10 Office 2016 Tangentkommandon - Dummies

Ett vanligt tema för Office 2016 är att alla program ser ut och fungerar lika. När du har läst hur du använder Word hittar du det inte mycket svårare att lära sig Excel eller PowerPoint eftersom flikflikarna alla fungerar på liknande sätt.

Ännu bättre, samma tangentkommandon fungerar lika i alla Office 2016-program. Genom att memorera snabbkommandon kan du arbeta snabbare och mer effektivt med Office 2016, oavsett vilket program du kanske använder då.

Skydda dig själv med Ångra (Ctrl + Z) och återupprepa (Ctrl + Y)

Många människor är rädda för att göra ett misstag, så att de slutar försöka aldrig något nytt som kan spara dem tid och göra deras liv enklare. Lyckligtvis kan du med Office 2016 experimentera med olika kommandon, eftersom om du gör något, till exempel radera eller ändra text eller lägga till en bild eller sida, kan du omedelbart vända om vad du just gjorde genom att använda Ångra-kommandot (Ctrl + Z) genast.

Med Ångra kommandot skyddar dig kan du prova olika kommandon för att se vad de gör. Om saker inte fungerar som du trodde, tryck Ctrl + Z och ångra dina senaste ändringar.

Om du slutar ångra en ändring och sedan plötsligt inser att du inte vill ångra den förändringen trots allt, kan du göra om ett kommando som du tidigare vände om. Om du vill göra om ett kommando som du hade ångrat, välj kommandot Redo (Ctrl + Y).

Klipp (Ctrl + X), Kopiera (Ctrl + C) och Klistra in (Ctrl + V)

Redigering av en fil betyder ofta att du flyttar eller kopierar data från en plats till en annan. Förståligt är tre av de vanligaste kommandonerna Klipp, Kopiera och Klistra in.

För att använda kommandot Klipp eller Kopiera, välj bara ett objekt (text eller bild) och välj Klipp eller Kopiera-ikonen på fliken Hem (eller tryck Ctrl + X för att klippa eller Ctrl + C för att kopiera).

Både Klipp och Kopiera kommandon används oftast med Paste-kommandot. Men kommandot Cut, utan Paste-kommandot, är i huvudsak ekvivalent med att radera markerad text eller objekt.

Varje gång du väljer Klipp eller Kopiera, lagrar Office 2016 automatiskt den valda data (text eller bilder) på Office Urklipp, som kan rymma upp till 24 objekt. När du har klippt eller kopierat objekt till Office Urklipp kan du alltid hämta dem.

Om du stänger av datorn eller avslutar Office 2016, förloras eventuella föremål på Office Urklipp.

Spara en fil (Ctrl + S)

Lita aldrig på att datorn, operativsystemet eller Office 2016 kommer att fungera när du behöver det. Därför bör du spara din fil regelbundet medan du arbetar: Om du inte gör det, och strömmen plötsligt går ut, kommer du att förlora alla ändringar du gjort i din fil sedan senaste gången du sparade den.Om sista gången du sparade en fil var 20 minuter sedan förlorar du alla ändringar du gjort under de senaste 20 minuterna.

Det är en bra idé att spara filen regelbundet, till exempel när du har gjort många ändringar i en fil. För att spara en fil, tryck Ctrl + S eller klicka på ikonen Spara på verktygsfältet Snabbåtkomst.

Första gången du sparar en fil, frågar Office 2016 dig om ett beskrivande namn. När du har sparat en fil minst en gång kan du välja kommandot Spara och Office 2016 sparar din fil utan att störa dig med en dialogruta.

Skriva ut en fil (Ctrl + P)

Trots alla löften om ett papperslöst kontor, skriver fler och använder papper än någonsin tidigare. Som en följd av detta är kommandot Skriv ut en av de vanligaste kommandon som du ska använda.

För att välja kommandot Skriv ut, tryck Ctrl + P. Detta skriver omedelbart en kopia av hela dokumentet. Om du vill välja vilka sidor som ska skrivas ut eller hur många kopior som ska skrivas ut klickar du på fliken Fil och väljer Skriv ut istället.

