Bygga Excel-pivottabeller för försäljningsprognoser - dummies

Antag att du har en baslinje för försäljningsdata och är redo att skapa ett Excel-pivottabell och gruppera datumfältet för att prognostisera din försäljning. Vad nu?

Antag att ditt bord ser ut som följande bild.

Tabellen visar försäljning efter datum och försäljningsrepresentant.

Problemet är att du inte behöver förutse försäljningen av försäljare. Och du behöver inte förutse försäljningen per dag. I det här fallet är hela idén att prognostisera försäljningen per månad. Företag kunde inte bryr sig mindre vem som gjorde försäljningen eller på vilken dag. De vill inte veta hur mycket George Smith sålde den 24 februari. De vill att du ska berätta för dem hur mycket ditt säljteam kommer att sälja i januari 2017. För det behöver du inte daglig försäljningsdata och du behöver inte säljare data.

Du behöver veta månatliga totalsummor. Med den informationen kan du skapa en prognos som är rationell och trovärdig. Du får de månatliga summorna, men först måste du bygga pivottabellen.

1. Klicka på en av cellerna i din tabell.

   När Excel skapar pivottabellen behöver den veta var du ska hitta tabellen som innehåller de rada data. Om du börjar med att välja en cell i den tabellen, placerar Excel sina gränser för dig.

2. Gå till flikens Infoga-flik och klicka på pivottabellikonen i tabellen Grupp.

   Dialogrutan som visas här visas.

   

   Här berättar du för Excel hur du hittar grundläggande data. I det här fallet finns dina uppgifter redan på arbetsbladet, i form av en Excel-tabell.
3. Välj alternativet Existerande kalkylblad om du vill att pivottabellen ska visas på samma kalkylblad som tabellen.

   Speciellt under den inledande utvecklingen är det användbart att hålla raden och pivottabellen i samma arbetsblad.

4. Klicka i rutan Platsreferens och klicka sedan på en kalkylarkcell till höger om eller under tabellen. Klicka på OK. Ditt arbetsblad kommer att likna det som visas här.

   

   Slutför definiera pivottabellen med pivottabellfältet.

   När Excel skapar pivottabellen bygger det det till höger och nedåt från den cell du väljer. Om du startar pivottabellen till vänster över eller över din lista frågar Excel dig om du verkligen vill skriva över dessa celler.

5. Klicka och dra fältet Försäljningsdatum från fältet i området Rader.

   Beroende på vilken version av Excel du kör kan Excel lägga till ett månadsfält tillsammans med försäljningsdatum till raden. Om så är fallet ser du försäljningsmånaden på kalkylbladet som det nya pivottabellens radfält.

6. Klicka och dra fältet Försäljningsintäkter från fältet i området Σ Values.

Du har nu ett pivottabell som visar en baslinje av försäljningsintäkter per försäljningsdatum. Det borde se ut som pivottabellen som visas här.

Du kan visa enskilda dagar genom att klicka på expandera rutan bredvid varje månads namn.

Excel kan automatiskt sätta Månad i pivottabellens rader. Om du inte vill ha det där klickar du bara på Månad i fönstret Rader i pivottabellfältet och drar månad tillbaka till fältet.

Under tiden är det vanligtvis en bra idé att formatera fältet Värden korrekt. Här använder det valuta-formatet. Så här är stegen:

1. Med fönstret PivotTable-fält synliga klickar du på rullgardinsmenyn bredvid Summan av försäljningsintäkter i området Σ Values.
2. Välj Valfältinställningar från genvägsmenyn.
3. Klicka på knappen Nummerformat.
4. Välj valutaformat.
5. Justera antalet decimaler.
6. Klicka på OK för att återgå till dialogrutan för värdefältinställningar och klicka på OK igen för att återgå till kalkylbladet.

Om du använder Excel 2016, som tillhandahåller automatisk tidsgruppering, ska pivottabellen nu visas som visas här. I annat fall kommer raderna att återspegla de perioder som används i pivottabellens datakälla. Om du fortfarande ser enskilda datum, till exempel istället för månader, hänvisar du till nästa avsnitt för information om hur du ordnar enskilda datum under längre perioder.

Fältet Försäljningsintäkter formateras nu som Valuta.