar du en felplacerad anteckning:

1. Välj Gå -> Anteckningar (eller tryck Ctrl + 5).

Din lista med anteckningar visas.

2. Välj Verktyg -> Sök -> Sök (eller klicka på Sök-knappen i verktygsfältet).

Fönstret Sök efter visas. Fliken Sök efter innehåller en blinkande stapel, infogningspunkten, som visar dig var den sak du skriver nästa kommer att gå.

3. I fältet Sök efter skriver du ordet eller frasen du letar efter.

Oroa dig inte om kapitalisering. Outlook oroar inte för kapitalisering det söker bara efter den sträng av bokstäver du anger.

4. Tryck enter.

En lista med anteckningar som innehåller texten du skriver i steg 3 visas på skärmen Outlook.

5. Om noten du letar efter dyker upp, dubbelklickar du på ikonen Obs för att läsa vad noten säger.

Läsa en anteckning

När du skriver en anteckning, tvekar du att läsa den någon gång. Du kan läsa anteckningar ännu enklare än du kan skriva dem. För att läsa en anteckning, följ dessa steg:

1. Välj Gå -> Anteckningar (eller tryck Ctrl + 5).

Din lista med anteckningar visas.

2. Dubbelklicka på titeln på noten som du vill öppna.

Anteckningen visas på skärmen.

3. Du kan stänga anteckningen när du är klar genom att trycka på Esc.

Roligt hur sedlar ser likadant ut när du läser dem som de gör när du skriver dem.

Radera en anteckning

Vad händer om du tänker på vad du skrev i en anteckning? Lyckligtvis behöver noter inte hålla fast för alltid. Du kan skriva en anteckning i morse och kasta den ut i eftermiddag.

Så här tar du bort en anteckning:

1. Välj Gå -> Anteckningar (eller tryck Ctrl + 5).

Din lista med anteckningar visas.

2. Klicka på titeln på noten som du vill radera.

3. Välj Redigera -> Ta bort (eller tryck helt enkelt på Ta bort).

Du kan också klicka på Ta bort-knappen i verktygsfältet i Outlook.