Kontrollera din stavning (F7)

Innan du tillåter någon att se din fil, kör först en stavningskontroll först. Tryck bara på F7, och Office 2016 kontrollerar noggrant stavningen av din text. När stavningskontrollen hittar ett misstänkt ord visar det en dialogruta som låter dig välja rätt stavning, ignorera det aktuella markerade ordet eller lagra det markerade ordet i Office 2016-ordlistan så att det inte kommer att flagga det ordet som felstavade igen.

Stavningskontrollerna är praktiska och användbara, men de kan lätt luras. Du kan stava ett ord korrekt (som their) men använd det ordet felaktigt, till exempel Du knådar två rör sig över deras. Stavningskontroll identifierar inte alltid grammatiska fel, så du behöver fortfarande korrekturläsa din fil manuellt för att se till att du inte har några felstavade eller felaktiga ord i din fil.

Om du inte vill att Office 2016 ska stava - kontrollera hela filen, markera bara texten du vill stava och kolla sedan på F7.

Öppna en fil (Ctrl + O)

Generellt spenderar du mer tid på att arbeta med befintliga filer än att skapa nya. I stället för att tvinga dig att klicka på fliken Fil varje gång och hitta kommandot Öppna, tryck bara Ctrl + O istället. Detta visar omedelbart ett öppet fönster så att du kan välja en fil som ska öppnas.

Skapa en ny fil (Ctrl + N)

Normalt, om du vill skapa en ny fil i Office 2016 måste du klicka på fliken Fil och klicka på Ny. Då måste du bestämma om du vill skapa ett tomt dokument eller använda en mall.

Här är ett snabbt sätt att skapa ett tomt dokument: Tryck bara på Ctrl + N. Office 2016 skapar omedelbart en tom fil utan att göra dig vada genom alla fönster.

Om du trycker på Ctrl + N i Outlook 2016 skapas ett annat objekt, till exempel att skapa ett nytt e-postmeddelande eller en uppgift, beroende på vad du gör med Outlook vid den tiden.

Hitta text (Ctrl + F)

Med kommandot Sök kan du söka efter ett ord eller en fras begravd någonstans inom din fil. För att använda kommandot Sök, tryck bara på Ctrl + F. Detta öppnar en dialogruta som låter dig skriva in texten du vill hitta.

Hitta och ersätta text (Ctrl + H)

Ibland behöver du hitta och ersätta text med något annat, till exempel att ersätta din kusins ​​namn med ditt eget namn (särskilt användbart för att ändra en vilja i ett rikt arv). För att hitta och ersätta text, tryck Ctrl + H. När en dialogruta visas skriver du in texten du vill hitta och texten du vill ersätta den.

När du byter text har du valet att använda kommandot Ersätt eller Ersätt alla. Kommandot Ersätt kan du granska varje ord innan du ersätter det för att se till att det är vad du verkligen vill göra. Kommandot Ersätt alla ersätter text utan att ge dig chansen att se om det är korrekt. När du använder kommandot Ersätt alla, var du medveten om att Office 2016 kan ersätta ord felaktigt. Till exempel kan utöver att ersätta Bob med Frank, Office 2016 också ersätta alla förekomster av Bobcat med Frankcat, som förmodligen är något du inte vill göra.

Stänga ett fönster (Ctrl + W) eller program (Alt + F4)

För att stänga ett fönster kan du antingen klicka på det här fönstret Stäng fält eller klicka på fliken Fil och klicka sedan på Stäng. För ett snabbare alternativ, tryck bara Ctrl + W för att stänga det aktuella fönstret med en gång.

Om du inte har sparat innehållet i det aktuella fönstret, visar Office 2016 en dialogruta som frågar om du vill spara dina data innan den stänger fönstret.

Om du vill stänga av det pågående programmet helt och hållet, tryck bara på Alt + F4. Om du har några öppna, osparade filer, frågar Office 2016 först om du vill spara dem innan du stänger filerna och stänger av programmet.