Tillämpa Top / Bottom Rules i Excel Dashboards och rapporter - dummies

Med villkorlig formatering kan du förbättra dina rapporter och instrumentpaneler i Excel. Formateringsscenarierna i kategorin Top / Bottom Rules, som visas i denna figur, låter dig markera de celler vars värden uppfyller ett visst tröskelvärde.

Liksom reglerna för Highlight Cells fungerar dessa scenarier som uttalanden - vilket innebär att cellen är formaterad, om villkoret inte är uppfyllt, förblir cellen orörd.

Här är en sammanfattning av varje scenario under kategorin Top / Bottom Rules:

• Top 10 Items: Även om namnet inte föreslår det, kan du med det här scenariot ange vilken Antal celler att markera baserat på individuella cellvärden (inte bara tio). Du kan till exempel markera de fem främsta cellerna vars värden är bland de fem största siffrorna för alla celler som valts.

• Top 10%: Detta scenario liknar scenariot Top 10 Items: Endast de valda cellerna utvärderas i procent. Låt inte namnet lura dig igen; Valet av procent behöver inte vara tio. Du kan till exempel markera de celler vars värden utgör de högsta 20% av de totala värdena för alla valda celler.

• Bottom 10 Items: I det här scenariot kan du ange antalet celler som ska markeras utifrån de lägsta enskilda cellvärdena. Låt inte namnet lura dig igen: Du kan ange vilket antal celler som ska markeras - inte bara tio. Du kan till exempel markera de 15 nedre cellerna vars värden ligger inom de 15 minsta antal bland alla celler som valts.

• Bottom 10%: Detta scenario liknar scenariet i Bottom 10 Items. I detta scenario utvärderas emellertid bara de valda cellerna i procent. Du kan till exempel markera de celler vars värden utgör den lägsta 15% av de totala värdena för alla valda celler.

• Över genomsnitt: I det här scenariot kan du formatera varje cell vars värde överstiger genomsnittet av alla celler som valts.

• Under genomsnittet: Gör det möjligt att formatera varje cell vars värde är under genomsnittet av alla celler som valts.

För att undvika överlappande olika villkorliga formateringsscenarier, kanske du vill rensa eventuell villkorlig formatering som du tidigare tillämpat innan du tillämpade ett nytt scenario.

Om du vill rensa den villkorliga formateringen för ett visst cellområde, markerar du cellerna och väljer Villkorlig formatering på fliken Startsida i bandet. Här hittar du Clear Rules-valet.Klicka på Ta bort regler och välj om du vill rensa villkorad formatering för hela arket eller endast den valda arbetsboken.

I följande exempel formaterar du villkorligt alla celler vars värden ligger inom de högsta 40% av de totala värdena för alla celler.

1. Börja med att välja det cellintervall som du behöver använda den villkorliga formateringen.

2. Välj topp 10% -scenariot som hittades under kategorin Top / Bottom Rules; hänvisa till föregående bild.

   Här öppnas dialogrutan Top 10% som visas i bilden. Tanken här är att definiera tröskeln som det kommer att utlösa den villkorliga formateringen.

   

3. I det här exemplet anger du 40. Använd även den nedrullningsbara rutan för att ange det format du vill använda i den här dialogrutan.

4. Klicka på OK. Omedelbart tillämpar Excel formateringsscenariot på de valda cellerna. Se figuren.